Loi sur l’accès à l’information - Rapport annuel du CRTC - 2021-2022

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) est heureux de présenter son rapport annuel au Parlement, conformément au paragraphe 94(1)^{Note de bas de page 1} de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Le rapport décrit les activités qui soutiennent la conformité à l’égard de la Loi pour l’exercice financier commençant le 1er avril 2021 et se terminant le 31 mars 2022.

L’objectif de la Loi sur l’accès à l’information

L’alinéa 2(2)(a) de la Loi donne aux Canadiens un droit d’accès aux documents du gouvernement fédéral qui relèvent d’une institution fédérale. La Loi précise en outre, à son article 3, qu’elle est destinée à compléter et non à remplacer les procédures existantes d’accès à l’information gouvernementale, et qu’elle ne vise pas à limiter de quelque manière que ce soit l’accès au type d’information gouvernementale normalement accessible au grand public.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal administratif au sein du Gouvernement du Canada chargé de réglementer et de superviser le système de communications du Canada dans l’intérêt public.

Le CRTC fonctionne en vertu d’un certain nombre de pouvoirs statutaires et de lois du Parlement. Il s’agit notamment des textes suivants : la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, la Loi canadienne anti-pourriel et la Loi électorale du Canada, dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de notre mandat; c’est pourquoi nous plaçons les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, notre rôle consiste à consulter les Canadiens sur les questions de communication qui leur importent, à traiter les nombreuses demandes que nous recevons en prenant des décisions et en établissant des règles, à répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes, ainsi qu’à rendre compte aux Canadiens des progrès et des résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la coréglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé au sein de la section de la Gestion de l’information de la Direction de la gestion de l’information et des technologies de l’information. Lorsqu’il est entièrement doté en personnel, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée.

Les activités du Bureau de l’AIPRP comprennent notamment :

• la publication de toutes les divulgations proactives;
• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loi au sein du Conseil;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité du Conseil à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi.

Le Bureau de l’AIPRP utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le Bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du ministère, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au Bureau de l’AIPRP à temps.

En 2021-2022, le CRTC n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi sur l’accès à l’information a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 17 décembre 2021. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Performance 2021-2022

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Nombre de demandes reçues

En 2021-2022, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté 23 demandes de 2020-2021 et a reçu 65 nouvelles demandes au cours de l’exercice 2020-2021 pour un total de 88 demandes.

En 2021-2022, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté 12 demandes de 2019-2020 et a reçu 96 nouvelles demandes au cours de l’exercice 2020-2021 pour un total de 108 demandes.

Ces chiffres représentent une diminution de 32 % des nouvelles demandes et une diminution de 19 % du total des demandes.

1.2 Source des demandes reçues

Les trois catégories de demandeurs les plus importantes en nombre de demandes reçues sont les entreprises avec 23, le public avec 16 et du refus de s’identifier avec 15. Le nombre de demandes émanant des entreprises a augmenté de 43 % par rapport à l’exercice précédent.

1.3 Demandes informelles

Le nombre de demandes informelles a connu une baisse notable de 76 % par rapport à l’exercice précédent, avec un total de 25 demandes informelles traitées en 2021-2022, comparativement à 105 demandes en 2020-2021. Les demandes informelles sont présentées en fonction des résumés publiés des demandes terminées qui sont disponibles sur le site Web du Gouvernement ouvert du Canada.

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite aux demandes

Pendant la période de référence, aucune demande n’a été faite au Commissariat à l’information pour ne pas donner suite à une demande estimée comme vexatoire ou entachée de mauvaise foi, ou qui constitue autrement un abus du droit de faire une demande de communication.

Section 3 : Demandes fermées pendant la période de référence

3.1 Disposition et délai de traitement

Sur les 42 demandes traitées au cours de la période de référence, 21 ont été fermées dans les 30 jours, alors que lors de l’exercice précédent, 58 demandes avaient été fermées dans les 30 jours.

Le fait que 13 demandes ont été fermées dans un délai de 181 jours ou plus témoigne du volume de documents et de la complexité des dossiers traités par le CRTC au cours de la période de référence, ce qui est expliqué plus loin à la section 3.5 de ce rapport.

En ce qui concerne la disposition, sur les 42 demandes fermées, 2 communications du CRTC ont été entièrement communiquées (5 % du total des demandes fermées) et 19 ont été communiquées en partie (40 % du total des demandes fermées). Aucun document n’existait en réponse à 6 demandes (15 % du total des demandes fermées), et 11 demandes (27,5 % du total des demandes fermées) ont été abandonnées. Tous les documents ont été exemptés ou exclus en réponse à 3 demandes (7,5 % du total de demandes fermées).

