Lettre de référence relative aux lignes directrices pour la Taxation des frais
15 mai 1998
À toutes les personnes figurant sur la liste de distribution ci-jointe
Objet : Lignes directrices pour la taxation de frais
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Madame ou Monsieur,
Veuillez trouver ci-joint les « Lignes directrices pour la taxation des frais », y compris l'Annexe A établissant les taux, (les «Lignes directrices») et les formulaires connexes adoptés par le Contentieux à la suite du processus de consultation relatif aux modifications à y apporter. Les Lignes directrices révisées et les formulaires connexes s'appliqueront à toutes les taxations effectuées relativement aux frais adjugés par le Conseil à partir du 15 mai 1998.
Il est à noter que le Conseil annonce aujourd’hui dans un avis publique sa politique à l’effet que, dès maintenant, celui-ci sera disposé, dans les circonstances appropriées, à fixer les frais plutôt que d’exiger qu’ils soient taxés. Il est attendu que cette nouvelle politique et les lignes directrices révisées, ensemble, contribueront à éliminer des étapes qui ne sont pas essentielles tout en accélérant celles qui le sont.
Le 29 juillet 1997, le Contentieux du Conseil demandait à 119 intervenants de présenter leurs commentaires; ces intervenants comprenaient toutes les compagnies réglementées et les particuliers ou les organismes qui ont payé ou qui ont reçu des frais au cours des quatre dernières années, ainsi que d'autres tiers intéressés. En tout, six mémoires ont été reçus, nommément de la Fédération Nationale des Associations de Consommateurs du Québec (FNACQ), du Centre pour la promotion de l'intérêt public (CPIP), du Centre juridique de défense de l'intérêt public (CJDIP), du British Columbia Public Interest Advocacy Centre (au nom de la direction de la Colombie-Britannique de l'Association des consommateurs du Canada, de la BC Old Age Pensioners' Organization, du Council of Senior Citizens' Organizations of BC, des groupes fédérés de lutte contre la pauvreté de la Colombie-Britannique, de la Senior Citizens' Association of BC, du West End Seniors' Network, de End Legislated Poverty, de la BC Coalition for Information Access et de la Tenants' Rights Action Coalition, collectivement appelés BCOAPO), du Centre de ressources Stentor (au nom de BC TEL, de Bell Canada, de la Island Telephone Company Limited, de MTS NetCom Inc., de Maritime Tel & Tel Limited, de la New Brunswick Telephone Company Limited, de NewTel Communications Inc. et de TELUS Communications Inc., collectivement appelés Stentor), et du Tatlayoko Think Thank (TTT). La FNACQ et le CJDIP ont déclaré dans leurs mémoires qu'ils endossaient pleinement les mémoires présentés par le CPIP. Des commentaires présentés en réponse ont été reçus du CPIP, de BCOAPO et de Stentor.
Le sentiment général exprimé par les parties concernées était que le processus de taxation pourrait être plus rationalisé. Les membres du Contentieux ont adopté un certain nombre de modifications pour tenir compte des questions soulevées, sans oublier que le processus de taxation ne doit pas être un processus accablant et devrait être juste à l'égard de toutes les parties concernées. De plus, les formulaires de taxation requis ont été considérablement révisés et simplifiés. Cela devrait avoir pour effet de réduire la charge de travail que représente la préparation des mémoires de frais. De plus, en conformité avec la politique du Conseil tel qu’énoncé dans sa Vision, le Contentieux s'attend à ce que les Lignes directrices révisées et les formulaires simplifiés permettent d'accélérer le processus, pour le Conseil comme pour les parties concernées et rendrent le processus plus accessible.
Les paragraphes qui suivent donnent une description des principaux changements et des clarifications qui ont été apportées aux Lignes directrices et aux formulaires connexes :
1. La définition de « témoin expert » a été modifiée pour exclure explicitement les analystes ou experts conseil internes et les avocats internes. Cette modification illustre le fait qu'il n'a jamais été question de calculer les frais à un taux de témoin expert pour récupérer les coûts du travail effectué par un employé interne. Il est à noter que cette modification est conforme aux ordonnances de taxation antérieures.
