Lignes directrices administratives du CDCI

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7. Documentation

Il est impératif que les activités des groupes du CDCI soient documentées et diffusées, de manière que les parties connaissent toutes les activités entreprises afin de rendre les documents accessibles au public.  Le Conseil affichera les documents sur le site Web et les rendra disponibles à la salle d’examen public.

Afin de satisfaire à cette exigence, les documents suivants doivent être préparés au besoin:

7.1 Ordre du jour

L’ordre du jour doit être dressé pour chaque réunion, distribué suivant la liste pertinente et affiché sur le site Web du Conseil au moins cinq jours ouvrables avant la tenue de la réunion;

7.2 Procès-verbal

L’ébauche de procès-verbal doit être préparée, distribuée et affichée sur le site Web au plus tard dans les cinq jours ouvrables de la réunion.  Les détails des discussions peuvent être inclus dans le procès-verbal; toutefois ils doivent être reflétés dans le FIL.  Le procès-verbal doit inclure des références aux FIL.  Un registre des mesures à prendre doit également être inclus dans le procès-verbal.  Lorsque le procès-verbal est au point, il doit être affiché en remplacement de l’ébauche.

Les participants à la réunion ne rédigent pas de comptes rendus exhaustifs des réunions (par ex., enregistrements sur ruban) sans l’accord préalable de tous les participants.

7.3 Message / Note / Lettre

Pour ce qui est de l’échange de l’information entre GT, ce sont les présidents des GT qui préparent habituellement les communications et se les transmettent entre eux.

7.4 Communications avec des organismes externes

Toute lettre envoyée par un GT à des organismes externes ou des organismes publics (par ex.,  NANC, CRTC, FCC) doit passer par le Comité directeur.

7.5 Liste de distribution

Les listes de distribution pour le CD et les GT doivent être tenues à jour et la participation des personnes être enregistrées.  Le président du GT est responsable de la tenue de la liste du GT et le Comité directeur se charge de revoir les listes deux fois par année.

Les membres de chaque GT doivent s’assurer que leurs coordonnées sur les listes de distribution sont à jour.  Lorsque les coordonnées d’un membre ne le sont plus, le président, au moyen de la liste principale des parties intéressées du CDCI, informe la partie que le nom de son représentant a été retiré de la liste de distribution du GT.

7.6 Fiche d’information sur la tâche (FIT) – Se reporter à l’annexe 2

Le FIT est rempli par son parrain.  Le parrain du FIT doit envoyer toutes les mises à jour du FIT dans les cinq jours ouvrables de la réunion à laquelle le FIT a été débattu.  Les détails des discussions doivent également y être inclus et être donnés dans le procès-verbal de la réunion.  La dernière entrée dans un ordre du jour du FIT doit porter la mention « ÉBAUCHE » tant que le GT ne l’a pas approuvé de façon définitive.

Le président du GT auquel la tâche a été confiée est responsable de veiller à ce que le FIT soit tenu convenablement par le parrain de la tâche ainsi qu’à ce qu’il soit affiché sur le site Web du CRTC et distribué.

7.7 Contribution – Se reporter à l’annexe 3

Les contributions sont rédigées par une partie du GT et distribuées à tous les autres membres du GT.  Le président du GT veillera à l’envoyer à l’administrateur du site Web du CRTC.  La contribution sera discutée lors de la réunion du GT devant avoir lieu dans les cinq jours ouvrables ou plus de la date de distribution.  Le président du GT est responsable de la tenue du registre des contributions du GT.  (Voir l’annexe 3)

7.8 Fiche d’information sur le litige (FIL) – Se reporter à l’annexe 4

Une FIL est rempli par la partie qui engage le litige et distribuée aux personnes dont le nom figure sur la liste de distribution du GT cinq jours ouvrables avant la tenue de la réunion du GT.  Le FIL doit inclure la position de la partie qui engage le litige.

7.9 Position relative au litige – Se reporter à l’annexe 5

Les parties doivent rédiger leur position relative au litige et la distribuer aux personnes dont le nom figure sur la liste de distribution du GT dans les sept jours ouvrables qui suivent la tenue de la réunion du GT à laquelle le litige est débattu.

7.10 Rapport FIT – Se reporter à l’annexe 6

Le parrain du FIT doit tenir à jour le FIT et rédiger un rapport lorsque la tâche est terminée.  Lorsque le travail à l’égard d’un FIT prend fin, le parrain du FIT rédige un rapport et le distribue aux personnes dont le nom figure sur la liste de distribution cinq jours avant la tenue de la prochaine réunion.

7.11 Rapport d’avancement du GT – Se reporter à l’annexe 7

Le président du GT est chargé de publier un rapport d’avancement au CD le troisième vendredi de chaque mois, à moins qu’il n’indique qu’aucune activité n’a eu lieu.

7.12 Registre d’avancement des litiges – Se reporter à l’annexe 8

Le personnel du Conseil rédigera un registre d’avancement des litiges et le remettra au CD.

7.13 Présentation des dossiers – Se reporter à l’annexe 9

Tous les documents présentés ou rédigés au sein d’un GT doivent être envoyés par les présidents à l’administrateur du site Web du CRTC pour fin de placement.  De plus, des imprimés de tous les documents approuvés doivent être envoyés au Conseil, notamment les procès-verbaux approuvés, les contributions, la version finale des FIT, les fiches associées aux litiges et aux rapports ainsi que les documents connexes.  Des instructions pour l’envoi des dossiers au CRTC sont fournies à l’annexe 9.

La page du site Web du CDCI comprend des sections pour le CD, pour chaque GT ainsi que pour des types de documents particuliers.

Le personnel administratif du CRTC est chargé d’afficher les documents sur la page Web du Conseil. Lorsque les présidents des GT envoient des documents électroniques aux responsables du site Web, ils doivent leur indiquer à quel endroit insérer les documents sur la page de CDCI et fournir d’autres renseignements, tel qu’indiqué ci-dessous.

Il faut noter que les documents confidentiels ne doivent pas être envoyés à cette adresse du Conseil.  D’autres arrangements doivent être prévus à cette fin.

7.14 Convention touchant le nom des dossiers – Se reporter à l’annexe 10

Le président compétent attribue un nom de dossier à chaque document et ce, conformément à la convention prévue à l’annexe 10.

7.15 Contrôle des documents

[Cette section sera complétée plus tard]

Tableau des documents à distribuer :

Date de modification :

2011-04-01