3.2 Exceptions

Les articles 13 à 24 de la Loi énoncent les exemptions spécifiques et limitées qui peuvent être appliquées pour protéger les renseignements relatifs à un intérêt public ou privé particulier. L’article 26 de la Loi est une exemption administrative relative à la publication d’informations.

Le CRTC s’efforce de communiquer le plus de renseignements possible et de respecter à la fois l’esprit de la Loi et la disposition relative aux prélèvements de l’article 25. La majorité des exemptions invoquées par le CRTC relevaient de trois articles de la Loi soit le paragraphe 19(1) (exception obligatoire), pour but de protéger les renseignements personnels, qui a été utilisé dans 29 dossiers différents, l’alinéa 21(1)(b) (exception discrétionnaire), qui est lié aux opérations du gouvernement, qui a aussi été utilisé dans 30 dossiers différents et l’alinéa 20(1)(b) (exception obligatoire), pour but de protéger les renseignements d’un tiers, qui a été utilisé dans 25 dossiers différents.

Tableau 1 :

Exceptions	2018-2019	2019-2020	2020-2021		2021-2022
13 (1)(a)	1			1
13 (1)(c)
13 (1)(d)
14
14a)
14b)
15(1)				1
16(1)(ii)
16(1)(iii)
16(1)(a)(ii)				1
16(1)(b)	1			1	1
16(1)(c)	2			3
16(2)(a)				1
16(2)(b)				1
16(2)(c)	2			5	5
16(3)				1
16.1(1)(b)					1
16.1(1)(c)
16.2(1)				1
18(a)				1
19(1)	26	22		29	20
20(1)(a)
20(1)(b)	22	18		25	10
20(1)(c)	2	8		16	5
20(1)(d)	1			1
21(1)(a)	9	13		13	11
21(1)(b)	26	19		30	11
21(1)(c)	1				1
21(1)(d)	2				1
22	1			1	4
23	10	10		9	5
24(1)	2	8		2	1
26		2		1

3.3 Exclusions

L’alinéa 68(a) précise que la Loi ne s’applique pas aux documents publiés ou aux documents pouvant être achetés par le public. L’alinéa 68(a) de la Loi a été invoqué dans huit cas au cours de l’exercice. Cette instance n’inclut pas les demandes pour lesquelles le Bureau de l’AIPRP a fourni des liens Web pour permettre au demandeur de trouver des renseignements publics relatifs à sa demande.

En vertu de l’article 68.1 de la Loi, l’information relative aux activités journalistiques, créatives et de programmation détenue par la Société Radio-Canada (SRC) est exclue de la Loi. Il protège les informations relatives aux sources journalistiques, ainsi que l’indépendance créative et programmatique de CBC/Radio-Canada. L’article 68.1 n’a pas été appliqué dans un dossier de cet exercice.

3.4 Support des documents communiqués

Sur les 42 dossiers terminés en 2021-2022, 27 ont été communiqués en format électronique. Pour 16 demandes, aucun document n’a été fourni, car les demandes ont été soit abandonnées, soit elles n’ont donné aucun résultat, soit tous les documents ont été exemptés ou exclus. Aucune demande n’a été transférée à d’autres institutions gouvernementales.

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2021-2022, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a traité 20 873 pages, comparativement à 521 761 pages pour la période de référence précédente, soit une diminution de 96 %. Cette diminution importante provient du type et de la complexité des dossiers traités par le CRTC au cours de l’exercice 2021-2022.

En 2021-2022, le CRTC a communiqué 34 % des pages traitées, comparativement à 2020-2021, où 5 % des pages traitées ont été communiquées dans les dossiers fermés. Cette augmentation significative provient de l’importance d’un grand nombre de page dans un dossier qui a été fermé au cours de l’exercice 2021-2022.

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Sur les 42 demandes traitées pendant la période de référence, des documents ont été communiqués au demandeur dans 57 dossiers. En tout, 44 des réponses contenaient moins de 100 pages.

Le nombre moyen de pages pour les demandes fermées avec divulgation était de 458. En 2019-2020, le nombre moyen de pages pour les demandes fermées avec divulgation était de 630, ceci révèle une diminution de 37 % des pages par dossier avec divulgation.

