Télécom - Lettre du personnel adressée à la Société nationale canadienne des sourds-aveugles, Inc

Ottawa, 26 février 2024

Notre référence : 1011-NOC2021-0102

Par courriel

Société nationale canadienne des sourds-aveugles, Inc.
405-422 avenue Willowdale
North York, Ontario
M2N 5B1
Megan McHugh mchugh.mm@gmail.com

Objet : Appel de commentaires – Examen des services de relais vidéo, Avis de consultation de télécom CRTC 2021-102 (Ottawa, le 11 mars 2021) – Demande de renseignements pour compléter la demande de frais

Introduction

La Société nationale canadienne des sourds-aveugles (SNCSA) a demandé le recouvrement des frais liés à sa participation à l'instance amorcée par l'Avis de consultation de télécom CRTC 2021-102. La SNCSA a demandé au Conseil de fixer ses coûts à 99 015,00 $, comprenant les honoraires des consultants et des analystes ainsi que les débours.

La présente est une demande de renseignements (DDR) envoyée par le personnel du Conseil conformément à la règle 28(1) des Règles de pratique et de procédure du CRTC, DORS/2010-277, et du paragraphe 12 de la Politique réglementaire de télécom 2010-963. Le but de cette lettre est de demander des informations supplémentaires à votre organisation concernant sa demande de frais.

Le personnel du Conseil envoie des demandes de renseignements comme celle-ci dans le but d'aider les parties intéressées et de recueillir toutes les informations nécessaires au traitement des demandes de frais. Veuillez noter que d'autres demandeurs de frais ont également reçu une DDR, mais chaque DDR envoyée par le personnel du Conseil a été personnalisée pour chaque destinataire afin de mettre en évidence les informations spécifiques et les clarifications requises par le Conseil pour le traitement de leur dossier de demande en recouvrement de frais.^{Note de bas de page1}

Informations importantes

Afin de faciliter le traitement des observations de toutes les parties intéressées et un examen complet de tous les documents pertinents, le personnel du Conseil reporte la date d’échéance d’ici laquelle les demandeurs de frais peuvent déposer une réplique à la réponse déposée par les fournisseurs de services de télécommunications (FST) le 25 janvier 2024. Autrement dit, le délai pour soumettre une réponse, qui avait été précédemment prolongé par le personnel du Conseil jusqu'au 1er mars 2024, sera désormais reporté au 15 mars 2024. Ainsi, le délai de réponse à la réponse des FST tombera le même jour que le délai de réponse pour répondre à la présente DDR.

Les demandeurs en recouvrement de frais pourront soumettre une réponse à la réponse des FST et déposer une réponse à cette DDR, au plus tard le 15 mars 2024.

Dès la réception des nouveaux renseignements fournis en réponse à la présente DDR, les intimés à l’attribution des frais auront la possibilité de déposer une réponse concernant les nouveaux renseignements fournis dans la réponse à la DDR uniquement. Cette Réponse doit être déposée au plus tard le 22 mars 2024.

Les demandeurs de frais auront par la suite la possibilité de produire une réponse finale aux nouvelles informations contenues dans la réponse des intimés aux frais. Cette Réplique, le cas échéant, devra être déposée par les demandeurs de frais au plus tard le 1er avril 2024.

Lorsque vous déposez votre réponse à cette DDR auprès du Conseil (via le portail GC Key), veuillez également envoyer une copie de votre réponse (ou sa version partiellement caviardée, si vous désignez les informations comme confidentielles) par courrier électronique aux adresses suivantes :

Réglementation Telus kaitlin.mackenzie@telus.com
Rogers Réglementation Regulatory@rci.rogers.com
Bell Réglementation bell.regulatory@bell.ca
Québecor Réglementaire regaffairs@quebecor.com
Ursula Grant, CTA ugrant@cwta.ca

Demandes d'informations

1. Enregistrements de temps et ChatGPT
   • La SNCSA a soumis des feuilles de temps qui ne comprenaient pas de détails concernant le temps d'examen des dossiers. Le Conseil exige la documentation de vos relevés horaires, conformément au paragraphe 16 de la Politique réglementaire de télécom CRTC 2010-963 – Révision des pratiques et procédures d'attribution de frais du CRTC, afin de garantir que les frais réclamés ne dépassent pas les frais raisonnables et nécessaires qui ont été engagés par votre organisation pour sa participation à la procédure :

     16. Si le demandeur réclame des frais qui doivent être calculés sur une base horaire, toutes les personnes dont le travail fait l’objet d’une telle réclamation de frais de la part du demandeur doivent conserver un registre horaire que le Conseil peut réclamer. Les registres horaires doivent renfermer au moins les renseignements suivants : la date où le travail a été exécuté, le temps consacré au travail et une brève description du travail. Si le Conseil réclame ces registres et qu’ils ne sont pas disponibles, la réclamation du demandeur relativement au travail en question est généralement rejetée dans son intégralité.

