Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel du CRTC - 2022-2023

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) est heureux de présenter son rapport annuel au Parlement, conformément à l’article 72^{Note de bas de page 1} de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi). Le rapport décrit les activités qui soutiennent la conformité à l’égard de la Loi pour l’exercice financier commençant le 1er avril 2022 et se terminant le 31 mars 2023.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’article 2 de la Loi stipule qu’elle « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ».

La Loi protège également de la communication non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles stricts sur la façon dont le gouvernement peut recueillir, utiliser, stocker et communiquer des renseignements personnels et en disposer.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal administratif au sein du Gouvernement du Canada chargé de réglementer et de superviser le système de communications du Canada dans l’intérêt public.

Le CRTC fonctionne en vertu d’un certain nombre de pouvoirs statutaires et de lois du Parlement. Il s’agit entre autres des textes suivants : la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, la Loi canadienne anti-pourriel et la Loi électorale du Canada, dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de notre mandat; c’est pourquoi nous plaçons les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, notre rôle consiste à consulter les Canadiens sur les questions de communication qui leur importent, à traiter les nombreuses demandes que nous recevons en prenant des décisions et en établissant des règles, à répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes, ainsi qu’à rendre compte aux Canadiens des progrès et des résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la coréglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé au sein de la section de la Gestion de l’information de la Direction de la gestion de l’information et des technologies de l’information. Lorsqu’il est entièrement doté en personnel, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée.

Les activités du Bureau de l’AIPRP comprennent entre autres :

• la publication de toutes les divulgations proactives;
• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loi au sein du Conseil;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité du Conseil à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi.

Le Bureau de l’AIPRP utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le Bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du ministère, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au Bureau de l’AIPRP à temps.

En 2022-2023, le CRTC n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 25 juillet 2023. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Performance 2022-2023

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

Le CRTC a reçu sept nouvelles demandes au cours de la période visée, ce qui représente une diminution de 12,5 % comparativement à l’exercice précédent où huit demandes avaient été reçues. Deux demandes ont été reportées de la période précédente.

Section 2 : Demandes fermées pendant la période visée

2.1 Disposition et délai de traitement et de fermeture

En 2022-2023, sur les sept demandes reçues et les deux reportées, sept ont été fermées dans un délai de 15 jours, trois dans un délai compris entre 16 et 30 jours, un dans un délai de 60 jours et deux dans un délai de 120 jours. En 2021-2022, sur les six demandes reçues, deux ont été fermées dans les 15 jours et quatre ont été fermées dans un délai allant de 16 à 30 jours.

En 2022-2023, sur les huit demandes fermées, deux ont été communiquées en partie, deux n’avaient pas de dossier et quatre ont été abandonnées par le demandeur. En 2021-2022 des six demandes fermées, une a été entièrement communiquée, ce qui représente 12,5 % du total des demandes reçues, et aucune n’a été communiquée en partie.

2.2 Exceptions

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions qui peuvent être appliquées pour protéger les informations relatives à un intérêt public ou privé particulier. Le CRTC a utilisé une exception dans deux dossiers; l’article 26, qui protège les informations concernant un autre individu.

2.3 Exclusions

Comme l’année précédente, aucune exclusion n’a été utilisée par le CRTC en réponse aux demandes.

2.4 Support des documents communiqués

En 2022-2023, deux dossiers ont été publiés en format électronique. En 2021-2022, 1 dossier a été publié en format électronique.

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2022-2023, 400 pages ont été traitées et 379 pages ont été communiquées. En 2021-2022, 147 pages ont été traitées et 118 pages ont été communiquées.

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

En 2022-2023, sur les huit dossiers fermés, six dossiers contenaient des documents avec un nombre moyen de pages de 66,66 pages. En 2021-2022, six dossiers contenaient des documents, dont le nombre moyen de pages était de 36,75 pages.

2.5.3 Autres complexités

En 2022-2023, une des demandes contenait de renseignements entrelacés, ce qui signifie que les documents contenaient les renseignements personnels de plus qu’une personne. Aucun avis juridique n’a été demandé.

En 2021-2022, aucune des demandes ne contenait de renseignements entrelacés, ce qui signifie que les documents contenaient les renseignements personnels de plus qu’une personne.

2.6 Demandes fermées

En 2022-2023, sept demandes ont été fermées dans les délais prévus par la Loi, et une a été fermée au-delà des délais prévus par la Loi.

2.7 Présomption de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

En 2022-2023, sur les huit demandes fermées, une a été fermée au-delà des délais légaux pour cause d’interférence avec les opérations. En 2021-2022, toutes les demandes ont été fermées dans les délais prévus par la Loi.

2.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée.

