Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel du CRTC - 2019-2020

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) présente au Parlement son rapport annuel, conformément à l’article 72^{Note de bas de page 1} de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi). Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi pour l’exercice commençant le 1^er avril 2019 et se terminant le 31 mars 2020.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’article 2 de la Loi stipule qu’elle « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ».

La Loi protège également de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles stricts sur la façon dont le gouvernement peut recueillir, utiliser, stocker et divulguer des renseignements personnels et en disposer.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal administratif du gouvernement du Canada qui est chargé de réglementer et de superviser le système de communication canadien dans l’intérêt public.

Le CRTC exerce ses activités conformément à un certain nombre de pouvoirs statutaires et de lois du Parlement, dont les suivantes : la Loi sur le CRTC, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, la Loi canadienne anti-pourriel et la Loi électorale du Canada dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de notre mandat; c’est pourquoi nous plaçons les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, notre rôle englobe ce qui suit : consulter les Canadiens sur des questions importantes pour eux ayant trait aux communications, traiter les nombreuses demandes que nous recevons en prenant des décisions et en établissant des règles, donner suite aux enquêtes et aux plaintes, ainsi que rendre compte aux Canadiens sur les progrès et sur les résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la co-réglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la Capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Structure organisationnelle

Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé dans la section de la Gestion de l'information de la Direction de la gestion de l'information et des technologies de l'information. Lorsque le personnel est pleinement doté, le bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés indéterminés.

Les activités du bureau de l’AIPRP comprennent notamment :

• publier toutes les divulgations proactives;
• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loi au sein du Conseil;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du Ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité ministérielle à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi.

Le bureau de l’AIPRP utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du Conseil, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au bureau de l’AIPRP à temps.

En 2019-2020, le CRTC n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la
Loi sur la protection des renseignements personnels.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 30 juillet 2020. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Performance 2019-2020

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le CRTC a reçu 11 nouvelles demandes au cours de la période de référence, ce qui représente une augmentation de 266% par rapport à l'année précédente où trois demandes avaient été reçues.

Section 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1. Disposition et délai de traitement

Sur les 11 demandes reçues et une qui était en suspens par rapport à l’exercice précédent, trois ont été fermées dans un délai de 15 jours, six ont été fermées entre 16 et 30 jours, et trois ont été fermées entre 31 et 60 jours. En 2018-2019, sur les trois demandes reçues, deux ont été fermées dans un délai de 15 jours et, comme la troisième demande a été reçue quelques jours avant la fin de la période de référence, elle a été reportée à la période de référence suivante.

Sur les 12 demandes fermées, une a été entièrement divulguée, cinq ont été divulguées en partie, quatre aucun document n’existe et deux ont été abandonnées par les demandeurs. En 2018-2019, aucun document n’a été trouvé pour les deux des demandes fermées.

2.2 Exceptions

Les articles 18 à 28 de la loi énoncent les exceptions qui peuvent être appliquées pour protéger les informations relatives à un intérêt public ou privé particulier. Le CRTC a utilisé deux exceptions dans les cinq demandes; l’article 26, qui protège l’information sur une autre personne et l’article 27, qui protège les renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat.

2.3 Exclusions

Comme l’année précédente, le CRTC n’a pas utilisé d’exclusions pour répondre aux demandes.

2.4 Support des documents communiqués

Une demande a été publiée en format papier, et cinq demandes ont été publiées dans un format électronique. En 2018-2019, aucun format n'a été utilisé parce qu’il n’y avait aucune information pour chacune des demandes.

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

6 099 pages ont été traitées et 1 814 pages ont été divulguées. En 2018-2019, aucune page n’avait été traitée et divulguée.

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Le CRTC a fermé 12 demandes. Huit demandes ayant des documents ce qui constitue un nombre de pages moyen de 787. En 2018-2019, étant donné qu’aucun document n’a été produit en réponse aux demandes, il n'y a pas de nombre de pages moyen pour la période de référence.

2.5.3 Autres complexités

En 2019-2020, cinq des demandes contenaient des renseignements entrelacés, ce qui signifie que les documents contenaient les renseignements personnels de plus qu’une personne. Des conseils juridiques ont été demandés pour un dossier qui a été abandonné par le demandeur. Cela est contraire à 2018-2019, où il n’y avait pas de dossiers pour les deux demandes fermées au cours de la période considérée, alors il n’y avait donc pas de complexité à signaler.

2.6 Demandes fermées

En 2019-2020, les 12 demandes ont été fermées dans les délais prévus par la Loi.

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

Comme l’année précédente, toutes les demandes ont été traitées dans les délais prévus par la Loi.

2.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période de référence.

