Loi sur l’accès à l’information - Rapport annuel du CRTC 2023-2024

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) est heureux de présenter son rapport annuel au Parlement, conformément au paragraphe 94(1) de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service (la Loi). Le rapport décrit les activités qui soutiennent la conformité à l’égard de la Loi pour l’exercice financier commençant le 1er avril 2023 et se terminant le 31 mars 2024.

L’objectif de la Loi sur l’accès à l’information

L’article 2a) de la Loi donne aux Canadiens un droit d’accès aux documents du gouvernement fédéral qui relèvent d’une institution fédérale. La Loi précise en outre, à son article 3, qu’elle est destinée à compléter et non à remplacer les procédures existantes d’accès à l’information gouvernementale, et qu’elle ne vise pas à limiter de quelque manière que ce soit l’accès au type d’information gouvernementale normalement accessible au grand public.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal quasi-judiciaire indépendant qui réglemente le système des communications du Canada dans l'intérêt public.

Le CRTC fonctionne en vertu d’un certain nombre de pouvoirs statutaires et de lois du Parlement. Il s’agit entre autres des textes suivants : de la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, de la Loi sur Bell Canada, de la Loi sur la radiodiffusion, de la Loi sur les télécommunications, de la Loi canadienne anti-pourriel, de la Loi canadienne sur l’accessibilité, de la Loi sur les nouvelles en ligne et de la Loi électorale du Canada, dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le rôle du CRTC consiste à consulter les Canadiens sur les questions de communication qui leur importent, à prendre des décisions et à établir des règles, à répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes, ainsi qu’à tenir les Canadiens au courant des progrès et des résultats de son travail. Le CRTC encourage et fait respecter ses politiques et décisions réglementaires. Il encourage et facilite la Co-règlementation et l’autoréglementation par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel, le CRTC collabore avec divers intervenants nationales et internationales en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé au sein de la section de la Gestion de l’information de la Direction de la gestion de l’information et des technologies de l’information. Lorsqu’il est entièrement doté en personnel, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée.

Les activités du Bureau de l’AIPRP comprennent entre autres :

• la publication de toutes les divulgations proactives;
• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loi au sein du Conseil du CRTC;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité du Conseil à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel du CRTC sur la Loi.

Le Bureau de l’AIPRP du CRTC utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le Bureau de l’AIPRP du CRTC travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du ministère, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au Bureau de l’AIPRP à temps.

En 2023-2024, le CRTC n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 25 juillet 2023. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Performance 2023-2024

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes reçues

En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté 50 demandes de 2022-2023 et a reçu 58 nouvelles demandes au cours de l’exercice 2023-2024 pour un total de 108 demandes. Sur les 50 demandes reportées, 20 l'ont été dans les délais prévus par la loi, tandis que 30 l'ont été au-delà des délais prévus par la loi.

En 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté 46 demandes de 2021-2022 et a reçu 101 nouvelles demandes au cours de l’exercice 2022-2023 pour un total de 147 demandes.

Ces chiffres représentent une diminution de 43 % des nouvelles demandes et une diminution de 27 % du total des demandes.

1.2 Source des demandes reçues

Les trois catégories de demandeurs les plus importantes en termes de nombre de demandes reçues sont celle de catégories public (29), médias et le refus de s'identifier (8 chacun), et le secteur universitaire (7). Le nombre de demandes émanant du public a diminué de 28 % par rapport à l'exercice précédent.

1.3 Demandes informelles

Le nombre de demandes informelles a connu une diminution de 50 % par rapport à l’exercice précédent, avec un total de 98 demandes informelles traitées en 2023-2024, comparativement à 194 demandes en 2022-2023. Les demandes informelles sont présentées en fonction des résumés publiés des demandes terminées qui sont disponibles sur le site Web du Gouvernement ouvert du Canada

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite aux demandes

Pendant la période visée, aucune demande n’a été faite au Commissariat de l’information du Canada (CIC) afin de donner suite à une demande estimée comme vexatoire, faite par mauvaise foi, ou faite en abusant du droit de faire une demande de communication.

Section 3 : Demandes fermées pendant la période visée

3.1 Disposition et délai de traitement et de fermeture

Sur les 57 demandes traitées au cours de la période considérée, 30 ont été clôturées dans un délai de 30 jours (53 %), contre 40 (41 %) l'année précédente.

En ce qui concerne la disposition, sur les 57 demandes fermées, 4 communications du CRTC ont été entièrement communiquées (7 % du total des demandes fermées) et 24 ont été communiquées en partie (42 % du total des demandes fermées). Aucun document n’existait en réponse à 22 demandes, et six demandes (11 % du total des demandes fermées) ont été abandonnées. Aucun document ne contenait des informations qui ont été exemptées ou exclues.

