Audit des contrôles de base du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes 2016

Octobre 2016

Bureau du contrôleur général

Pourquoi est-ce important?

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux agissent à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère ou organisme respectif. En tant qu’administrateurs des comptes, les administrateurs généraux ont comme responsabilités de veiller à ce que les ressources de l’organisation soient organisées de manière à atteindre les objectifs de l’organisation, et ce, conformément aux politiques et aux procédures du gouvernement.

L’audit des contrôles de base permet aux administrateurs généraux d’avoir l’assurance que les contrôles de base pour la gestion financière sont efficaces au sein de leur organisation. Ainsi, les audits des contrôles de base permettent aux administrateurs généraux de connaître le niveau de conformité de leur organisation aux exigences imposées par certaines lois, politiques et directives financières.

À propos du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) est un tribunal administratif qui relève du gouvernement du Canada. Il est chargé de réglementer et de superviser le système de communication du Canada dans l’intérêt du public.

Le CRTC exerce ses activités conformément à de nombreuses autorisations législatives et lois du Parlement, dont la Loi sur le CRTC, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, la Loi canadienne anti-pourriel et la Loi électorale du Canada, dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de son mandat; c’est pourquoi il place les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, son rôle englobe ce qui suit : consulter les Canadiens sur des questions importantes pour eux ayant trait aux communications, traiter les nombreuses demandes qu’il reçoit en prenant des décisions et en établissant des règles, donner suite aux enquêtes et aux plaintes, ainsi que rendre compte aux Canadiens sur les progrès et sur les résultats de son travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses politiques et décisions réglementaires et faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la coréglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants du pays et de l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements sur une multitude d’enjeux et de questions stratégiques interreliés.

Selon son Rapport ministériel sur le rendement de 2014-2015, le CRTC a engagé des dépenses d’environ 58 millions de dollars et comptait des ressources humaines s’élevant à 445 équivalents temps plein au cours de l’exercice 2014-2015.

Objectif et portée de l’audit des contrôles de base

Cet audit avait pour objectif de veiller à ce que les contrôles de base de la gestion financière^{Note de bas de page 1} en place au sein du CRTC permettent de respecter les principales exigences de certaines lois, politiques et directives financières.

L’audit portait sur des transactions financières, des dossiers et des processus réalisés par le CRTC. Les transactions ont été sélectionnées pour la période du 1er avril au 31 décembre 2015. Aux fins de l’audit, un échantillon de transactions a été examiné pour chaque politique et directive sélectionnée. L’annexe contient une liste exhaustive des politiques et des directives incluses dans la portée de l’audit ainsi que la conformité globale pour les domaines vérifiés.

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission d’audit a été réalisée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, appuyées par les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Constatations et conclusions de l’audit

Les contrôles de base de la gestion financière en ce qui a trait aux opérations vérifiées au sein du CRTC ont entraîné la pleine conformité aux principales exigences contenues dans quatre sur treize politiques, directives et lois connexes vérifiées^{Note de bas de page 2} de même que la conformité partielle à trois parmi elles. Le CRTC n’était pas conforme aux exigences clés figurant dans les six politiques et directives vérifiées restantes.

Le CRTC a établi une solide structure de gouvernance de la gestion financière afin d’assurer une gestion financière solide des ressources publiques. Des contrôles solides ont été observés dans les domaines de la gestion des comptes débiteurs, des avances comptables et de la gestion du parc automobile. De plus, les congés payés de la plupart des employés ont été approuvés et administrés de façon adéquate.

Des lacunes ont été relevées dans les domaines de la passation de marchés, de l’approbation, de la documentation et de la rapidité d’exécution.

Passation de marchés

L’audit a permis de constater que la documentation étayant la méthode de passation de marchés (concurrentielle et non concurrentielle) et l’entrepreneur sélectionné ne figuraient souvent pas dans les dossiers. Pour préciser, les énoncés de travail prédéfinis, les justifications du recours à un fournisseur unique, les analyses du meilleur rapport qualité-prix, les méthodes de sélection des soumissions et les critères d’évaluation, les demandes de propositions et les rapports d’évaluation des soumissions signés par tous les évaluateurs n’étaient pas préparés ou conservés dans les dossiers de façon uniforme. De plus, les contrats non concurrentiels étaient souvent accordés sans que l’on documente la prise en considération des méthodes d’approvisionnement obligatoires actuelles (p. ex., les arrangements d’approvisionnement pangouvernementaux). Quelques modifications contractuelles et contrats ont été approuvés après le début des travaux connexes effectués par l’entrepreneur, et les modifications contractuelles n’étaient pas toujours justifiées de façon appropriée.