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Selon le paragraphe 8(2) de la Loi, sous réserve d’autres lois fédérales, la communication de renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée conformément aux dispositions des alinéas a) à m).

De plus, selon le paragraphe 8(5), dans le cas prévu à l’alinéa (2)m), le responsable de l’institution fédérale concernée donne un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au Commissaire à la protection de la vie privée. Pour la période visée par le rapport, il n’y a eu aucune communication de renseignement personnel en vertu du paragraphe 8(2)m) de la Loi.

Au cours de la dernière période visée, le CRTC n'a reçu aucune demande de communication des documents en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi.

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

En 2019-2020, une demande de correction de renseignements personnels a été reçue et traitée au cours de la période de référence.

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs de prorogation et disposition des demandes

La Loi permet aux ministères de proroger le délai prévu, s’ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours. L’article 15 de la Loi permet une prorogation dans les cas suivants :

• l’observation du délai original entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution fédérale;
• des consultations, y compris au sujet de documents confidentiels du Cabinet, sont nécessaires pour donner suite à la demande dans le délai original;
• du temps supplémentaire est exigé pour la traduction ou dans le transfert des renseignements personnels sur support de substitution.

Parmi les 11 demandes reçues et une qui qui était en suspens par rapport aux exercices précédents, deux prorogations ont été prises.

5.2 Durée des prorogations

Une prorogation de 30 jours a été prise pour les deux demandes.

Section 6 : Demandes de consultation reçues par d'autres institutions et organisations

Deux consultations émanant d'une autre institution du gouvernement du Canada ont été reçues et traitées, mais aucune consultation par d'autres organisations n'a été reçue au cours de la période de référence.

Section 7 : Délais de traitement de demandes de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Aucune demande liée aux documents confidentiels du Cabinet n'a été envoyée aux services juridiques au cours de la période par le rapport.

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Aucune demande liée aux documents confidentiels du Cabinet n'a été envoyée au Bureau du Conseil privé au cours de la période visée par le rapport.

Section 8 : Plaintes et enquêtes

En 2019-2020, une nouvelle plainte été reçue (article 31), et une était en suspens des exercices précédents. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a communiqué au bureau de l'AIPRP son rapport des résultats concernant les deux plaintes qui ont été jugées non fondées. Il n’y a pas de plaintes en cours en matière de protection de la vie privée.

Section 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ont été reportées d’une période de déclaration précédente. Le bureau de l’AIPRP prévoit les enregistrer auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) dans les mois à venir. Une copie sera également remise au CPVP pour leurs commentaires. L'une des EFVP concerne la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus^{Note de bas de page 2} et l'autre concerne le Programme interne de gestion des talents.

De plus, une évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP) a été réalisée pour déterminer si une évaluation complète des facteurs (EFVP) était requise avant le lancement d'un projet de recherche sur les services de relais vidéo (SRV). La EPFVP couvrait une grande partie du même contenu qu'une EFVP, mais à un niveau de détail différent. La conclusion de l’EPFVP a déterminé qu’une EFVP complète n’était pas nécessaire avant le lancement du Project.

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Lorsque le personnel est complet, le bureau de l'AIPRP du CRTC est doté de six ressources nommées pour une période indéterminée, dont trois sont consacrées à temps partiel aux activités liées à la Loi. Cela équivaut à 0.83 ETP consacré à l'administration de la Loi. En 2019-2020, le bureau de l'AIPRP a engagé des coûts salariaux estimés à 63 646 $ pour l’administration de la loi. Ces coûts n'incluent pas les ressources dépensées par les secteurs de programme du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente Loi.

En raison de la pandémie de COVID-19, de nouvelles mesures en milieu de travail et de nouveaux processus ont été mis en place. Conséquemment, tous les employés n’eurent pas accès au réseau en même temps. Bien que le CRTC ait amorcé le processus de soumission électronique de tous les documents sensibles au Bureau de l’AIPRP avant la COVID-19, certains secteurs n’avaient pas adopté ce processus à la mi-mars. Ces nouvelles mesures en milieu de travail ont permis au personnel de l’AIPRP de former et d’encadrer les secteurs pour qu’ils s’adaptent à ce nouveau processus. Cela a occasionné quelques retards dans la récupération des dossiers et dans le traitement des demandes. Les effets se feront plus ressentir au cours de la période de rapport suivante.

Formation

Au cours de l’exercice 2019-2020, le bureau de l’AIPRP a offert des séances de formation aux employés et à la direction du CRTC. Le bureau de l’AIPRP a tenu 11 séances, trois en français et huit en anglais, auxquelles 63 des 450 employés du CRTC ont assisté. Cela représente 14% du personnel. Le bureau de l’AIPRP continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC à l’égard de la Loi et rencontre les employés afin de fournir un soutien individuel.

