Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel du CRTC - 2021-2022

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) est heureux de présenter son rapport annuel au Parlement, conformément à l’article 72^{Note de bas de page 1} de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi). Le rapport décrit les activités qui soutiennent la conformité à l’égard de la Loi pour l’exercice financier commençant le 1er avril 2021 et se terminant le 31 mars 2022.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’article 2 de la Loi stipule qu’elle « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ».

La Loi protège également de la communication non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles stricts sur la façon dont le gouvernement peut recueillir, utiliser, stocker et communiquer des renseignements personnels et en disposer.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal administratif au sein du Gouvernement du Canada chargé de réglementer et de superviser le système de communications du Canada dans l’intérêt public.

Le CRTC fonctionne en vertu d’un certain nombre de pouvoirs statutaires et de lois du Parlement. Il s’agit notamment des textes suivants : la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, la Loi canadienne anti-pourriel et la Loi électorale du Canada, dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de notre mandat; c’est pourquoi nous plaçons les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, notre rôle consiste à consulter les Canadiens sur les questions de communication qui leur importent, à traiter les nombreuses demandes que nous recevons en prenant des décisions et en établissant des règles, à répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes, ainsi qu’à rendre compte aux Canadiens des progrès et des résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la coréglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé au sein de la section de la Gestion de l’information de la Direction de la gestion de l’information et des technologies de l’information. Lorsqu’il est entièrement doté en personnel, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée.

Les activités du Bureau de l’AIPRP comprennent notamment :

• la publication de toutes les divulgations proactives;
• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loi au sein du Conseil;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité du Conseil à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi.

Le Bureau de l’AIPRP utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le Bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du ministère, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au Bureau de l’AIPRP à temps.

En 2021-2022, le CRTC n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 17 décembre 2021. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Performance 2021-2022

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

Le CRTC a reçu 8 nouvelles demandes au cours de la période de référence, ce qui représente une augmentation de 50 % comparativement à l’exercice précédent où 4 demandes avaient été reçues.

Section 2 : Demandes fermées pendant la période de référence

2.1 Disposition et délai de traitement

En 2021-2022, sur les 8 demandes reçues, 2 ont été fermées dans les 15 jours et 4 ont été fermées dans un délai allant de 16 à 30 jours. En 2020-2021, des 4 demandes reçues, aucune demande n’a été reportée de l’année précédente, 3 ont été fermées dans les 15 jours, et 1 a été fermée dans un délai allant de 16 à 30 jours.

Sur les 6 demandes fermées en 2021-2022, 1 a été entièrement communiquée, ce qui représente 12,5 %, et aucune n’a été communiquée en partie. En 2020-2021, sur les 4 demandes fermées, 2 ont été entièrement communiquées, 2 ont été communiquées en partie.

2.2 Exceptions

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions qui peuvent être appliquées pour protéger les informations relatives à un intérêt public ou privé particulier. Le CRTC a utilisé une exception dans deux dossiers; l’article 26, qui protège les informations concernant un autre individu.

2.3 Exclusions

Comme l’année précédente, aucune exclusion n’a été utilisée par le CRTC en réponse aux demandes.

2.4 Support des documents communiqués

En 2021-2022, un dossier a été publié en format électronique. En 2020-2021, quatre dossiers ont été publiés en format électronique.

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2021-2022, 147 pages ont été traitées et 118 pages ont été communiquées. En 2020-2021, 33 pages ont été traitées et 33 pages ont été communiquées.

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

En 2021-2022, 6 fichiers contenaient des documents, dont le nombre moyen de pages était de 36,75 pages. En 2020-2021, le CRTC a fermé 4 demandes, 4 dossiers contenaient des documents avec un nombre moyen de pages de 8,25 pages.

2.5.3 Autres complexités

En 2021-2022, aucune des demandes ne contenait de renseignements entrelacés, ce qui signifie que les documents contenaient les renseignements personnels de plus qu’une personne.

En 2020-2021, aucune des demandes ne contenait de renseignements entrelacés, ce qui signifie que les documents contenaient les renseignements personnels de plus qu’une personne. Aucun avis juridique n’a été demandé.

2.6 Demandes fermées

En 2021-2022, les 6 demandes ont été fermées dans les délais prévus par la Loi.

2.7 Présomption de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Comme l’exercice précédent, toutes les demandes ont été traitées dans les délais prévus par la Loi.

2.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période de référence.

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Selon le paragraphe 8(2) de la Loi, sous réserve d’autres lois fédérales, la communication de renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée conformément aux dispositions des alinéas (a) à (m).

De plus, selon le paragraphe 8(5), dans le cas prévu à l’alinéa (2)(m), le responsable de l’institution fédérale concernée donne un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au commissaire à la protection de la vie privée. Pour la période de référence, il n’y a eu aucune communication de renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRTC n’a reçu aucune demande de communication de documents en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi.

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

En 2021-2022, aucune demande de correction de renseignements personnels a été reçue et traitée au cours de la période de référence.

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

La Loi permet aux ministères de proroger le délai prévu, s’ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours. L’article 15 de la Loi permet une prorogation dans les cas suivants:

• observation du délai original entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution fédérale;
• des consultations, y compris au sujet de documents confidentiels du Cabinet, sont nécessaires pour donner suite à la demande dans le délai original;
• davantage de temps est exigé pour la traduction ou dans le transfert des renseignements personnels sur support de substitution.

Parmi les 8 demandes reçues, aucune prorogation n’a été prise.

5.2 Durée des prorogations

Parmi les 8 demandes reçues, aucune prorogation n’a été prise.

Section 6 : Demandes de consultation reçues par d’autres institutions et organisations

Aucune consultation émanant d’une autre institution du gouvernement du Canada ou par d’autres organisations n’a été reçue au cours de la période de référence.