3.2 Exceptions

Les articles 13 à 24 de la Loi énoncent les exemptions spécifiques et limitées qui peuvent être appliquées pour ne pas divulguer les informations relatives à un public particulier ou d’intérêts privés. L’article 26 de la Loi est une exemption administrative relative à la publication d’informations.

Le CRTC s’efforce de communiquer le plus de renseignements possibles et de respecter à la fois l’esprit de la Loi et la disposition relative aux prélèvements de l’article 25. La majorité des exceptions invoquées par le CRTC relevaient de trois articles de la Loi : le paragraphe 19 (1) (exception obligatoire), qui protège les renseignements personnels, a été utilisé dans 16 dossiers différents, les alinéas 21(1)a) et 21(1)b) (exceptions discrétionnaires), qui se rapportent aux activités du gouvernement, ont été utilisés dans 12 dossiers différents, et paragraphe 23 (renseignements protégés des avocats et notaires) dans 13 dossiers différents, respectivement.

3.3 Exclusions

Aucune exclusion n’a été invoquée dans les dossiers fermés pour l’exercice 2023-2024.

3.4 Format des documents communiqués

Sur les 57 dossiers terminés en 2023-2024, 28 ont été communiqués en format électronique. Pour 28 demandes, aucun document n’a été fourni, car les demandes ont été soit abandonnées, soit elles n’ont donné aucun résultat ou soit tous les documents ont été exemptés ou exclus. Une demande a été transférée à une autre institution gouvernementale.

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a traité 8 009 pages, comparativement à 4 881 pages pour la période visée précédente, soit une augmentation de 64 %.

En 2023-2024, le CRTC a communiqué 35 % des pages traitées, comparativement à 2022-2023, où 68 % des pages traitées ont été communiquées dans les dossiers fermés.

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Sur les 57 demandes traitées et fermées pendant la période visée, des documents ont été communiqués au demandeur dans 28 dossiers. En tout, 20 des réponses contenaient moins de 100 pages.

Le nombre moyen de pages pour les 28 demandes fermées avec divulgation était de 102. En 2022-2023, le nombre moyen de pages pour les demandes fermées avec divulgation était de 64, ceci révèle une augmentation de 37 % des pages par dossier avec divulgation.

3.5.3 Autres complexités

Aux fins du rapport, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a utilisé la désignation « Autres » pour suivre le nombre de demandes qui avaient : Soit reçu une demande d’avis juridique ; une estimation des frais ; ou un avis envoyé à un tiers en vertu du paragraphe 28(1) de la Loi.

L’analyse du tableau ci-dessus permet de constater une diminution des consultations nécessaires ainsi que des avis juridiques demandés, tandis que les avis aux tiers ont diminué par rapport à l’exercice précédent. En 2022-2023, 34 dossiers présentaient d’autres complexités contre 15 pour l’exercice en cours.

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi

Au cours de la période visée, sur les 57 demandes fermées, 38 ont été fermées dans les délais prévus par la Loi.

3.7 Présomption de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Au cours de la période considérée, 4 demandes ont été clôturées au-delà des délais législatifs en raison d'une charge de travail importante, 1 demande a été clôturée au-delà des délais législatifs en raison d'une consultation interne et 14 demandes ont été clôturées au-delà des délais législatifs pour d'autres raisons qui n'incluent pas une charge de travail importante ou des consultations.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi

Pour les 19 dossiers achevés après le délai fixé par la Loi, 17 dossiers ont fait l’objet d’une prolongation. Parmi ces 17 dossiers, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a demandé une prolongation de 1 à 30 jour supplémentaire pour 7 dossiers, de 31 à 60 jours pour 11 dossiers, et de 61 à 120 jours pour sept dossiers. Aucune prorogation n’a été prise entre 121 et 180 jours ou entre 181 et 365 jours. Les deux autres dossiers qui ont été fermés après le délai légal n’ont fait l’objet d’aucune prorogation.

3.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée.

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi permet au responsable d’une institution gouvernementale de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

• 9(1)a) : l’observation du délai entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
• 9(1)b) : des consultations sont nécessaires et ne peuvent pas se faire dans le délai législatif de 30 jours;
• 9(1)c) : l’avis de la demande a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi.

4.2 Durée des prorogations

Au total, 25 prorogations ont été accordées à des demandes fermées au cours de la période visée, ce qui représente une diminution par rapport aux 59 prorogations accordées au cours de la période précédente. Sur ces 25 prorogations, 17 l’ont été au titre de l’alinéa 9(1)a), quatre au titre de l’alinéa 9(1)b) et quatre au titre de l’alinéa 9(1)c).

Le Bureau de l’AIPRP du CRTC informe les demandeurs de toute prorogation accordée et, en cas de demande de prorogation au-delà de 30 jours, le CIC est également informé.

