ARCHIVÉ - Radiodiffusion - Lettre du Conseil - Shaw Communications Inc.

Lettre

Ottawa, le 20 septembre 2002

Monsieur Ken Stein
Premier vice-président
Affaires générales et réglementaires
Shaw Communications Inc.
45, rue O'Connor, suite 870
Ottawa (Ontario)
K1P 1A4

Objet : Mesures de confidentialité conformément à la décision de radiodiffusion CRTC 2002-84

Monsieur,

Dans la décision de radiodiffusion CRTC 2002-84 du 12 avril 2002 intitulée Modifications aux conditions de licence relatives à une séparation structurelle pour Cancom et Star Choice (la décision 2002-84), le Conseil a approuvé des révisions aux conditions de licence de Les Communications par satellite canadien inc. (Cancom) et de Star Choice Television Network Incorporated (Star Choice). Aux termes des nouvelles conditions, Cancom et Star Choice sont tenues l'une et l'autre de garder des fonctions séparées et un personnel distinct pour s'occuper des ventes, du marketing et du service à la clientèle. Les nouvelles conditions stipulent également que le Conseil devra d'abord approuver les mesures de confidentialité destinées à protéger les renseignements confidentiels concernant les ventes, le marketing ainsi que le service à la clientèle et, dans le cas de Star Choice, les renseignements confidentiels concernant la négociation d'accords d'affiliation avec les entreprises de programmation.

Dans la décision 2002-84, le Conseil a déclaré que l'approbation des nouvelles conditions de licence n'entrerait en vigueur qu'au moment où il aurait approuvé les mesures de confidentialité révisées. Plus précisément, le Conseil a déclaré que les mesures de confidentialité que les requérantes ont déposées devaient être renforcées afin de garantir que les fonctions liées aux ventes, au marketing et au service à la clientèle seront séparées, et que la confidentialité des renseignements assurée. Le Conseil a donc ordonné aux requérantes de déposer des mesures de confidentialité révisées (1) qui traitent de la façon dont les mesures seront mises en ouvre, (2) qui contiennent la définition appropriée d'expressions telles que « renseignements confidentiels » et « renseignements sur les abonnés », et (3) qui prescriraient les dispositions relatives à la sécurité physique de tout « renseignement confidentiel ».

Le 13 mai 2002, Shaw Communications Inc. (Shaw) a déposé des mesures de confidentialité révisées, conformément à la décision 2002-84. Le 24 mai 2002, l'Association canadienne des radiodiffuseurs (l'ACR) a déposé des observations concernant ces procédures et le 10 juin 2002, Shaw Communications Inc. a déposé une réplique ainsi qu'une version révisée des procédures.

L'annexe ci-jointe contient les mesures de confidentialité, telles qu'approuvées par le Conseil.

Dans ses observations, l'ACR a fait valoir que selon les mesures proposées par Shaw dans son dépôt du 13 mai 2002, le personnel de Cancom et de Star Choice dont les fonctions sont liées aux ventes, au marketing et au service à la clientèle, ainsi qu'à la négociation d'accords d'affiliation avec des entreprises de programmation, n'aurait pas le droit de fournir de renseignements confidentiels au personnel des autres entreprises autorisées. Toutefois, les mesures n'empêcheraient pas le personnel de Shaw Cablesystems de fournir des renseignements confidentiels au personnel de Star Choice ou de Cancom.

Shaw a notamment répliqué qu'elle consentirait à ce que les mesures de confidentialité s'appliquent également au « personnel approprié de Shaw Cablesystems » affecté aux ventes, au marketing, au service à la clientèle et à la négociation des accords d'affiliation. Shaw a déposé une version révisée des mesures de confidentialité, ajoutant une référence à « Shaw » dans le cas de certaines dispositions.