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Aucune demande relative à des documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée aux services juridiques au cours de la période de référence.

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Aucune demande relative à des documents confidentiels du Cabinet n’a été envoyée au Bureau du Conseil privé au cours de la période de référence.

Section 8 : Plaintes et enquêtes

En 2021-2022, aucune plainte n’a été reçue (article 31), et il n’y avait aucune plainte en suspens concernant la protection de la vie privée de l’année précédente.

Section 9 : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été reportée d’une période de référence précédente. Le Bureau de l’AIPRP prévoit l’inscrire auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) au cours des prochains mois, et une copie sera également fournie au CPVP pour qu’il puisse formuler ses observations. L’EFVP concerne la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus^{Note de bas de page 2}.

Aucune EFVP n’a été réalisée au cours de l’année de référence 2021-2022.

Section 10 : Ressources relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Lorsqu’il est au complet, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée, dont trois sont affectés à temps partiel aux activités relatives à l’application de la Loi. Cela équivaut à 0,563 ETP consacré à l’application de la Loi.

Au cours de l’exercice 2021-2022, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux estimés à 62 275 $ pour l’application de la Loi. Ces coûts n’incluent pas les ressources dépensées par les secteurs de programme du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente Loi.

En raison de la pandémie de COVID-19, de nouvelles mesures en milieu de travail et de nouveaux processus ont été mis en place à la mi-mars, en 2020. Avant la pandémie, le CRTC avait amorcé le processus de soumission électronique de tous les documents sensibles au Bureau de l’AIPRP. Ces nouvelles mesures en milieu de travail ont permis au personnel de l’AIPRP de former et d’encadrer les secteurs pendant qu’ils s’adaptaient à ce nouveau processus électronique d’attribution et de récupération des tâches. Ce processus entièrement numérique est maintenant mis en œuvre au CRTC et les secteurs réagissent de matière efficace à cet environnement électronique.

Formation

Au cours de l’exercice 2021-2022, le Bureau de l’AIPRP a offert plusieurs séances de formation aux employés et à la direction du CRTC. Le Bureau de l’AIPRP a organisé quatre séances, dont deux en français et deux en anglais. Ce sont 44 des quelque 450 employés du CRTC ont participé aux séances, ce qui représente 10 % du personnel. Le Bureau de l’AIPRP continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC à l’égard de la Loi et rencontre régulièrement le personnel afin de fournir un soutien individuel.

L’intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section qui décrit les rôles et responsabilités du Bureau de l’AIPRP et fournit des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil. Le Bureau de l’AIPRP est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l’ensemble du Conseil et travaille sur une initiative en vue d’inclure des articles dans les Nouvelles de la semaine du CRTC qui est transmis à tous les employés.

Politiques, lignes directrices et procédures propres à l’institution

Le Bureau de l’AIPRP s’est acquitté de ses obligations en matière de rapports pour la période de référence en fournissant en temps opportun des données à Info Source et en publiant les rapports annuels. Le rapport statistique sur la Loi a été remis au Secrétariat du Conseil du Trésor. À l’aide de son système de gestion des cas, le Bureau de l’AIPRP a pu chaque jour surveiller le temps pris pour traiter les demandes à l’interne. Un cadre de politique de confidentialité est en cours de mise en œuvre, ainsi que d’autres initiatives de sensibilisation à la confidentialité pour les employés.

Le Bureau de l’AIPRP a également préparé son propre manuel administratif interne pour assurer la cohérence parmi les membres de l’équipe et être en mesure d’aider les nouveaux analystes de l’AIPRP.

Plaintes

En 2021-2022, aucune plainte n’a été reçue. Et il n’y avait aucune plainte en suspens de l’année précédente.

Surveillance des délais de traitement

Le CRTC s’engage à répondre à toutes les demandes de renseignements personnels complètement et en temps opportun. Par conséquent, le Bureau de l’AIPRP se réunit en tant que groupe chaque semaine afin d’examiner les priorités et les enjeux éventuels. De plus, le coordonnateur rencontre une fois par semaine chaque analyste pour examiner le rendement ponctuel de l’AIPRP et une fois par semaine le Bureau du secrétaire général pour fournir un exposé sur l’état des dossiers ouverts. À son tour, le Bureau du secrétaire général fait part de ses préoccupations à la réunion de la haute gestion. Ce comité comprend l’administrateur général et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de lui.

Violations de la vie privée

Au cours de la période de référence, le CRTC n’a pas subi d’atteintes graves à la vie privée.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Aucune EFVP n’a été réalisée au cours de la période de référence 2021-2022.

Une EFVP a été reportée d’une période de référence précédente et elle sera envoyée au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) dans les prochains mois pour être inscrite. Une copie sera également envoyée au CPVP pour examen et commentaires. L’EFVP concerne la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus^{Note de bas de page 3}.

L’EFVP de la Liste nationale des numéros de téléphone exclus a été préparée par un consultant et est actuellement examinée par le Bureau de l’AIPRP.

Communications pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)(m) de la Loi permet au responsable d’une institution fédérale de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu en cause lorsque, à son avis, l’intérêt public l’emporte sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait résulter de la communication ou lorsqu’il est clairement dans l’intérêt fondamental de l’individu de les communiquer.

Au cours de la période de référence, le CRTC n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de cette disposition.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, Président et premier dirigeant du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l'article 73 (1) de la Loi sur la protection des renseignement personnels*, désigne à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de Président et premier dirigeant en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

De plus, la délégation de tous les pouvoirs, devoirs et fonction en vertu de la Loi sur la protection des renseignement personnels avant le 21 juin 2019 demeure en viguer.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil, CRTC, ou toute partie d'un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. P-21