Section 5 : Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont indiqués conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Montant des frais : 5 $

Total des revenus : 280 $

Frais dispensés : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, publiée le 5 mai 2016, et les modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le CRTC renonce à tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement. Le CRTC a renoncé aux frais pour quatre demandes au cours de la période visée.

Le coût total de l’application de la Loi s’est élevé à 213 668 $, tel que détaillé dans la partie 10 ci-dessous.

Section 6 : Demandes de consultation reçues par d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Le Bureau de l’AIPRP du CRTC a reçu cinq nouvelles consultations au cours de la période visée et sept ont été fermées. Un nombre total de 82 pages ont été reçues et examinées. Une demande de consultation a été reportées à la période visée suivante. Cela représente une diminution de 45 % du nombre de demandes et une diminution de 4 % du nombre de pages examinées par rapport à la période visée précédente.

6.2 Recommandations et délais de traitement et de fermeture pour les demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada

Pour deux des consultations, le Bureau de l’AIPRP a été en mesure de fournir une réponse dans les 15 jours ; deux réponses ont été fournies dans les 120 jours, deux réponses a été fournie dans les 365 jours et une réponse a été fournie au-delà des 365 jours.

6.3 Recommandations et délais de traitement et de fermeture pour les demandes de consultation reçues par d’autres organisations

Aucune consultation n’a été reçue de la part d’autres organisations.

Section 7 : Consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Un dossier a nécessité une consultation sur un document de trois pages contenant des renseignements confidentiels du Cabinet au cours de la période visée par le rapport.

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Au cours de la période visée, cinq nouvelles plaintes ont été reçues du CIC et huit plaintes des exercices précédents ont été reportées. Au cours de la période visée, sept plaintes ont été fermées et à la fin de la période visée, trois plaintes restaient ouvertes. Le Bureau de l’AIPRP du CRTC s’engage à régler ces plaintes.

Section 9 : Recours judiciaire

Le CRTC n’a participé à aucun litige devant la Cour fédérale concernant les demandes d’accès à l’information pendant la période visée.

Section 10 : Ressources relatives à la Loi sur l’accès à l’information

Lorsqu’il est doté de tout son personnel, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée qui se consacrent à l’application de la Loi, cinq s’y consacrent à temps

plein et un à temps partiel. Pour l’exercice 2023-2024, le nombre de postes occupés s’élevait à 3,0 ETP, dont un employé à temps partiel/occasionnel.

En 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a engagé des coûts salariaux estimés à 213 668 $ pour le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi. Ces coûts n’incluent pas les ressources dépensées par les secteurs de programme du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente Loi.

Formation

Au cours de l’exercice 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a offert deux séances de formation à tous les employés et à la direction du CRTC. De plus, le bureau de l’AIPRP du CRTC a offert de la formation aux employés de chaque secteur. Le Bureau de l’AIPRP du CRTC continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC à l’égard de la Loi et rencontre les employés afin de fournir un soutien individuel.

L’Intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section qui décrit les rôles et responsabilités du Bureau de l’AIPRP et fournit des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil du CRTC. Le Bureau de l’AIPRP du CRTC est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l’ensemble du Conseil et travaille sur une initiative en vue d’inclure des articles dans les Nouvelles de la semaine du CRTC qui est transmis à tous les employés.

Politiques, lignes directrices et procédures et initiatives

Info Source est une série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et sur ses activités de collecte de données. Info Source a pour but d’aider le grand public à accéder à l’information gouvernementale et à exercer les droits que lui confèrent la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.

Info Source pour le CRTC est publié sur le site Web du Conseil du CRTC.

Sur son site Web, le CRTC présente des renseignements sur les politiques du CRTC et sa structure organisationnelle ainsi que sur les moyens de communiquer avec les représentants du CRTC. Conformément à la politique du gouvernement fédéral sur la divulgation proactive, le site Web du CRTC donne également accès aux renseignements sur les frais de déplacement et d’accueil, les contrats, les reclassifications de postes, les sommaires de demandes de l’accès à l’information terminées, et les titres des notes préparées à l’intention du responsable du CRTC.

Le Bureau de l’AIPRP du CRTC a son propre manuel administratif interne pour assurer la cohérence parmi les membres de l’équipe et être en mesure d’aider les nouveaux analystes de l’AIPRP.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information (AIPRP)

Vous trouverez ci-dessous les liens vers les sites où le CRTC a publié les exigences de publication proactive qui devaient être respectées au cours de la période considéré.