Le Conseil fait remarquer que les licences des entreprises de distribution de radiodiffusion (EDR) par câble de Shaw ne lui ont pas été présentées dans le cadre de l'instance qui a abouti à la décision 2002-84. Cependant, les mesures déposées dans le cadre de l'instance initiale précisaient « qu'il n'y aura aucun partage de renseignements concernant les abonnés entre les divisions des ventes, du marketing et du service à la clientèle de l'entreprise de câblodistribution de Shaw, de Cancom et de l'entreprise de distribution par SRD de Star Choice. » [ italique ajouté] . Conformément à cette approche, les mesures approuvées par le Conseil précisent que le personnel de Star Choice et de Cancom « ne communiquera aucun renseignement confidentiel à toute autre division ou provenant d'une autre division, ou de Shaw Communications Inc. », sauf conformément aux mesures de confidentialité (article 3.1). De plus, le Conseil inclut de l'information concernant les EDR par câble de Shaw dans la définition de « renseignements confidentiels ».

Ce qui revient à dire que les employés de Cancom et de Star Choice n'ont pas le droit d'échanger des renseignements confidentiels entre eux, dans un sens ou dans l'autre, avec les EDR par câble de Shaw ou avec Shaw

Communications Inc., sauf tel que prévu dans les procédures. Le Conseil estime cependant qu'il est approprié que les EDR par câble de Shaw et leurs employés soient liés directement, par condition de licence, au respect des procédures en matière de confidentialité. Le Conseil s'attend à ce que Shaw propose des conditions de licence appropriées pour ses EDR par câble, quand leurs licences devront être renouvelées.

De plus, conformément au préambule des mesures que propose Shaw, le Conseil fait référence aux renseignements relatifs aux groupes de services à la clientèle (GSC) dans la définition de « renseignements confidentiels ». Le Conseil ajoute également un libellé reflétant la conclusion qu'il a tirée dans la décision 2002-84, à savoir que la définition devrait être formulée conformément à la définition de renseignement confidentiel énoncée dans l'Entente de services aux entreprises de Téléglobe.

La deuxième crainte de l'ACR était que les mesures visent tous les employés qui négocient des accords avec les entreprises de programmation, y compris les gestionnaires et les cadres susceptibles d'être concernés. Shaw a répliqué que les mesures proposées sont claires et suffisantes. Elle a déclaré que si un employé de ces compagnies participait à la négociation d'accords d'affiliation avec des entreprises de programmation, cet employé serait assujetti aux restrictions décrites dans les mesures.

Le Conseil fait remarquer que les mesures que Shaw a déposées dans le cadre de cette instance prévoient que « les employés dont les fonctions incluent la vente, le marketing et le service à la clientèle ou la négociation d'accords d'affiliation avec des entreprises de programmation ne fourniront pas de renseignements confidentiels aux personnes d'autres divisions dont les fonctions incluent la vente, le marketing et le service à la clientèle ou les négociations relatives aux accords d'affiliation avec des entreprises de programmation ». Le Conseil est d'avis que ce libellé serait suffisamment inclusif pour garantir que les procédures en matière de confidentialité s'appliquent à tous les employés, y compris les gestionnaires et les cadres susceptibles de participer à l'une ou l'autre de ces fonctions.

Néanmoins, le Conseil a des réserves face à la portée de l'interdiction concernant les renseignements confidentiels, telle que proposée par Shaw, et il estime que cette disposition ne réussirait probablement pas à prévenir la divulgation de renseignements confidentiels entre titulaires. Par exemple, le Conseil fait remarquer que, de prime abord, les mesures déposées par Shaw dans le cadre de cette instance permettraient à un employé affecté aux ventes ou au marketing de Star Choice de fournir des renseignements confidentiels à un membre du personnel comptable de la division de câblodistribution de Shaw, lequel pourrait à son tour transmettre librement l'information au personnel des ventes ou du marketing de Shaw.

