Loi sur l’accès à l’information - Rapport annuel du CRTC - 2022-2023

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) est heureux de présenter son rapport annuel au Parlement, conformément au paragraphe 94(1)^{Note de bas de page 1} de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Le rapport décrit les activités qui soutiennent la conformité à l’égard de la Loi pour l’exercice financier commençant le 1er avril 2022 et se terminant le 31 mars 2023.

L’objectif de la Loi sur l’accès à l’information

L’article 2a) de la Loi donne aux Canadiens un droit d’accès aux documents du gouvernement fédéral qui relèvent d’une institution fédérale. La Loi précise en outre, à son article 3, qu’elle est destinée à compléter et non à remplacer les procédures existantes d’accès à l’information gouvernementale, et qu’elle ne vise pas à limiter de quelque manière que ce soit l’accès au type d’information gouvernementale normalement accessible au grand public.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal administratif au sein du Gouvernement du Canada chargé de réglementer et de superviser le système de communications du Canada dans l’intérêt public.

Le CRTC fonctionne en vertu d’un certain nombre de pouvoirs statutaires et de lois du Parlement. Il s’agit entre autres des textes suivants : la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, la Loi canadienne anti-pourriel et la Loi électorale du Canada, dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de notre mandat; c’est pourquoi nous plaçons les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, notre rôle consiste à consulter les Canadiens sur les questions de communication qui leur importent, à traiter les nombreuses demandes que nous recevons en prenant des décisions et en établissant des règles, à répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes, ainsi qu’à rendre compte aux Canadiens des progrès et des résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la coréglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé au sein de la section de la Gestion de l’information de la Direction de la gestion de l’information et des technologies de l’information. Lorsqu’il est entièrement doté en personnel, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée.

Les activités du Bureau de l’AIPRP comprennent entre autres :

• la publication de toutes les divulgations proactives;
• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loiau sein du Conseil;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité du Conseil à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi.

Le Bureau de l’AIPRP utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le Bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du ministère, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au Bureau de l’AIPRP à temps.

En 2022-2023, le CRTC n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi sur l’accès à l’information a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 25 juillet 2023. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Performance 2022-2023

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Nombre de demandes reçues

En 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté 46 demandes de 2021-2022 et a reçu 101 nouvelles demandes au cours de l’exercice 2022-2023 pour un total de 147 demandes.

En 2021-2022, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté 23 demandes de 2020-2021 et a reçu 65 nouvelles demandes au cours de l’exercice 2021-2022 pour un total de 88 demandes.

Ces chiffres représentent une augmentation de 55 % des nouvelles demandes et une augmentation de 67 % du total des demandes.

1.2 Source des demandes reçues

Les trois catégories de demandeurs les plus importantes en nombre de demandes reçues sont les entreprises avec 40, le public avec 27 et du refus de s’identifier avec 17. Le nombre de demandes émanant des entreprises a augmenté de 150 % par rapport à l’exercice précédent.

1.3 Demandes informelles

Le nombre de demandes informelles a connu une augmentation notable de 676 % par rapport à l’exercice précédent, avec un total de 194 demandes informelles traitées en 2022-2023, comparativement à 25 demandes en 2021-2022. Les demandes informelles sont présentées en fonction des résumés publiés des demandes terminées qui sont disponibles sur le site Web du Gouvernement ouvert du Canada.

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite aux demandes

Pendant la période visée, aucune demande n’a été faite au Commissariat à l’information pour ne pas donner suite à une demande estimée comme vexatoire ou entachée de mauvaise foi, ou qui constitue autrement un abus du droit de faire une demande de communication.

Section 3 : Demandes fermées pendant la période visée

3.1 Disposition et délai de traitement et de fermeture

Sur les 97 demandes traitées et fermées au cours de la période visée, 40 ont été fermées dans les 30 jours, alors que lors de l’exercice précédent, 21 demandes avaient été fermées dans les 30 jours.

En ce qui concerne la disposition, sur les 97 demandes fermées, 21 communications du CRTC ont été entièrement communiquées (22 % du total des demandes fermées) et 50 ont été communiquées en partie (51 % du total des demandes fermées). Aucun document n’existait en réponse à 17 demandes (17,5 % du total des demandes fermées), et sept demandes (7 % du total des demandes fermées) ont été abandonnées. Tous les documents ont été exemptés ou exclus en réponse à deux demandes (2 % du total de demandes fermées).

3.2 Exceptions

Les articles 13 à 24 de la Loi énoncent les exemptions spécifiques et limitées qui peuvent être appliquées pour protéger les renseignements relatifs à un intérêt public ou privé particulier. L’article 26 de la Loi est une exemption administrative relative à la publication d’informations.

Le CRTC s’efforce de communiquer le plus de renseignements possible et de respecter à la fois l’esprit de la Loi et la disposition relative aux prélèvements de l’article 25. La majorité des exceptions invoquées par le CRTC relevaient de trois articles de la Loi : le paragraphe 19 (1) (exception obligatoire), qui protège les renseignements personnels, a été utilisé dans 30 dossiers différents, les alinéas 21(1)a) et 21(1)b) (exceptions discrétionnaires), qui se rapportent aux activités du gouvernement, ont été utilisés dans 23 et 20 dossiers différents, respectivement.