   • Comme indiqué dans votre demande de frais, votre organisation a utilisé ChatGPT pour estimer le temps d’examen du dossier, mais a documenté d'autres moments, tels que les réunions, la gestion de cas et le temps de tournage, au fur et à mesure qu'ils se produisaient.
     1. Veuillez expliquer pourquoi il était nécessaire pour votre organisation d'utiliser ChatGPT pour le temps d'examen des dossiers concernant cette partie du travail.
     2. Si vous n'avez pas tenu de feuilles de temps du travail effectué pour lequel vous cherchez à recouvrer les frais, veuillez fournir une explication détaillée de la raison pour laquelle votre organisation n'a pas été en mesure de conserver des registres horaires du travail effectué.
     3. Quelles assurances pouvez-vous donner que l'utilisation de ChatGPT, telle que faite par votre organisation pour estimer le temps d'examen des dossiers, reflète avec précision le nombre d'heures réellement travaillées ? Veuillez résumer le processus suivi par votre organisation pour estimer le temps d'examen des dossiers à l'aide de ChatGPT, les questions, données ou invites sur lesquelles votre organisation s'appuie pour générer des estimations à l'aide de l'intelligence artificielle, ainsi que les informations saisies dans ChatGPT pour arriver à vos estimations.
   • Si vous avez des préoccupations quant à la confidentialité d’informations devant être fournies
   • Conformément aux articles 30 à 34 des Règles de pratique et de procédure du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (les Règles de procédure), les renseignements déposés auprès du Conseil peuvent être désignés comme confidentiels dans certaines circonstances. Le Bulletin d'information de radiodiffusion et de télécom CRTC 2010-961, 23 décembre 2010 (le Bulletin d'information), fournit des détails sur les étapes à suivre pour demander que les renseignements déposés auprès du Conseil soient désignés comme confidentiels. Si vous souhaitez désigner une partie de vos relevés de temps comme confidentielle :
     1. Veuillez fournir une version abrégée des documents contenant ces informations. La version abrégée doit caviarder uniquement les informations spécifiques désignées comme confidentielles conformément aux critères décrits ci-dessus ; et
     2. Veuillez expliquer comment les informations spécifiques s’inscrivent à l’intérieur d’une catégorie d'informations énumérée à l'article 31 des Règles de procédure.

2. Signature du formulaire III – Honoraires du consultant/analyste
   • Veuillez noter que le Conseil exige une copie signée de chaque formulaire III soumis. Nous notons que vous avez soumis uniquement une version de ces formulaires avec les noms dactylographiés du consultant ou de l'analyste au lieu d'une signature.
     1. Veuillez fournir une version non expurgée de ces formulaires signés, pour examen par le Conseil. Veuillez noter que les signatures électroniques ou les marques personnelles utilisées à la place d'une signature sont également acceptées.

3. Potentielle duplication des frais réclamés pour le travail de trois (3) consultants et un (1) analyste
   • Le personnel du Conseil a remarqué un dédoublement potentiel des heures de travail réclamé par le Comité des sourds sans fil du Canada (CSSFC), par la Société nationale canadienne des sourds-aveugles (SNCSA) et par le Comité de planification pour les sourds-aveugles (CPSA), qui prétendent chacun les coûts pour le temps consacré par les mêmes consultants et analystes à l'instance amorcée par l'avis de consultation CRTC 2021-102. Après avoir examiné les feuilles de temps fournies, le personnel du Conseil a remarqué que certaines réunions/séances de formation se chevauchaient.
     1. Veuillez fournir des éclaircissements sur les heures indiquées ci-dessous réclamées par votre organisation et modifier les feuilles de temps et les formulaires III correspondants, si nécessaire. Les signatures des consultants/analystes concernés par ces modifications doivent également être déposées auprès du Conseil, pour confirmer qu'ils approuvent les clarifications, informations et/ou explications fournies par votre organisation en réponse à cette DDR.

A. Consultante: Paula Wesley

B. Consultante: Leanor Vlug

C. Consultant: Jeffrey Beatty

D. Analyste: Michael J. Stewart

Conclusion

Si vous avez des questions concernant cette demande de renseignements ou la soumission de votre réponse, veuillez me contacter à stefanie.bedard@crtc.gc.ca.

Cordialement,

Stéfanie Bédard
Conseillère juridique
Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes

Date de modification :

2024-02-26