Compte tenu de ce qui précède, le Conseil estime qu'il convient de prendre une approche différente. Il révise donc l'interdiction de communiquer des renseignements confidentiels pour que la condition s'applique à tous les employés de Star Choice et de Cancom (article 3.1), sauf dans un cas (article 3.4), à savoir pour fournir ces renseignements aux employés d'autres titulaires ou de Shaw Communications dont les fonctions peuvent comporter des services de soutien ou de conseils à Star Choice ou à Cancom. Cependant, les employés qui offrent de tels services de soutien et de conseils doivent eux-mêmes être assujettis aux mesures de confidentialité, entre autres choses, et accepter de ne pas fournir de renseignements confidentiels au personnel de toute autre « division », telle que décrite, autre que celle d'où émane le renseignement.

Le Conseil estime que cette approche est conforme à la disposition ci-après, laquelle faisait partie des mesures de confidentialité déposées dans le cadre de l'instance initiale, mais qui a été supprimée dans les dépôts que Shaw a faits en mai et en juin 2002 :

Le personnel de supervision, de même que les cadres et employés dont la fonction est de soutenir le personnel des ventes, du marketing ou du service à la clientèle des entreprises autorisées, auront accès aux renseignements confidentiels concernant les abonnés, uniquement dans les cas où un renseignement s'avère indispensable à l'exercice de leurs responsabilités au sein de l'entreprise; ils prendront alors les mesures nécessaires pour que ce renseignement ne soit pas divulgué au personnel des ventes, du marketing ou du service à la clientèle d'une entreprise autorisée autre que celle d'où émane le renseignement.

De plus, le Conseil insérera à nouveau une disposition semblable à celle qui suit, laquelle a également été supprimée des mesures que Shaw a déposées en mai et en juin 2002 :

Les employés affectés aux ventes, au marketing ou au service à la clientèle d'une des entreprises autorisées ne feront pas de promotion et ne fourniront pas de renseignements aux clients actuels ou éventuels de leur entreprise concernant d'autres entreprises autorisées, sauf à ceux qui en font expressément la demande.

Le Conseil estime que le retrait des éléments susmentionnés dans le dépôt de Shaw du 13 mai 2002 n'est pas conforme à la conclusion qu'il a tirée dans la décision 2002-84, où il soutenait qu'il fallait « renforcer » l'application des mesures. De plus, le Conseil estime qu'il faut réinsérer ces éléments dans les mesures si l'on veut atteindre le but visé, qui est de garantir que les titulaires continuent de séparer les fonctions liées à la vente, au marketing et au service à la clientèle, ainsi qu'à la négociation d'accords avec les entreprises de programmation.

Les autres révisions proposées aux mesures visent à préciser le libellé et à s'assurer que les fonctions pertinentes demeurent effectivement séparées et conformes aux conditions de licence approuvées dans la décision 2002-84.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

La secrétaire générale intérimaire,

Diane Rhéaume

c.c. Association canadienne des radiodiffuseurs
       Canadian Cable Systems Alliance Inc.
       CTV Inc.
       Global Television Network
       Bell ExpressVu Limited Partnership

Mesures de confidentialité

1.0 Préambule

1.1 Shaw Communications Inc. et ses filiales ouvrent au sein de différentes entreprises distinctes qui exploitent aux termes de licences que le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) leur attribuent conformément à la Loi sur la radiodiffusion. De façon plus précise, diverses filiales (directes ou indirectes) de Shaw Communications Inc. exploitent des entreprises de câblodistribution, Les Communications par satellite canadien inc. (Cancom) exploite une entreprise de distribution par relais satellite (EDRS) et Star Choice Television Network Incorporated (Star Choice) exploite une entreprise de distribution par satellite de radiodiffusion directe (entreprise de distribution par SRD).

1.2 Chacune de ces entreprises autorisées dispose de son propre personnel en ce qui concerne les ventes, le marketing et le service à la clientèle. Dans le cas de Star Choice et des entreprises de câblodistribution de Shaw, ces entreprises autorisées disposent non seulement de leur propre effectif pour les fonctions susmentionnées, mais également pour les relations avec les affiliées. De plus, les groupes de services à la clientèle (GSC) exploitent au sein des entreprises de câblodistribution de Shaw, conformément au paragraphe 33 de l'avis public CRTC 2000-81 du 9 juin 2000. Les membres de ces effectifs ont accès aux renseignements confidentiels qui concernent l'entreprise dont ils relèvent.