Tableau 1 :

Exceptions	2018-2019	2019-2020	2020-2021	2021-2022	2022-2023
13 (1)a)	1	-	1	-	-
13 (1)c)	-	-	-	-	-
13 (1)d)	-	-	-	-	-
14	-	-	-	-	-
14a)	-	-	-	-	-
14 b)	-	-	-	-	-
15(1)	-	-	1	-	-
16(1)(ii)	-	-	-	-	-
16(1)(iii)	-	-	-	-	-
16(1)a)(ii)	-	-	1	-	-
16(1)b)	1	-	1	1	-
16(1)c)	2	-	3	-	-
16(2)a)	-	-	1	-	-
16(2)b)	-	-	1	-	-
16(2)c)	2	-	5	5	5
16(3)	-	-	1	-	-
16.1(1)b)	-	-	-	1	-
16.1(1)c)	-	-	-	-	-
16.2(1)	-	-	1	-	-
17	-	-	-	-	5
18a)	-	-	-	-	1
18 b)	-	-	1	-	1
19(1)	26	22	29	20	30
20(1)a)	-	-	-	-	2
20(1)b)	22	18	25	10	14
20(1)c)	2	8	16	5	7
20(1)d)	1	-	1	-	4
21(1)a)	9	13	13	11	23
21(1)b)	26	19	30	11	20
21(1)c)	1	-	-	1	1
21(1)d)	2	-	-	1	2
22	1	-	1	4	-
23	10	10	9	5	8
24(1)	2	8	2	1	3
26	-	2	1	-	-

3.3 Exclusions

Aucune exclusion n’a été invoquée dans les dossiers fermés pour l’exercice 2022-2023.

3.4 Support des documents communiqués

Sur les 97 dossiers terminés en 2022-2023, 71 ont été communiqués en format électronique. Pour 26 demandes, aucun document n’a été fourni, car les demandes ont été soit abandonnées, soit elles n’ont donné aucun résultat ou soit tous les documents ont été exemptés ou exclus. Aucune demande n’a été transférée à d’autres institutions gouvernementales.

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a traité 4 881 pages, comparativement à 20 873 pages pour la période visée précédente, soit une diminution de 77 %.

En 2022-2023, le CRTC a communiqué 68 % des pages traitées, comparativement à 2021-2022, où 34 % des pages traitées ont été communiquées dans les dossiers fermés.

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Sur les 97 demandes traitées et fermées pendant la période visée, des documents ont été communiqués au demandeur dans 71 dossiers. En tout, 58 des réponses contenaient moins de 100 pages.

Le nombre moyen de pages pour les demandes fermées avec divulgation était de 64. En 2021-2022, le nombre moyen de pages pour les demandes fermées avec divulgation était de 464, ceci révèle une diminution de 86 % des pages par dossier avec divulgation.

3.5.3 Autres complexités

Aux fins du rapport, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a utilisé la désignation « Autres » pour suivre le nombre de demandes qui avaient : soit reçu un avis de plainte déposé auprès du Commissariat à l’information du Canada; une demande d’avis juridique; une estimation des frais; ou un avis envoyé à un tiers en vertu du paragraphe 28(1)^{Note de bas de page 2}.

L’analyse du tableau ci-dessus permet de constater une augmentation des consultations nécessaires ainsi que des avis juridiques demandés, tandis que les avis aux tiers ont diminué par rapport à l’exercice précédent. En 2021-2022, 35 dossiers présentaient d’autres complexités contre 34 pour l’exercice en cours.

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi

Au cours de la période visée, sur les 97 demandes fermées, 67 ont été fermées dans les délais prévus par la Loi.

3.7 Présomption de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Au cours de la période visée, 30 demandes ont été fermées au-delà des délais prévus par la Loi en raison de la lourde charge de travail. Toutefois, 69 % des demandes ont été fermées à temps. Cela démontre l’engagement du CRTC à assurer l’accès en temps opportun aux documents.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi

Pour les 30 dossiers achevés après le délai fixé par la Loi, 22 dossiers ont fait l’objet d’une prolongation. Les 30 dossiers ont fait l’objet d’une prolongation de 1 à 15 jours supplémentaires pour deux dossiers, de 16 à 30 jours pour un dossier, de 31 à 60 jours pour trois dossiers, de 61 à 120 jours pour sept dossiers, de 121 à 180 jours pour un dossier, de 181 à 365 jours pour six dossiers et pour deux dossiers qui ont nécessité plus de 365 jours. Les huit autres dossiers qui ont été fermés après le délai légal n’ont fait l’objet d’aucune prorogation.

3.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée.

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information permet au responsable d’une institution gouvernementale de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

• 9(1)a) : l’observation du délai entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
• 9(1)b) : des consultations sont nécessaires et ne peuvent pas se faire dans le délai législatif de 30 jours;
• 9(1)c) : l’avis de la demande a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l’accès à l’information.

