Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel du CRTC - 2018-2019

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) présente au Parlement son rapport annuel, conformément à l’article 72^{Note de bas de page 1} de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi). Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi pour l’exercice commençant le 1^er avril 2018 et se terminant le 31 mars 2019.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’article 2 de la Loi stipule qu’elle « a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ».

La Loi protège également de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels. De plus, elle place des contrôles stricts sur la façon dont le gouvernement peut recueillir, utiliser, stocker et divulguer des renseignements personnels et en disposer.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal administratif du gouvernement du Canada qui est chargé de réglementer et de superviser le système de communication canadien dans l’intérêt public.

Le CRTC exerce ses activités conformément à un certain nombre de pouvoirs statutaires et de lois du Parlement, dont les suivantes : la Loi sur le CRTC, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, la Loi canadienne anti-pourriel et la Loi électorale du Canada dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de notre mandat; c’est pourquoi nous plaçons les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, notre rôle englobe ce qui suit : consulter les Canadiens sur des questions importantes pour eux ayant trait aux communications, traiter les nombreuses demandes que nous recevons en prenant des décisions et en établissant des règles, donner suite aux enquêtes et aux plaintes, ainsi que rendre compte aux Canadiens sur les progrès et sur les résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la co-réglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la Capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Administration

Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé dans la section de la Gestion de l'information de la Direction de la gestion de l'information et des technologies de l'information.

Les activités du bureau de l’AIPRP comprennent notamment :

• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loi au sein du Conseil;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du Ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité ministérielle à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi.

Le bureau de l’AIPRP utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du Conseil, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au bureau de l’AIPRP à temps.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 6 septembre 2017. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Rapport statistique de 2018-2019 : Interprétation

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le CRTC a reçu trois nouvelles demandes au cours de la période de référence, ce qui représente une diminution de 25 % par rapport à l'année précédente où quatre demandes avaient été reçues et traitées.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1. Disposition et délai de traitement

Sur les trois demandes reçues, deux ont été fermées dans un délai de 15 jours et, comme la troisième a été reçue quelques jours avant la fin de la période de référence, elle a été reportée à la période de référence suivante. En 2017-2018, quatre demandes ont été reçues, deux ont été fermées dans un délai de 15 jours, une entre 16 et 30 jours et une entre 31 et 60 jours.

Aucun document n’a été trouvé pour l'une des demandes fermées en 2018-2019. Au cours de la période de référence précédente, les dossiers étaient entièrement divulgués dans une demande et en partie dans les trois autres.

2.2 Exceptions

Les articles 18 à 28 de la loi énoncent les exceptions qui peuvent être appliquées pour protéger les informations relatives à un intérêt public ou privé particulier. Étant donné que les deux demandes ne comportaient aucun document, aucune exception n'a été appliquée.

2.3 Exclusions

Comme l’année précédente, le CRTC n’a pas utilisé d’exclusions pour répondre aux demandes.

2.4 Support des documents communiqués

Aucun format n'a été utilisé puisqu’aucune information n'ayant été divulguée aux demandeurs. Comparativement à l'année précédente, où le format papier et le format électronique étaient utilisés de manière égale.

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Aucune page n'a été traitée ou divulguée au cours de la période de référence, contrairement à l'année précédente, où 1 534 pages avaient été traitées et 493 avaient été communiquées aux demandeurs.

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Étant donné qu’aucun document n’a été produit en réponse aux demandes, il n'y a pas de nombre de pages moyen pour la période de référence. En 2017-2018, le CRTC a fermé quatre demandes avec un nombre de pages moyen de 383 pages.

2.5.3 Autres complexités

Étant donné qu’il n’y avait pas de documents pour les deux demandes fermées pendant la période de référence, il n’y a aucune complexité à déclarer. Cela est contraire à 2017-2018, lorsque trois des demandes contenaient des renseignements entrelacés, ce qui signifie que les documents contenaient les renseignements personnels de plus qu’une personne.

2.6 Présomptions de refus

Comme l’année précédente, toutes les demandes ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi.