Approbation

En ce qui concerne la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, de nombreux employés ayant des pouvoirs financiers délégués n’avaient pas suivi la formation obligatoire. Les dépenses n’étaient pas toujours engagées par un employé investi du pouvoir délégué dans les domaines de la passation de marchés et de l’accueil, et souvent, les dossiers ne contenaient aucune documentation sur l’approbation préalable des paiements de cartes d’achat. En outre, les engagements n’étaient pas toujours consignés dans le cadre du processus d’engagement des dépenses dans les domaines des cartes d’achat, de la passation de marchés et de l’accueil. En ce qui a trait à la gestion financière de l’administration de la paye, les demandes de dotation étaient souvent approuvées par un employé n’ayant pas le pouvoir délégué.

Documentation

En ce qui concerne les cartes d’achat, les dossiers ne contenaient pas l’approbation des augmentations de limite de crédit, et la reconnaissance officielle des responsabilités par les détenteurs de carte d’achat était également manquante. Quant aux voyages, la justification à l’appui du remboursement des coûts pour les repas et des coûts d’hébergement supérieurs à la limite de frais pour une ville quelconque ne figurait pas toujours aux dossiers. De même, les dossiers ne contenaient pas toujours la justification de la prestation de services d’accueil aux employés fédéraux, et la documentation n’était pas toujours accessible afin de justifier le recours aux moyens les plus économiques pour les dépenses d’hébergement et celles liées aux événements. Quant à l’administration de la paye, les ententes de rendement et les évaluations du rendement de fin d’exercice n’étaient pas toujours conservées dans les dossiers, et elles n’étaient ni signées ni datées par toutes les parties concernées. De plus, la vérification des comptes n’était pas toujours appuyée de façon adéquate par la preuve d’exécution et les coûts liés aux cartes d’achat, à la passation de marchés et à la rémunération au rendement.

Rapidité d’exécution

Les approbations préalables n’étaient pas toujours obtenues avant l’engagement des dépenses dans le domaine de la passation de marchés. Non plus, la vérification des comptes n’était pas toujours effectuée en temps opportun dans le cas des cartes d’achat et de la passation de marchés. En ce qui concerne les mesures liées à l’administration de la paye, les lettres d’offre pour les affectations intérimaires et les contrats de durée déterminée étaient souvent signées après la date de début des postes.

Recommandations

Le président du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes devrait veiller à ce que :

1. Le CRTC continue de travailler en collaboration avec les intervenants afin de résoudre la question d’ordre juridique non réglée et de veiller à ce que le Tableau de la délégation du pouvoir de signer les documents financiers soit à jour.
2. Les employés à qui l’on a délégué des pouvoirs de signer des documents financiers reçoivent une formation obligatoire avant d’exercer leurs pouvoirs délégués, et ils valident de nouveau leurs connaissances pour maintenir leurs pouvoirs délégués.
3. Une documentation suffisante sur les cartes d’achat figure dans les dossiers, surtout en ce qui concerne l’approbation des augmentations de limite de crédit, les changements apportés aux catégories de commerçant et aux pays admissibles par les gestionnaires des centres de responsabilités, la reconnaissance des responsabilités par les détenteurs de carte d’achat et une corroboration selon laquelle les achats effectués par les cartes d’achat constituent des dépenses liées aux activités du gouvernement.
4. Les processus opérationnels de passation des marchés sont améliorés et effectués de manière systématique conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et les dossiers contiennent une documentation suffisante.
5. Les processus opérationnels liés aux déplacements sont améliorés et effectués de manière systématique conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et les dossiers contiennent une documentation suffisante.
6. Les processus opérationnels liés à l’accueil sont améliorés et effectués de manière systématique conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, et les dossiers contiennent une documentation suffisante.
7. Des évaluations du rendement de fin d’exercice détaillées sont réalisées pour tous les employés admissibles, et les ententes de rendement et les évaluations du rendement de fin d’exercice sont signées et datées par toutes les parties concernées.
8. L’engagement des dépenses (approbation préalable et engagement) est documenté de manière adéquate et exécuté par une personne investie du pouvoir délégué approprié, et ce, avant que les dépenses soient engagées, surtout en ce qui concerne les paiements de cartes d’achat, la passation de marchés, les dépenses d’accueil et les mesures liées à l’administration de la paye.
9. La vérification des comptes est effectuée en temps opportun par une personne investie du pouvoir délégué approprié, et elle est appuyée par des documents complets (preuve d’exécution et coûts), surtout en ce qui concerne les paiements de cartes d’achat, la passation de marchés, les dépenses d’accueil et les mesures liées à l’administration de la paye.

Réponse de la direction

La direction a accepté les constatations de l’audit, et elle a élaboré un plan d’action pour donner suite aux recommandations. Le plan d’action de la direction devrait être mis en œuvre de façon intégrale d’ici le 31 octobre 2017.

Les résultats de l’audit et le plan d’action de la direction ont fait l’objet de discussions avec le président du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes et le Comité de vérification des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général du Canada assurera un suivi de la mise en œuvre du plan d’action de la direction.

Annexe : Politiques et directives examinées

Date de modification :

2016-11-29