Plan d’action de la gestion - Audit des contrôles de base du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes 2016

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :

Le CRTC continuera de travailler de concert avec le ministère du Patrimoine canadien et la ministre du Patrimoine canadien en vue de régler cette question juridique de longue date non résolue jusqu'à ce que le tableau de la délégation des pouvoirs financiers soit approuvé par la Ministre.

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :

Le CRTC :

3. Le CRTC doit veiller à conserver suffisamment de documents dans les dossiers concernant les cartes d’achat, particulièrement en ce qui concerne :

• les approbations de l’augmentation des limites de crédit et de la modification des catégories de fournisseurs admissibles et des pays par les gestionnaires des centres de responsabilité;
• la reconnaissance des responsabilités par les détenteurs de cartes;
• les preuves selon lesquelles les achats effectués au moyen d’une carte d’achat sont des dépenses relatives aux activités gouvernementales.

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :

Le CRTC distribuera de nouvelles cartes dotées de la technologie à puce et mettra à jour tous les dossiers afin que ceux-ci comprennent les renseignements suivants :

• l’approbation de la limite de crédit et des augmentations, des modifications des catégories de fournisseurs admissibles et des pays par le gestionnaire du centre de responsabilité, le cas échéant;
• le formulaire de reconnaissance du détenteur de la carte.

4. Le CRTC doit veiller à ce que les processus opérationnels liés à la passation des marchés sont améliorés et effectués de façon constante conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que les documents nécessaires sont conservés dans les dossiers afin que :

• les énoncés de travail sont élaborés et explicitement définis avant l’adjudication des marchés;
• les dossiers de marchés octroyés par les voies non concurrentielles comportent une justification liée à l’utilisation d’un marché à fournisseur unique, conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État;
• une analyse visant à obtenir le meilleur rapport qualité prix soit effectuée avant l'adjudication des marchés;
• les modes de passation de marchés appropriés sont retenus et utilisés conformément à leurs modalités propres;
• la méthode de sélection des soumissions et les critères d’évaluation des marchés concurrentiels sont clairement définis et des demandes de propositions sont élaborées et publiées;
• l'évaluation des propositions et la sélection des entrepreneurs sont effectuées conformément aux critères préétablis de manière équitable, ouverte et transparente;
• les évaluations des offres sont signées par au moins deux évaluateurs clairement désignés;
• les marchés sont accordés et des modifications y sont apportées avant la réception des biens et des services;
• les modifications aux marchés sont justifiées et documentées de façon appropriée.

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le CRTC a dépensé un total de 5,6 M$ sur les marchés en 2015-2016.

Mesures prévues :

La Formation pour les gestionnaires est en cours d’élaboration et justifiera le besoin :

• de diminuer le recours aux marchés à fournisseur unique;
• d’envisager les solutions de rechange aux marchés à fournisseur unique et de promouvoir l’utilisation d’offres à commandes établies ou le fait que d’autres mécanismes d’approvisionnement reconnus peuvent être utilisés;
• de définir la méthode de sélection des offres et les critères d’évaluation avant que la demande de proposition ne soit préparée et publiée;
• de documenter et de justifier les décisions en signant des rapports d’évaluation, justifier les décisions de choisir un fournisseur unique, démontrer clairement le caractère concurrentiel des tarifs des fournisseurs;
• de choisir le fournisseur retenu conformément aux modalités de la demande de proposition;
• d’attribuer officiellement des marchés ou d’effectuer des modifications avant le début des travaux ou de continuer au-delà des modalités du marché.

5. Le CRTC doit veiller à ce que les processus opérationnels liés aux voyages soient améliorés et effectués de façon constante conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et à ce que des documents en quantité suffisante soient conservés dans les dossiers afin que:

• les employés obtiennent le remboursement des dépenses admissibles pour leurs repas;
• l'établissement d'hébergement est choisi à partir du Répertoire des établissements d'hébergement dans les limites des tarifs applicables à la ville, et des justifications suffisantes sont conservées dans le dossier si l'hôtel ne figure pas dans le Répertoire ou si la limite est dépassée.

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le CRTC a dépensé un total de 617 000 $ en voyages en 2015-2016.

Mesures prévues :

6. Le CRTC doit veiller à ce que les processus opérationnels liés aux frais d'accueil sont améliorés et toujours suivis conformément à la Directive sur les dépenses de voyage, d'accueil, de conférences et d'événements, et que des documents en quantité suffisante sont conservés dans les dossiers afin que :

• la documentation de planification justifie raisonnablement le besoin opérationnel des frais d'accueil, particulièrement dans les situations où l'accueil est étendu à un rassemblement de fonctionnaires seulement;
• les choix les plus efficaces et économiques pour les dépenses d'accueil ont été considérés.

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le CRTC a dépensé un total de 120 000 $ en conférences et 29 000 $ en frais d'accueil en 2015-2016.

Mesures prévues :

La Formation obligatoire pour les gestionnaires mettra l’accent sur le besoin de :

• veiller à ce que les documents pour la planification soient raisonnablement justifiés et documentés;
• faire la démonstration que les solutions de rechange les plus efficaces et économiques pour les frais d'accueil ont été prises en considération.

Réponse : La direction est partiellement en accord avec la recommandation en tenant compte du fait que les systèmes des tierces parties présentent des lacunes.

Mesures prévues :

Le CRTC veillera à ce que des évaluations de rendement détaillées soient effectuées en fin d’année pour tous les employés admissibles.

Compte tenu de la mise en place du système de Gestion du rendement de la fonction publique (GRFP) en 2014-2015 et du Système de la gestion des talents des cadres supérieurs (SGTCS) en 2015 2016, ces systèmes ont été conçus pour permettre de signer et dater électroniquement.

Les deux systèmes sont fournis par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH). Il existe d’importantes inquiétudes quant à la fiabilité puisque les systèmes ont été inaccessibles pour une période considérable. De plus ceci crée une culture de méfiance et a une incidence directe sur la convivialité pour les utilisateurs.

8. Le CRTC doit veiller à ce que l'engagement des dépenses (autorisation préalable et engagement) soit documenté de façon appropriée et effectué par une personne à qui les pouvoirs appropriés ont été délégués avant que les dépenses ne soient engagées, plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d'une carte d'achat, les marchés, les frais d'accueil et les mesures administratives liées à la paye.

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Le CRTC a dépensé un total de 51,3 M$ en dépenses de fonctionnement et d’entretien ainsi qu’en budget salarial.

Mesures prévues :

9. Le CRTC doit veiller à ce que la vérification des comptes soit effectuée par une personne à qui les pouvoirs appropriés ont été délégués en temps opportun, et étayée de documents complets (attestation d’exécution et de coût), plus particulièrement en ce qui concerne les achats effectués au moyen d'une carte d'achat, les marchés, les frais d'accueil et les mesures administratives liées à la paye.

Réponse : La direction est d’accord avec cette recommandation.

Mesures prévues :