3.5.3 Autres complexités

Aux fins du rapport, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a utilisé la désignation « Autres » pour suivre le nombre de demandes qui avaient : soit reçu un avis de plainte déposé auprès du Commissariat à l’information du Canada; une demande d’avis juridique; une estimation des frais; ou un avis envoyé à un tiers en vertu du paragraphe 28(1)^{Note de bas de page 2}.

En analysant le tableau ci-dessus, nous pouvons constater une diminution des consultations ainsi que du recours à un avis juridique, alors que le nombre avis envoyés à un tiers a augmenté.

En 2020-2021, 34 dossiers présentaient d’autres complexités comparativement à 35 au cours de cet exercice.

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi

Au cours de la période de référence, sur les 42 demandes fermées, 31 l’ont été dans les délais prévus par la Loi.

3.7 Présomption de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Au cours de la période de référence, onze demandes ont été fermées au-delà des délais prévus par la Loi en raison de la lourde charge de travail. Toutefois, 74 % des demandes ont été fermées à temps. Cela démontre l’engagement du CRTC à assurer l’accès en temps opportun aux documents.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi

Pour les 11 dossiers terminés après le délai prévu par la Loi, une prolongation a été prise. Les 11 dossiers ont bénéficié d’une prolongation de 61 à 120 jours pour 1 dossier, de 121 à 180 jours pour 4 dossiers et de 181 à 365 jours pour 6 dossiers.

3.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période de référence.

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information permet au responsable d’une institution gouvernementale de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

• 9(1)(a) : l’observation du délai entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
• 9(1)(b) : des consultations sont nécessaires et ne peuvent pas se faire dans le délai législatif de 30 jours;
• 9(1)(c) : l’avis de la demande a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l’accès à l’information.

4.2 Durée des prorogations

Au total, 24 prorogations ont été effectuées pour des demandes fermées pendant la période de référence, ce qui représente une diminution par rapport aux 43 prorogations de la période de référence précédente. Sur les 24 demandes traitées pendant la période de référence, 9 prorogations de dossiers ont été effectuées en vertu de l’alinéa 9(1)(a), 1 prorogation de dossier en vertu de l’alinéa 9(1)(b), et 14 prorogations dossiers en vertu de l’alinéa 9(1)(c).

Lorsque la prorogation de délai excède 30 jours, le Bureau de l’AIPRP informe le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le demandeur.

Section 5 : Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont indiqués conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Montant du frais : 5 $

Total des revenus : 310 $

Frais dispensés : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, publiée le 5 mai 2016, et aux modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le CRTC renonce à tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)(a) du Règlement. Le CRTC a renoncé aux frais pour 3 demandes au cours de la période de référence.

Le coût total de l’application de la Loi s’est élevé à 155 101 ,00 $, tel que détaillé dans la section 10 ci-dessous.

Section 6 : Demandes de consultation reçues par d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Le CRTC a reçu 10 nouvelles consultations au cours de la période de référence et 8 ont été fermées. Un nombre total de 445 pages ont été reçues et examinées. Une demande de consultation a été reportée à la période de référence suivante. Cela représente une diminution de 55 % du nombre de demandes et une diminution de 23 % du nombre de pages examinées par rapport à la période de référence précédente.

6.2 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada

Pour les 4 consultations, le Bureau de l’AIPRP a pu fournir une réponse dans les 15 jours; deux réponses ont été fournies dans les 30 jours et 2 réponses ont été fournies dans les 120 jours.

6.3 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres organisations

Aucune consultation n’a été reçue de la part d’autres organisations.

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Aucune consultation de documents confidentiels du Cabinet n’a été nécessaire durant la période de référence.

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Au cours de la période de référence, 18 nouvelles plaintes ont été reçues du Commissariat à l’information du Canada (CIC) et 6 plaintes des exercices précédents ont été reportées. Au cours de la période de référence, 6 plaintes ont été fermée et à la fin de la période de référence, 18 plaintes restaient ouvertes. Le Bureau de l’AIPRP du CRTC s’engage à régler ces plaintes.

Section 9 : Recours judiciaire

Le CRTC n’a participé à aucun litige devant la Cour fédérale concernant les demandes d’accès à l’information pendant la période de référence.

Section 10 : Ressources relatives à la Loi sur l’accès à l’information

Lorsqu’il est doté de tout son personnel, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée qui se consacrent à l’application de la Loi, trois s’y consacrent à temps plein et trois à temps partiel. Cela équivaut à 5,25 ETP consacrés aux activités relatives à la Loi. Toutefois, en raison de circonstances imprévues et de la rotation du personnel, les postes pourvus s’élevaient à 2,274 ETP pour l’exercice 2021-2022.