L’intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section qui décrit les rôles et responsabilités du bureau de l’AIPRP et fournit des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil. Le bureau de l’AIPRP est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l’ensemble du Conseil et travaille sur une initiative visant à inclure des articles dans les Nouvelles hebdomadaires du CRTC distribué à tous les employés.

Politiques, lignes directrices et procédures propres à l’institution

Le bureau de l'AIPRP s'est acquitté de ses obligations en matière de rapports pour la période visée en fournissant en temps voulu des données à Info Source et en publiant les rapports annuels. Le rapport de statistique sur la Loi a été remis au Secrétariat du Conseil du Trésor. À l’aide de son système de gestion des cas, le bureau de l’AIPRP a pu chaque jour surveiller le temps pris pour traiter les demandes. Un cadre de politique de confidentialité est en cours de mise en œuvre, ainsi que d'autres initiatives de sensibilisation à la confidentialité pour les employés.

Le bureau de l’AIPRP a également préparé son propre manuel administratif interne pour assurer la cohérence parmi les membres de l’équipe et être en mesure d’aider les nouveaux analystes de l’AIPRP.

Plaintes

En 2019-2020, une nouvelle plainte a été reçue. Le bureau de l'AIPRP a collaboré avec le CPVP et la plainte a été résolue ainsi que la plainte qui était en suspens. Le Conseil s’engage à protéger les informations personnelles des personnes.

Surveillance des délais de traitement

Le CRTC s'engage à répondre à toutes les demandes de renseignements personnels complètement et en temps opportun. Par conséquent, le bureau de l'AIPRP se réunit en tant que groupe chaque semaine afin d'examiner les priorités et les problèmes éventuels. De plus, la Coordonnatrice se réunit une fois par semaine avec chacun des analystes pour examiner le rendement ponctuel de l’AIPRP et une fois par semaine avec le bureau du secrétaire général pour fournir un exposé sur l'état des dossiers ouverts. À son tour, le bureau du secrétaire général soulève tous les sujets de préoccupation à la réunion des subalternes directs. Ce comité comprend l'administrateur général et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de lui.

Atteintes à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport, le CRTC n’a pas subi d’atteintes graves à la vie privée. En ce qui concerne l’infraction en suspens, le bureau de l’AIPRP a conclu qu’il ne s’agissait pas d’une atteintes graves et qu’il n’était pas nécessaire d’envoyer le rapport au CPVP.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Aucune ÉFVP n’a été achevée au cours de la période de rapport 2019-2020.

Deux ÉFVP ont été reportées d’une période de rapport antérieure, et les deux seront envoyées au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) dans les prochains mois pour être inscrites. Une copie sera également envoyée au CPVP pour examen et commentaires. L’une des ÉFVP se rapporte à La liste nationale des numéros de téléphone^{Note de bas de page 3} exclus et l’autre se rapporte au Programme de gestion des talents.

L’ÉFVP de la Liste nationale des numéros de téléphone exclus a été préparée par un consultant et est actuellement examinée par le bureau de l'AIPRP.

La section des Ressources humaines (RH) a demandé une ÉFVP afin d'évaluer leur nouveau formulaire pour le Programme de gestion des talents. Le bureau de l'AIPRP est actuellement dans le processus d'examiner la présentation des RH.

De plus, une évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (ÉPFVP) a été réalisée pour déterminer si une évaluation complète des facteurs ÉEFVP) était requise avant le lancement d'un projet de recherche sur les services de relais vidéo (SRV). L’ÉPFVP couvrait une grande partie du même contenu qu'une EFVP, mais à un niveau de détail différent. La conclusion de l’ÉPFVP a déterminé qu’une ÉFVP complète n’était pas nécessaire avant le lancement du Project.

Communications pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet au responsable d’une institution fédérale de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu en cause lorsque, à son avis, l'intérêt public l'emporte sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait résulter de la divulgation ou lorsqu'il est clairement dans le meilleur intérêt de l'individu de divulguer.

Durant la période visée par le présent rapport, le CRTC n’a divulgué aucun renseignement personnel en vertu de cette disposition.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, Président et premier dirigeant du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l’article 73 (1) de la Loi sur la protection des renseignement personnels*, désigne à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de Président et premier dirigeant en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

De plus, la délégation de tous les pouvoirs, devoirs et fonction en vertu de la Loi sur la protection des renseignement personnels avant le 21 juin 2019 demeure en viguer.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil, CRTC, ou toute partie d’un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. P-21

Annexe B : Rapport statistique

Annexe C: Tableaux des nouvelles exceptions

Tableaux des nouvelles exceptions