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Selon le paragraphe 8(2) de la Loi, sous réserve d’autres lois fédérales, la communication de renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée conformément aux dispositions des alinéas a) à m).

De plus, selon le paragraphe 8(5), dans le cas prévu à l’alinéa (2)m), le responsable de l’institution fédérale concernée donne un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au commissaire à la protection de la vie privée. Pour la période visée, il n’y a eu aucune communication de renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRTC n’a reçu aucune demande de communication de documents en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi.

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

En 2022-2023, comme l’année précédente, aucune demande de correction de renseignements personnels n’a été reçue ou fermée au cours de la période visée.

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

La Loi permet aux ministères de proroger le délai prévu, s’ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours. L’article 15 de la Loi permet une prorogation dans les cas suivants :

• observation du délai original entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution fédérale;
• des consultations, y compris au sujet de documents confidentiels du Cabinet, sont nécessaires pour donner suite à la demande dans le délai original;
• davantage de temps est exigé pour la traduction ou dans le transfert des renseignements personnels sur support de substitution.

5.2 Durée des prorogations

En 2022-2023, parmi les sept demandes reçues, trois prorogations ont été prises pour interférence avec les opérations.

Section 6 : Demandes de consultation reçues par d’autres institutions et organisations

Aucune consultation émanant d’une autre institution du gouvernement du Canada ou par d’autres organisations n’a été reçue au cours de la période visée.

Section 7 : Délais de traitement et de fermeture des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Aucune demande relative à des documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée aux services juridiques au cours de la période visée.

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Aucune demande relative à des documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée au Bureau du Conseil privé au cours de la période visée.

Section 8 : Plaintes et enquêtes

En 2022-2023, aucune plainte n’a été reçue (article 31), et il n’y avait aucune plainte en suspens concernant la protection de la vie privée de l’année précédente.

Section 9 : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été reportée d’une période visée précédente. L’EFVP concerne la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus^{Note de bas de page 2}.

Aucune EFVP n’a été réalisée au cours de l’année visée 2022-2023.

Section 10 : Ressources relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Lorsqu’il est au complet, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée, dont un est affecté à temps partiel aux activités relatives à l’application de la Loi.

Au cours de l’exercice 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux estimés à 20 000 $ pour l’application de la Loi. Ces coûts n’incluent pas les ressources dépensées par les autres secteurs du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente Loi.

Formation

Au cours de l’exercice 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP a offert des séances de formation aux employés et à la direction du CRTC. Le Bureau de l’AIPRP a tenu deux séances – une en français et une en anglais – auxquelles ont participé 148 des 550 employés du CRTC, ce qui représente 27 % du personnel. Le Bureau de l’AIPRP continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC à l’égard de la Loi et rencontre les employés afin de fournir un soutien individuel.

L’Intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section qui décrit les rôles et responsabilités du Bureau de l’AIPRP et fournit des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil. Le Bureau de l’AIPRP est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l’ensemble du Conseil et travaille sur une initiative en vue d’inclure des articles dans les Nouvelles de la semaine du CRTC qui est transmis à tous les employés.

Politiques, lignes directrices et procédures propres à l’institution

Le rapport statistique sur la Loi a été remis au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Plaintes

En 2022-2023, aucune plainte n’a été reçue. Et il n’y avait aucune plainte en suspens de l’année précédente.

Surveillance des délais de traitement et de fermeture

Le CRTC s’engage à répondre à toutes les demandes de renseignements personnels complètement et en temps opportun. Par conséquent, le Bureau de l’AIPRP se réunit en tant que groupe chaque semaine afin d’examiner les priorités et les enjeux éventuels. De plus, le coordonnateur rencontre une fois par semaine chaque analyste pour examiner le rendement ponctuel de l’AIPRP et une fois par semaine le Bureau du secrétaire général pour fournir un exposé sur l’état des dossiers ouverts. À son tour, le Bureau du Secrétaire général fait part de ses préoccupations lors de la réunion de la haute direction. Ce comité comprend l’administratrice générale et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de cette personne.

Violations de la vie privée

Au cours de la période visée, le CRTC n’a pas subi d’atteintes graves à la vie privée.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Aucune EFVP n’a été réalisée au cours de la période visée, soit 2022-2023.

Communications pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet au responsable d’une institution fédérale de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu en cause lorsque, à son avis, l’intérêt public l’emporte sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait résulter de la communication ou lorsqu’il est clairement dans l’intérêt fondamental de l’individu de les communiquer.

Au cours de la période visée, le CRTC n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cette disposition.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, Présidente et première dirigeante du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l'article 73 (1) de la Loi sur la protection des renseignement personnels*, délègue à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de la Présidente et première dirigeante en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil, CRTC, ou toute partie d'un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. P-21