1.3 Les mesures énoncées ci-après ont été établies dans le but de protéger la confidentialité de certains renseignements. Ces mesures de confidentialité visent à assurer la séparation des fonctions énumérées à l'article 1.2, conformément à la décision de radiodiffusion CRTC 2002-84 du 12 avril 2002 intitulée Modifications aux conditions de licence relatives à une séparation structurelle pour Cancom et Star Choice.

2.0 Définitions

2.1 Shaw s'entend de Shaw Cablesystems, associé commandité, les partenaires correspondants ou toute autre filiale (directe ou indirecte) ou affiliée de Shaw Communications Inc. détenant une licence de câblodistribution.

2.2 Star Choice s'entend de Star Choice Television Network Inc.

2.3 Cancom s'entend de Les Communications par satellite canadien Inc.

2.4 Division s'entend (i) de Shaw, de Star Choice ou de Cancom, prise individuellement, telles que ces entreprises sont définies dans la présente, ou (ii) de toute combinaison de ces entreprises.

2.5 Renseignement confidentiel (i) s'entend de tout renseignement, communiqué par écrit ou verbalement, concernant les ventes, le marketing, le service à la clientèle ou les fonctions des GSC de Star Choice, de Cancom ou de Shaw, de tout renseignement concernant leurs accords d'affiliation avec les entreprises de programmation ou de tout renseignement concernant leurs produits, lesquels renseignements Star Choice, Cancom et Shaw ne diffusent habituellement pas à l'extérieur de leurs entreprises respectives, ou lesquels renseignements Star Choice, Cancom et Shaw Star Choice chercheraient, en temps normal, à protéger des concurrents, que ces renseignements soient expressément désignés « confidentiels », et (ii) comprend les renseignements fournis par un client ou recueillis exclusivement pour le profit d'un client aux fins de la prestation du service.

3.0 Mesures de confidentialité

3.1Les employés de Star Choice et de Cancom (y compris les agents, les gestionnaires et le personnel de surveillance) n'ont pas le droit de communiquer de renseignements confidentiels à une autre division, que ces renseignements émanent de leur propre division ou d'une autre, à moins qu'il ne le leur soit permis aux termes des présentes mesures de confidentialité.

3.2 Les gestionnaires de Star Choice et de Cancom qui sont responsables des employés décrits à l'article 3.1 doivent, au moment de l'entrée en fonction de ces employés et ensuite une fois l'an, passer en revue les présentes mesures de confidentialité avec chaque employé. Par la même occasion, le gestionnaire et l'employé doivent également examiner le contenu de l'Entente relative à la protection des renseignements confidentiels. L'employé et son surveillant immédiat doivent signer ce formulaire en foi duquel ils attestent avoir lu et compris l'Entente et les mesures de confidentialité. Star Choice et Cancom conservent chacune une copie de l'Entente dûment signée. Si Star Choice et Cancom ont chacune fait des efforts raisonnables pour obtenir la signature de l'employé, mais en vain, la signature de l'Entente par le surveillant immédiat de l'employé suffira.

3.3 Aucun membre du personnel des ventes, du marketing ou du service à la clientèle de Cancom ou de Star Choice n'a le droit de faire de la promotion auprès des clients actuels ou éventuels ou de leur communiquer des renseignements concernant d'autres entreprises autorisées, à moins que le client n'en ait fait la demande expresse.