2. Les Lignes directrices révisées illustrent également le fait que les termes «analyste» et «expert conseil» sont pratiquement interchangeables.
3. La définition de «témoin expert» spécifie maintenant que la personne fournit «une opinion ou un jugement professionnel indépendant concernant une question faisant l’objet d’une instance». Cette modification sert à souligner la distinction à faire entre les analystes ou experts conseils d’une part et les témoins experts d’autre part.
4. La structure de frais existante autorisée pour les témoins experts est maintenant établie de façon explicite dans les Lignes directrices. En conséquence, les Lignes directrices spécifient maintenant que les témoins experts peuvent demander le taux horaire pour tous les services autres que le témoignage, alors que le taux quotidien s'appliquera à la participation à une audience pour fins de témoignage.
5. Le taux horaire établi pour les analystes ou experts conseils ayant au moins 9 ans d'expérience est maintenant le même que le taux horaire applicable à tous les services fournis par des témoins experts, en dehors du témoignage. Étant donné que le rôle d'un témoin expert lorsqu'il n'est pas en train de témoigner est semblable à celui d'un expert conseil, et étant donné que les experts conseils, en raison de la nature même de leur rôle dans l'instance, ont généralement au moins 9 ans d'expérience, le Contentieux considère qu'il est convenable de permettre aux témoins experts et aux analystes ou experts conseils ayant au moins 9 ans d'expérience de demander le même taux horaire.
6. Le taux horaire applicable aux services fournis par un témoin expert pour la préparation d'une preuve a été augmenté jusqu'à 175 $. Le taux horaire pour les analystes ou experts conseils ayant au moins 9 ans d'expérience est également établi à 175 $. Les taux horaires des analystes ou experts conseils moins expérimentés ont aussi été légèrement augmentés; ils s’élèvent maintenant à 130 $ pour 5 à 8 ans d'expérience, et à 90 $ pour 0 à 4 ans d'expérience.
7. La définition de «réclamant» a été modifiée pour inclure tout requérant qui est un particulier auquel des frais ont été adjugés. Cette modification illustre le fait que les Lignes directrices n'ont jamais eu pour but de limiter l'admissibilité à l'adjudication de frais. L'ajout de cette catégorie de réclamants sert simplement à tenir compte des parties concernées auxquelles des frais peuvent être adjugés en vertu des Règles de procédure du CRTC relatives aux télécommunications.
La gestion de cas est maintenant reconnue dans les formulaires de taxation comme étant un service qui peut être fourni par des analystes ou experts conseils et par des conseillers juridiques étant donné que, dans certaines circonstances, il peut être approprié qu'ils fournissent de tels services. Cette modification sert à reconnaître que la gestion de cas représente souvent une partie importante des services fournis relativement à une instance. Cependant, lorsque ces services sont fournis par le personnel de soutien, le personnel administratif, les officiers et les administrateurs du requérant, les frais correspondant au temps associé à ces fonctions ne sont pas recouvrables (voir l’article 8 des Lignes directrices).
9. En ce qui concerne les considérations qui peuvent être prises en compte pour établir si le temps déclaré par un réclamant est excessif par rapport aux circonstances, le Contentieux a estimé qu'il était approprié de spécifier que l'agent taxateur peut considérer le temps réclamé et adjugé dans l'instance ou dans d'autres instances de façon globale, ou par service spécifique, ou selon les deux méthodes. Cet ajout sert simplement à spécifier l'une des considérations que l'agent taxateur peut évaluer à sa discrétion. Il est à noter que la liste des considérations fournie dans les Lignes directrices n'est pas exhaustive et que les facteurs considérés sont entièrement à la discrétion de l'agent taxateur, selon les circonstances de chaque cas.