Dépenses de voyage :

• https://rechercher.ouvert.canada.ca/voyage/?owner_org=crtc&page=1&sort=start_date+d esc

Rechercher des frais d’accueil :

• https://ouvert.canada.ca/fr/search/hospitalityq?f%5B0%5D=hospitalityq_organization_en %3ACanadian%20Radio-television%20and%20Telecommunications%20Commission

Rapports déposés au Parlement :

• https://crtc.gc.ca/fra/publications/index.htm
• https://crtc.gc.ca/fra/divulgation-disclosure.htm

Contrats de plus de 10 000 $ :

• https://rechercher.ouvert.canada.ca/contrats/?owner_org=crtc&page=1&sort=contract_da te+desc

Cahier d’information à l’intention de la présidente, des vice-présidents et des conseillers :

• https://crtc.gc.ca/fra/acrtc/transition/eatrides.htm

Titres et numéros des notes d’information :

• https://rechercher.ouvert.canada.ca/notesdinfo/?sort=score+desc&page=1&search_text= &bn-search-orgs=Canadian+Radio-television+and+Telecommunications+Commission&owner_org=crtc

Comparution devant les comités parlementaires :

• https://crtc.gc.ca/fra/prlmntappr/

Reclassification des postes :

• https://ouvert.canada.ca/fr/search/reclassification?f%5B0%5D=reclassification_organizati on_en%3ACanadian%20Radio-television%20and%20Telecommunications%20Commission

Au cours de la période visée par le rapport, le CRTC a publié 15 % de ses exigences en matière de publication proactive dans les délais prescrits par la loi. Cela inclut le fait de compter les rapports mensuels ou trimestriels comme une seule publication. Le bureau de l'AIPRP du CRTC ne fonctionnait qu'à une fraction de la capacité totale de l'équipe, ce qui a conduit à des publications en dehors des délais prévus par la loi. Le bureau de l'AIPRP du CRTC a collaboré avec d'autres secteurs pour élaborer et mettre en œuvre des procédures appropriées afin de s'assurer de respecter ces responsabilités en matière de conformité. Pour mieux répondre à ces exigences, le CRTC mettra en place un nouveau système de suivi numérique et une ressource dédiée à la conformité chargée de surveiller les délais et de veiller au respect des calendriers de publication. De plus, le CRTC examinera les défis passés afin de simplifier le processus de publication et d’introduire de nouvelles procédures d’examen pour améliorer l’efficacité. Ces mesures contribueront à améliorer la rapidité de nos publications et à mieux gérer nos obligations en matière de rapports.

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Le CRTC mettra en œuvre plusieurs initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information. Ces efforts comprendront la mise en place de systèmes automatisés pour simplifier le traitement des demandes, en plus de la transition vers l’acquisition d’une nouvelle solution logicielle de traitement des demandes d’AIPRP.

De plus, le CRTC s’est engagé à éliminer les obstacles auxquels font face les Autochtones lorsqu’ils demandent l’accès à l’information ou ceux qui agissent en leur nom en faisant la promotion de la renonciation aux frais de demande de 5 $ pour les demandeurs autochtones sur son site Web. Pour s’assurer que ce processus est mis en œuvre de manière respectueuse et qu’il favorise une relation de confiance, nous indiquerons clairement sur notre site Web que les demandeurs autochtones ou leurs représentants ne seront pas tenus de fournir une preuve d’identité autochtone pour être admissibles à la dispense des frais et que toutes les demandes de dispense seront traitées de bonne foi.

Enfin, le CRTC s’efforcera d’améliorer les procédures afin de rendre l’information facilement accessible au public, de réduire le besoin de demandes officielles d’accès à l’information et d’améliorer les processus de réponse aux demandes de copies de documents d’accès à l’information déjà communiqués. Ces initiatives témoignent de notre engagement à moderniser nos processus et à assurer un accès équitable à tous les Canadiens.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Au cours de la période visée 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a fermé avec succès 7 des 13 plaintes actives pour la période visée, ne laissant que 6 plaintes en suspens.

Suivi de la conformité

Le CRTC s’engage à répondre à toutes les demandes d’accès à l’information complètement et en temps opportun. Par conséquent, l’équipe du Bureau de l’AIPRP du CRTC se réunit hebdomadairement afin d’examiner les priorités et les enjeux possibles. En outre, le coordinateur de l’AIPRP tient des réunions hebdomadaires avec les analystes afin d’examiner le respect des délais, et des réunions hebdomadaires avec le bureau du secteur juridique et les autres secteurs pour faire le point sur l’état d’avancement des dossiers en suspens et des récupérations. À son tour, le Bureau du Secrétaire général fait part de ses préoccupations lors du comité de la haute gestion. Ce comité comprend la Présidente et première dirigeante du CRTC et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de la première dirigeante.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur l’accès à l’information

Je, soussigné, Présidente et première dirigeante du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l’article 95 (1) de la Loi sur l’accès à l’information*, délégue à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de la Présidente et première dirigeante en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil CRTC, ou toute partie d’un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. A-1