3.4 De temps à autre, Cancom et Star Choice peuvent se prévaloir des services de soutien ou de conseils des agents et des employés d'une autre division ou de Shaw Communications Inc. Le cas échéant, Cancom et Star Choice ont le droit de communiquer des renseignements confidentiels à ces agents et employés, mais uniquement s'ils en ont absolument besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités et offrir les services de soutien ou de conseils et pourvu (1) que les renseignements en question ne sont pas fournis au personnel d'une division autre que celle d'où émanent les renseignements, et (2) que les agents ou les employés recevant les renseignements confidentiels acceptent d'être liés par les mesures de confidentialité et les dispositions de l'Entente relative à la protection des renseignements confidentiels

3.5 L'employé qui a des questions au sujet de l'application des présentes mesures de confidentialité doit s'adresser à son surveillant immédiat. Au besoin, le surveillant immédiat s'en remettra au chef du contentieux et secrétaire général ou au premier vice-président des Affaires générales et réglementaires de Shaw Communications Inc.

4.0 Entreposage des renseignements

4.1 Les renseignements confidentiels propres à chacune des entreprises de Shaw, de Cancom et de Star Choice, ainsi que les renseignements confidentiels fournis aux agents et aux employés conformément à l'article 3.4, seront stockés dans des bases de données distinctes.

4.2 Les employés qui sont décrits à l'article 3.1 ou 3.4 et qui ont en main tout support physique contenant des renseignements confidentiels doivent, le soir, les jours non ouvrables et lorsque qu'ils s'absentent de leur poste de travail pendant une période prolongée, ranger ce matériel dans une pièce, un bureau, un classeur ou tout autre lieu d'entreposage verrouillé.

5.0 Disposition relative aux employés quittant leur poste

5.1 Lorsqu'un employé décrit à l'article 3.1 ou 3.4 quitte l'entreprise suite à une cessation d'emploi ou pour prendre sa retraite, ou lorsqu'il quitte un poste qui lui conférait un accès aux renseignements confidentiels, son surveillant immédiat revoit l'Entente relative à la protection des renseignements confidentiels de l'employé avec lui et il s'assure que l'employé en comprend bien les dispositions.

Entente relative à la protection des renseignements confidentiels

Renseignement confidentiel (i) s'entend de tout renseignement, communiqué par écrit ou verbalement, concernant les ventes, le marketing, le service à la clientèle ou les fonctions des GSC de Star Choice, de Cancom ou de Shaw, de tout renseignement concernant leurs accords d'affiliation avec les entreprises de programmation ou de tout renseignement concernant leurs produits, lesquels renseignements Star Choice, Cancom et Shaw ne diffusent habituellement pas à l'extérieur de leurs entreprises respectives, ou lesquels renseignements Star Choice, Cancom et Shaw Star Choice chercheraient, en temps normal, à protéger des concurrents, que ces renseignements soient expressément désignés « confidentiels » ou non au moment de leur divulgation, et (ii) comprend les renseignements fournis par un client ou recueillis exclusivement pour le profit d'un client aux fins de la prestation du service.

Mesures de confidentialité s'entendent des mesures approuvées par le CRTC conformément à la décision de radiodiffusion CRTC 2002-84 du 12 avril 2002 intitulée Modifications aux conditions de licence relatives à une séparation structurelle pour Cancom et Star Choice ainsi que des mesures approuvées par le Conseil conformément aux licences de Cancom et de Star Choice.

L'employé reconnaît qu'il a ou pourrait avoir accès à des renseignements confidentiels et qu'il irait à l'encontre des mesures de confidentialité s'il divulguait de tels renseignements.

L'employé reconnaît que les mesures de confidentialité sont imposées aux termes des licences de Cancom et de Star Choice et que les entreprises de Shaw, de Cancom et de Star Choice sont incapables, au-delà des restrictions prescrites dans les Mesures de confidentialité et dans l'Entente relative à la protection des renseignements confidentiels, se protéger adéquatement contre les méfaits des actions de l'employé.

Ainsi, en considération de son emploi, l'employé accepte de ne pas communiquer de renseignements confidentiels à quiconque tout au long de sa durée d'emploi, sauf aux termes des Mesures de confidentialité. De plus, l'employé s'engage à ne pas divulguer de renseignements confidentiels à quiconque après la fin de son emploi.