Création de documents accessibles

Les principes de base suivants peuvent être appliqués pour améliorer l’accessibilité des documents :

1. Utilisez des formats de fichier texte.
2. Utilisez des descriptions textuelles pour expliquer le contenu et la fonction des images intégrées au document.
3. Utilisez des fonctions de formatage pour organiser le document.

Utiliser des formats de fichier texte

Un fichier texte contient seulement des caractères d’imprimerie (p. ex. des lettres, des chiffres et des symboles) et aucun caractère de commande (autres caractères qui lanceraient une action liée au texte). Voici des exemples d’applications logicielles qui utilisent des formats de fichier texte :

• Document Microsoft Word
• RTF (Rich text format)
• Bloc-notes (Notepad)

Décrire textuellement les images

Une image peut présenter un obstacle majeur pour une personne aveugle ou partiellement voyante. Une description textuelle peut être utilisée pour expliquer le contenu et la fonction d’une image intégrée au document. Cependant, cette description ne doit pas fournir de renseignements additionnels; elle ne doit que substituer un texte à une image.

Le texte de remplacement et la longue description sont deux méthodes de description textuelle. Dans les deux cas, le lecteur d’écran lira la description textuelle. Les images simples nécessitent un texte de remplacement alors que les images complexes nécessitent à la fois un texte de remplacement et une description longue.

Texte de remplacement

Un texte de remplacement est habituellement utilisé dans le cas d’une image simple, où il suffit de décrire le contenu ou la fonction de l’image. Par exemple, il peut s’agir du logo d’une entreprise (le texte de remplacement pourrait être le nom de l’entreprise) ou de la photo d’un gestionnaire (le texte de remplacement serait le prénom et le nom de famille du gestionnaire).

Si une image ne fournit pas de renseignements liés au contenu du document (c’est-à-dire que vous pourriez la supprimer sans enlever d’information du document), un texte de remplacement n’est pas nécessaire. C’est le cas, par exemple, des sauts de page, qui paraissent souvent comme une image. L’icône PDF fournie en tant que lien pour télécharger un document PDF est un autre exemple, si l’icône se trouve à côté du texte qui la décrit. Normalement, le texte de remplacement serait « PDF ». Toutefois, puisque l’icône PDF est comprise dans le texte qui la décrit, il n’est pas nécessaire de fournir un texte de remplacement.

Description longue

Une description longue est habituellement utilisée lorsque l’image est complexe; ce type d’image requiert une description plus précise du contenu ou de la fonction qu’elle représente. C’est le cas des diagrammes à secteurs ou à barres, des cartes et des organigrammes. Ces images nécessitent un texte de remplacement et une description longue.

Prenez par exemple l’image qui suit :

La première étape serait de fournir un texte de remplacement, c’est-à-dire une légende pour l’image (diagramme 1, Survol du budget de 2015-2016).

Ensuite, il faudrait écrire un texte plus long, décrivant le contenu et la fonction de l’image. Pour un diagramme comme celui ci-dessus, le message principal pourrait être résumé, et les tendances ou points importants qui s’en dégagent pourraient être expliqués. Par exemple :

Survol du budget de 2015/2016 pour les régions de l’Est, de l’Ouest et du Nord. Pour les quatre trimestres de l’exercice financier, le budget reste stable pour chaque région, soit de 20 000 à 30 000 $ pour la région de l’Est, de 30 000 à 40 000 $ pour la région de l’Ouest et 45 000 $ pour la région du Nord. Au troisième trimestre, cependant, le budget de la région de l’Est a augmenté temporairement à 90 000 $.

Pour de plus amples renseignements, notamment sur des instructions étape par étape pour rendre les images encore plus accessibles, veuillez consulter les Lignes directrices de base pour les images et les tableaux.

Utiliser des fonctions de formatage pour organiser le document

Vous trouverez ci-dessous des façons d’utiliser les fonctions de formatage de votre application logicielle afin que le contenu de votre document soit organisé et logique.

• Utilisez les styles de titre de l’application (p. ex. dans Microsoft Word, utilisez Titre, Sous-titre 1, Sous-titre 2).
• Si votre document est long, insérez une table des matières.
• Utilisez une police de caractères qui se lit facilement, d’au moins 10 à 12 points.
• Utilisez des images décoratives avec modération, ou évitez-les tout simplement.
• Utilisez des graphiques seulement pour appuyer ce qui est déjà mentionné dans le texte.

Lignes directrices de base pour les images et les tableaux

Lorsque vous ajoutez une image ou un tableau à votre document, appliquez les règles suivantes :

• Écrivez du texte d’introduction pour chaque tableau, diagramme ou image dans le corps du texte.
• Ajoutez une légende pour chaque image ou tableau (p. ex. Tableau 1, Audiences et dates d’audience).
• Les images simples nécessitent un texte de remplacement (texte Alt) alors que les images complexes nécessitent à la fois un texte de remplacement et une description longue.
  • Le texte de remplacement doit être ajouté dans l’image alors que la description longue doit être ajoutée dans le corps du texte.
  • Une longue description ne doit pas être fournie dans une zone de texte. Elle devrait figurer immédiatement après l’image dans le texte du document.
• Il est recommandé de fournir un tableau de données pour accompagner les graphiques. L’avantage d’inclure ce tableau est que votre longue description peut simplement décrire le message global du graphique, sans alourdir le texte avec des chiffres. Vous pouvez ensuite présenter le tableau de données qui lui fournira le détail numérique. Par exemple :

Instructions pour ajouter un texte de remplacement ou une description longue dans un document Microsoft Word

Pour ajouter un texte de remplacement ou une longue description à une image dans Microsoft Office 2003 :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’image.
2. Choisissez Format de l’image.
3. Sélectionnez l’onglet Web.
4. Entrez le texte de remplacement ou la description longue de l’image.
5. Cliquez sur Fermer.

Pour ajouter un texte de remplacement ou une longue description à une image dans Microsoft Office 2007 :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’image.
2. Choisissez Format de l’image.
3. Sélectionnez l’onglet Texte de remplacement.
4. Entrez le texte de remplacement ou la description longue de l’image.
5. Cliquez sur Fermer.

Pour ajouter un texte de remplacement ou une longue description à une image dans Microsoft Office 2010 :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’image.
2. Choisissez Format de l’image.
3. Sélectionnez l’onglet Texte de remplacement
4. Entrez le texte de remplacement ou la description longue de l’image; n’entrez rien dans la zone de titre.
5. Cliquez sur Fermer.

Si vous n’êtes pas en mesure de suivre les instructions précédentes, vous pouvez ajouter une commande Texte de remplacement à la barre d’outils Accès rapide (angle supérieur gauche au-dessus du ruban, près du Bouton Office) afin de créer un raccourci permanent pour cette commande. Vous n’aurez qu’à effectuer les étapes suivantes qu’une seule fois.

1. Cliquez sur Personnaliser la barre d’outils Accès rapide , à l’extrémité droite de la barre.
2. Sous Choisir les commandes dans les catégories suivantes, cliquez sur Commandes courantes.
3. Sélectionnez Commandes non présentes sur le ruban.
4. Cliquez sur Texte de remplacement, puis sur Ajouter.

Pour ajouter un texte de remplacement ou une longue description à une image :

1. Sélectionnez l’image.
2. Cliquez sur la commande Texte de remplacement dans la barre d’outils Accès rapide.
3. Sélectionnez l’onglet Texte de remplacement.
4. Entrez le texte de remplacement ou la description longue de l’image.
5. Cliquez sur Fermer.

Date de modification :

2015-06-08