En 2021-2022, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux estimés à 155 101 $ pour le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi. Ces coûts n’incluent pas les ressources dépensées par les secteurs de programme du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente Loi.

En raison de la pandémie de COVID-19, de nouvelles mesures en milieu de travail et de nouveaux processus ont été mis en place à la mi-mars, en 2020. Avant la pandémie, le CRTC avait amorcé le processus de soumission électronique de tous les documents sensibles au Bureau de l’AIPRP. Ces nouvelles mesures en milieu de travail ont permis au personnel de l’AIPRP de former et d’encadrer les secteurs pendant qu’ils s’adaptaient à ce nouveau processus électronique d’attribution et de récupération des tâches. Ce processus entièrement numérique est maintenant mis en œuvre au CRTC et les secteurs réagissent de matière efficace à cet environnement électronique.

Formation

Au cours de l’exercice 2021-2022, le bureau de l’AIPRP a offert des séances de formation aux employés et à la direction du CRTC. Le Bureau de l’AIPRP a tenu quatre séances – deux en français et deux en anglais – auxquelles ont participé 44 des 450 employés du CRTC, ce qui représente 10 % du personnel. Le Bureau de l’AIPRP continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC à l’égard de la Loi et rencontre les employés afin de fournir un soutien individuel.

L’intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section qui décrit les rôles et responsabilités du Bureau de l’AIPRP et fournit des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil. Le Bureau de l’AIPRP est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l’ensemble du Conseil et travaille sur une initiative en vue d’inclure des articles dans les Nouvelles de la semaine du CRTC qui est transmis à tous les employés.

Politiques, lignes directrices et procédures et initiatives

Info Source est une série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et sur ses activités de collecte de données. Info Source a pour but d’aider le grand public à accéder à l’information gouvernementale et à exercer les droits que lui confèrent la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.

Chaque année, le Bureau de l’AIPRP prépare des mises à jour des activités et des fonds de renseignements du CRTC et les publie dans Info Source, et les publie sur le site Web du CRTC. En 2021-2022, le Conseil a poursuivi la révision de son chapitre Info Source en fonction des Résultats stratégiques et de l’Architecture d’alignement de programme.

Sur son site Web, le CRTC présente des renseignements sur ses politiques et sa structure organisationnelle ainsi que sur les moyens de communiquer avec ses représentants. Conformément à la politique du gouvernement fédéral sur la divulgation proactive, le site Web du CRTC donne également accès aux renseignements sur les frais de déplacement et d’accueil, les contrats, les reclassifications de postes, les sommaires de demandes de l’accès à l’information terminées, et les titres des notes préparées à l’intention du responsable du CRTC.

Le Bureau de l’AIPRP a également préparé son propre manuel administratif interne pour assurer la cohérence parmi les membres de l’équipe et être en mesure d’aider les nouveaux analystes de l’AIPRP.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Au cours de la période de référence 2021-2022, 18 nouvelles plaintes ont été reçues et 6 ont été fermées au cours du même exercice avec 6 plaintes ont été reportées de 2020-2021. Parmi celles-ci, 1 a été déposée en 2017-2018 et les 5 autres en 2020-2021.

Le CIC a déposé 6 résultats de constatations au cours de l’année de référence, qui ont été estimés résolus.

Suivi de la conformité

Le CRTC s’engage à répondre à toutes les demandes d’accès à l’information complètement et en temps opportun. Par conséquent, le Bureau de l’AIPRP se réunit chaque semaine afin d’examiner les priorités et les problèmes éventuels. En outre, le coordonnateur de l’AIPRP rencontre quotidiennement les analystes pour passer en revue le respect des délais, et chaque semaine le Bureau du secrétaire général pour faire le point sur l’état des dossiers ouverts. À son tour, le Bureau du Secrétaire général fait part de ses préoccupations lors de la réunion de la haute gestion. Ce comité comprend l’administrateur général et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de lui.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur l’accès à l’information

Je, soussigné, Président et premier dirigeant du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l'article 95 (1) de la Loi sur l'accès à l'information*, désigne à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de Président et premier dirigeant en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

De plus, la délégation de tous les pouvoirs, devoirs et fonction en vertu de la Loi sur l'accès à l'information avant le 21 juin 2019 demeure en viguer.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil CRTC, ou toute partie d’un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. A-1