2.7 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Selon le paragraphe 8(2) de la Loi, sous réserve d’autres lois fédérales, la communication de renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée conformément aux dispositions des alinéas a) à m).

De plus, selon le paragraphe 8(5), dans le cas prévu à l’alinéa (2)m), le responsable de l’institution fédérale concernée donne un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au Commissaire à la protection de la vie privée. Pour la période visée par le rapport, il n’y a eu aucune communication de renseignement personnel en vertu du paragraphe 8(2)m) de la Loi.

Au cours de la dernière période visée, le CRTC n'a reçu aucune demande de communication des documents en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi.

Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Deux demandes de correction de renseignements personnels ont été reçues et traitées au cours de la période de référence.

Partie 5 : Prorogations

5.1 Motifs de prorogation et disposition des demandes

La Loi permet aux ministères de proroger le délai prescrit, s’ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours. L’article 15 de la Loi permet une prorogation dans les cas suivants :

• l’observation du délai original entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution fédérale;
• des consultations, y compris au sujet de documents confidentiels du Cabinet, sont nécessaires pour donner suite à la demande dans le délai original;
• du temps supplémentaire est exigé dans les cas de traduction ou dans les cas de transfert des renseignements personnels sur support de substitution.

Parmi les trois demandes reçues par le CRTC, aucune prorogation n’a été prise.

5.2 Durée des prorogations

Aucune extension n’a été prise puisque les demandes ont été traitées et complétées dans un délai de 15 jours.

Partie 6 : Demandes de consultation reçues par d'autres institutions et organisations

Une consultation émanant d'une autre institution du gouvernement du Canada a été reçue et traitée, mais aucune consultation par d'autres organisations n'a été reçue au cours de la période de référence.

Partie 7 : Délais de traitement de demandes de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

Aucune demande liée aux documents confidentiels du Cabinet n'a été envoyée aux services juridiques au cours de la période par le rapport.

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Aucune demande liée aux documents confidentiels du Cabinet n'a été envoyée au Bureau du Conseil privé au cours de la période visée par le rapport.

Partie 8 : Plaintes et enquêtes

En 2018-2019, aucune nouvelle plainte n'a été reçue (article 31), mais cinq plaintes étaient en suspens par rapport aux exercices précédents. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a communiqué au bureau de l'AIPRP les résultats de sa décision concernant quatre des plaintes qui ont toutes été jugées non fondées. Le bureau de l'AIPRP travaille toujours sur une plainte en suspens d'une année précédente.

Partie 9 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ont été reportées d’une période de déclaration précédente. Le bureau de l’AIPRP prévoit les enregistrer auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) dans les mois à venir. Une copie sera également remise au CPVP pour leurs commentaires. L'une des EFVP concerne la liste nationale de numéros de télécommunication exclus^{Note de bas de page 2} et l'autre concernant le programme interne de gestion des talents.

De plus, une évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP) a été réalisée pour déterminer si une évaluation complète des facteurs (EFVP) était requise avant le lancement d'un réseau Wi-Fi public dans le bâtiment. Le réseau Wi-Fi public offre un accès Internet au personnel, aux consultants et aux appareils mobiles personnels des employés. La EPFVP couvrait une grande partie du même contenu qu'une EFVP, mais à un niveau de détail différent. La conclusion de l’EPFVP a déterminé qu’une EFVP complète n’était pas nécessaire avant le lancement du service.

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

À son effectif complet, le bureau de l'AIPRP du CRTC dispose de cinq ressources nommé pour une période indéterminée, dont deux sont consacrées à temps partiel aux activités liées à la Loi. Cela équivaut à un ETP consacré à l'administration de la Loi. En 2018-2019, le bureau de l'AIPRP a engagé des coûts salariaux estimés à 65 808 $. Ces coûts n'incluent pas les ressources dépensées par les secteurs de programme du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente loi.

Formation

Au cours de l'exercice 2018-2019, plusieurs séances de formation ont été offertes aux employés et à la direction du CRTC. Le bureau de l'AIPRP a tenu six sessions dont trois en français et trois en anglais. Environ 100 des 450 employés du CRTC ont assisté aux séances, ce qui représente 22 % du personnel. Le bureau de l'AIPRP continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC liés à la Loi et en cas de besoin rencontre les employés afin de fournir un soutien personnalisé.

