Lignes directrices administratives du CDCI

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4. Organisation

Le CDCI se composera d’un Comité directeur (CD), de Groupes de travail (GT) et de comités spéciaux, comme le prévoit l’annexe 1, et dont le mandat et la structure seront définis par le CRTC lorsqu’il y a lieu.

4.1 Mandats et responsabilités du Comité directeur et des Groupes de travail

En termes généraux, voici les mandats:

1. Le CD est le comité de surveillance. Il sera chargé:
   1. d’établir le mandat des GT. Le CD peut déléguer n’importe quelle de ses fonctions à un groupe de travail donné si celui-ci s’occupe d’un dossier connexe;
   2. de nommer les présidents des GT du CDCI;
   3. d’accepter les tâches et l’attribution des tâches aux GT, y compris la formation et la dissolution des GT et des comités spéciaux pour s’occuper de tâches particulières;
   4. de tenir un registre de toutes les tâches et recommander, pour fins de décision par le CRTC, l’exécution de la tâche dans le cadre du processus du CDCI ou d’un autre processus public;
   5. de faire la gestion globale du travail sur les tâches et s’assurer qu’elles sont accomplies efficacement (incluant la priorisation des tâches);
   6. de déterminer s’il y a consensus, litige ou préoccupations exprimé par les parties, au sujet de tâches entreprises;
   7. d’examiner les rapports des GT et les transmettre, au besoin, au CRTC;
   8. d’approuver les communications avec le Conseil et les organismes externes;
   9. d’établir des calendriers de réunions.
2. Chaque Groupe de travail est chargé de:
   1. prioriser les tâches en fonction des directives du CD;
   2. d’élaborer des rapports de tâches pour fins de transmission au CD;
   3. d’assurer la conformité avec les principes et les procédures du CDCI ainsi que de surveiller la conduite de ses activités conformément à la définition de sa mission;
   4. d’examiner et d’approuver tous les dossiers de réunions ainsi que de s’assurer qu’ils reflètent fidèlement les activités, ententes, résolutions et mesures découlant de réunions, d’appels conférence ou d’autres activités;
   5. d’approuver les rapports au CD sur toutes les activités
   6. d’approuver des notes et des lettres à d’autres GT et de proposer au CD des liaisons externes; et
   7. de traiter les tâches dans le but de rallier un consensus.

4.2 Président du Comité et des Groupes de travail

Le CRTC nomme le président du Comité directeur et il en fixe le mandat.

Un GT peut recommander une personne à la présidence.  La durée du mandat d’un président est habituellement d’un an.  La nomination et la renomination des présidents de GT seront déterminées par consensus des membres du CD.  En l’absence de consensus, le président du CD fera la sélection.

1. Les responsabilités du président du CD ou de son délégué incluent:
   1. faciliter le respect des principes et des procédures du CDCI;
   2. s’assurer que les GT adoptent des procédures compatibles avec celles du CDCI;
   3. présider les réunions du CD;
   4. établir l’ordre du jour des réunions du CD (habituellement par appels conférence) avec les participants du CD;
   5. convoquer des réunions d’urgence et des réunions spéciales du CD.
2. Les responsabilités du président du GT incluent :
   1. établir et tenir une liste de distribution des GT;
   2. distribuer l’ordre du jour des réunions à la liste de distribution des GT;
   3. présider les réunions des GT;
   4. cerner rapidement les litiges;
   5. tenir les procès-verbaux des réunions;
   6. attribuer des noms et des numéros de dossiers aux divers documents;
   7. transmettre les documents au CRTC suivant l’annexe 9;
   8. soumettre des rapports mensuels incluant un état d’avancement des tâches, des nouvelles tâches, etc. comme l’exige le CD; et
   9. assister aux réunions du CD.

4.3 Membres du Comité

Toutes les parties intéressées peuvent devenir membres du CD et des GT.

4.4 Responsabilités des membres des Comités et des Groupes de travail

1. Les membres ont pour responsabilités (y compris celles du président) :
   1. de se familiariser avec le processus et les procédures utilisés par le CDCI et bien les comprendre;
   2. de s’assurer que leurs coordonnées sont à jour sur les listes de distribution;
   3. d’être conscient de l’importance des questions à examiner et qu’il faut aider à cerner les secteurs problématiques pour trouver des solutions et être prêt à le faire;
   4. d’obtenir la permission du président ou des personnes désignées avant de prendre la parole;
   5. d’être respectueux, courtois et professionnel;
   6. de participer activement et de bonne foi.

Date de modification :

2011-04-01