10. Les repas pris relativement à une audience ou à des réunions sont généralement autorisés, quel que soit l'éloignement du lieu de travail habituel de la personne qui effectue ces débours. Cependant, l'indemnité de repas qui peut être réclamée pour de tels repas dépendra de l'éloignement du lieu de travail habituel du réclamant. Une indemnité individuelle fixe de repas s'applique aux repas pris à une distance de 50 kilomètres ou moins, alors que l'indemnité de repas quotidienne s'applique aux repas pris à une distance supérieure à 50 kilomètres.
11. L'affidavit de débours établi à la formule IV fournit maintenant une déclaration à inclure lorsqu'un requérant présente des demandes pour des repas, dont certains selon le tarif quotidien et d'autres selon le tarif individuel. Cette déclaration sert à confirmer que les demandes concernant les frais de repas ne représentent pas une double récupération des frais.
12. En ce qui concerne les déplacements interurbains, la clause selon laquelle les individus doivent normalement acheter le billet d'avion le moins cher qui soit disponible a été modifiée pour éviter toute erreur d'interprétation. Les Lignes directrices prévoient maintenant que les personnes concernées doivent s'efforcer d'acheter un billet à tarif réduit, si disponible, et que d'autre part elles doivent s'efforcer d'acheter leur billet à l'avance le plus tôt possible, afin de bénéficier pleinement des réductions disponibles.
13. Les demandes pour frais d’hébergement dans une résidence privée seront maintenant autorisées, à un taux fixe de 20 $ par jour.
14. En plus de la production requise de dossiers sur papier, les parties peuvent maintenant déposer des versions électroniques de leurs documents. On s'attend à ce que la disponibilité de formules électroniques soit avantageuse pour la préparation et le traitement des mémoires de frais.
15. L'affidavit de débours établi dans la formule IV a été modifié pour inclure une déclaration confirmant que les débours déclarés sont présentés conformément à la détermination du Conseil établie dans l'ordonnance de frais applicable et ne dépassent pas les coûts autorisés par ladite ordonnance de frais. Cela permettra de veiller à ce que le requérant ne réclame pas des frais qui ont été refusés dans l'ordonnance de frais.
16. Les requérants n'auront plus besoin de produire des reçus pour tous les débours déclarés au moment où ils produisent leur mémoire de frais. Les requérants ne doivent produire que les reçus correspondant aux débours en rapport avec les frais d’hébergement en hôtel et avec les déplacements interurbains par avion, train ou autobus. Les requérants doivent cependant conserver des reçus de tous les débours réclamés, et ils doivent produire les reçus lorsque l'agent taxateur en fait la demande. Le défaut de fournir des reçus sur demande de l'agent taxateur aura généralement pour effet le refus de la réclamation en question.
17. Les requérants n'ont plus besoin d'indiquer les taxes ou réductions de taxe applicables pour chaque écriture; au lieu de cela, cette information devra être incluse sous forme de total partiel sur chaque formule. Les services cités ont été réorganisés selon des catégories plus larges, tout en maintenant le même niveau de spécification qu'auparavant. Un nouveau formulaire intitulé « Formulaire V - Sommaire des honoraires et des débours » doit être produite avec tous les mémoires de frais et devrait servir à faciliter le traitement des demandes par les agents taxateurs.
Il est à noter que ces Lignes directrices ont été adoptées par les membres du Contentieux, et qu'elles ne doivent pas être interprétées comme étant un barème de taxation des frais adopté conformément au paragraphe 56(2) de la Loi sur les télécommunications. Ces Lignes directrices ne constituent que des directives qui ne limitent en aucune façon le pouvoir discrétionnaire général d'un agent taxateur appelé à taxer les frais adjugés par le Conseil dans une cause particulière.
Veuillez agréer, Madame ou Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs.
L'avocat général, Télécommunications
Allan Rosenzveig
p.j.
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