Le site intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section qui décrit les rôles et responsabilités du bureau de l’AIPRP et fournit de l’information sur la Loi et sur les politiques et procédures connexes du Conseil. Le bureau de l'AIPRP est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l'ensemble du Conseil et travaille à une initiative visant à inclure des articles dans un format hebdomadaire d'actualités à tous les employés.

Le bureau de l'AIPRP a également préparé un manuel administratif pour assurer la cohérence au sein de l'équipe et pour fournir aux nouveaux analystes de l'AIPRP.

Politiques, lignes directrices et procédures propres à l’institution

Le bureau de l'AIPRP s'est acquitté de ses obligations en matière de rapports pour la période visée en fournissant en temps voulu des données à Info Source et en publiant les rapports annuels. Le rapport de statistique sur la Loi a été remis au Secrétariat du Conseil du Trésor. À l’aide de son système de gestion des cas, le bureau de l’AIPRP a pu chaque jour surveiller le temps pris pour traiter les demandes. Un cadre de politique de confidentialité est en cours de mise en œuvre, ainsi qu'une formation de sensibilisation à la vie privée pour les employés.

Plaintes

En 2018-2019, aucune plainte n'a été reçue. Le bureau de l'AIPRP collabore avec le CPVP pour résoudre la plainte en suspens. Le Conseil s’engage à protéger les informations personnelles des personnes.

Surveillance des délais de traitement

Le CRTC s'engage à répondre à toutes les demandes de renseignements personnels complètement et en temps opportun. Par conséquent, le bureau de l'AIPRP se réunit en tant que groupe chaque semaine afin d'examiner les priorités et les problèmes éventuels. De plus, la Coordonnatrice se réunit une fois par semaine avec chacun des analystes pour examiner le rendement ponctuel de l’AIPRP et une fois par semaine avec le bureau du secrétaire général pour fournir un exposé sur l'état des dossiers ouverts. À son tour, le bureau du secrétaire général soulève tous les sujets de préoccupation à la réunion des subalternes directs. Ce comité comprend l'administrateur général et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de lui.

Atteintes à la vie privée

Deux atteintes à la vie privée ont été signalées au cours de la période visée. L’un a été complété et il n’était pas nécessaire d’envoyer le rapport au CPVP. En ce qui concerne la deuxième infraction, le bureau de l’AIPRP enverra son rapport au CPVP en temps voulu.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Deux EFVP ont été reportées d’une période de rapport antérieure, et les deux seront envoyées au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) dans les prochains mois pour être inscrites. Une copie sera également envoyée au CPVP pour examen et commentaires. L’une des EFVP se rapporte à La liste nationale des numéros de téléphone exclus^{Note de bas de page 3} et l’autre se rapporte au programme de gestion des talents.

La liste nationale des numéros de téléphone exclus a été préparée par un consultant et est actuellement examinée par le bureau de l'AIPRP.

La section des Ressources humaines (RH) a demandé un EFVP afin d'évaluer leur nouveau formulaire pour le Programme de gestion des talents. Le bureau de l'AIPRP est actuellement dans le processus d'examiner la présentation des RH.

Une évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée afin de déterminer si une ÉFVP complète était nécessaire avant le lancement d’un réseau Wi-Fi public dans le bâtiment. La conclusion a déterminé qu’un EFVP de base n’était pas nécessaire avant le lancement du service.

Communications pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi permet au responsable d’une institution fédérale de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’individu en cause lorsque, à son avis, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou lorsqu’il est clairement dans le l’intérêt supérieur de l’individu de le faire.

Durant la période visée par le présent rapport, le CRTC n’a divulgué aucun renseignement personnel en vertu de cette disposition.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, Président et premier dirigeant du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignement personnels*, désigne à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de Président et premier dirigeant en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil, CRTC, ou toute partie d’un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. P-21

Annexe B : Rapport statistique

Annexe C: Tableaux des nouvelles exceptions

Tableaux des nouvelles exceptions