4.2 Durée des prorogations

Au total, 59 prorogations ont été accordées à des demandes fermées au cours de la période visée, ce qui représente une augmentation par rapport aux 24 prorogations accordées au cours de la période précédente. Sur ces 59 prorogations, 38 l’ont été au titre de l’alinéa 9(1)a), six au titre de l’alinéa 9(1)b) et 15 au titre de l’alinéa 9(1)c).

Le Bureau de l’AIPRP informe les demandeurs de toute prorogation accordée et, en cas de demande de prorogation au-delà de 30 jours, le Commissariat à l’information du Canada (CIC) est également informé.

Section 5 : Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont indiqués conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Montant des frais : 5 $

Total des revenus : 485 $

Frais dispensés : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, publiée le 5 mai 2016, et les modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le CRTC renonce à tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement. Le CRTC a renoncé aux frais pour quatre demandes au cours de la période visée.

Le coût total de l’application de la Loi s’est élevé à 270 000,00 $, tel que détaillé dans la partie 10 ci-dessous.

Section 6 : Demandes de consultation reçues par d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Le CRTC a reçu neuf nouvelles consultations au cours de la période visée et neuf ont été fermées. Un nombre total de 85 pages ont été reçues et examinées. Deux demandes de consultation ont été reportées à la période visée suivante. Cela représente une diminution de 10 % du nombre de demandes et une diminution de 81 % du nombre de pages examinées par rapport à la période visée précédente.

6.2 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada

Pour trois des consultations, le Bureau de l’AIPRP a été en mesure de fournir une réponse dans les 15 jours; quatre réponses ont été fournies dans les 120 jours, une réponse a été fournie dans les 365 jours et une réponse a été fournie au-delà des 365 jours.

6.3 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres organisations

Aucune consultation n’a été reçue de la part d’autres organisations.

Section 7 : Délais de traitement et de fermeture des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Aucune consultation de documents confidentiels du Cabinet n’a été nécessaire durant la période visée.

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Au cours de la période visée, 20 nouvelles plaintes ont été reçues du Commissariat à l’information du Canada (CIC) et 17 plaintes des exercices précédents ont été reportées. Au cours de la période visée, 29 plaintes ont été fermées et à la fin de la période visée, huit plaintes restaient ouvertes. Le Bureau de l’AIPRP du CRTC s’engage à régler ces plaintes.

Section 9 : Recours judiciaire

Le CRTC n’a participé à aucun litige devant la Cour fédérale concernant les demandes d’accès à l’information pendant la période visée.

Section 10 : Ressources relatives à la Loi sur l’accès à l’information

Lorsqu’il est doté de tout son personnel, le Bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés nommés pour une période indéterminée qui se consacrent à l’application de la Loi, cinq s’y consacrent à temps plein et un à temps partiel. Pour l’exercice 2022-2023, le nombre de postes occupés s’élevait à 4,0 ETP, dont un employé à temps partiel/occasionnel.

En 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts salariaux estimés à 270 000 $ pour le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi. Ces coûts n’incluent pas les ressources dépensées par les secteurs de programme du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente Loi.

En raison de la pandémie de COVID-19, de nouvelles mesures en milieu de travail et de nouveaux processus ont été mis en place à la mi-mars, en 2020. Avant la pandémie, le CRTC avait amorcé le processus de soumission électronique de tous les documents sensibles au Bureau de l’AIPRP. Ces nouvelles mesures en milieu de travail ont permis au personnel de l’AIPRP de former et d’encadrer les secteurs pendant qu’ils s’adaptaient à ce nouveau processus électronique d’attribution et de récupération des tâches. Ce processus entièrement numérique est maintenant mis en œuvre au CRTC et les secteurs réagissent de manière efficace à cet environnement électronique.

Formation

Au cours de l’exercice 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP a offert des séances de formation aux employés et à la direction du CRTC. Le Bureau de l’AIPRP a tenu deux séances – une en français et une en anglais – auxquelles ont participé 148 des 550 employés du CRTC, ce qui représente 27 % du personnel. Le Bureau de l’AIPRP continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC à l’égard de la Loi et rencontre les employés afin de fournir un soutien individuel.

L’Intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section qui décrit les rôles et responsabilités du Bureau de l’AIPRP et fournit des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil. Le Bureau de l’AIPRP est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l’ensemble du Conseil et travaille sur une initiative en vue d’inclure des articles dans les Nouvelles de la semaine du CRTC qui est transmis à tous les employés.

Politiques, lignes directrices et procédures et initiatives

Info Source est une série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et sur ses activités de collecte de données. Info Source a pour but d’aider le grand public à accéder à l’information gouvernementale et à exercer les droits que lui confèrent la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.

 Info Source pour le CRTC est publié sur le site Web du Conseil.

Sur son site Web, le CRTC présente des renseignements sur ses politiques et sa structure organisationnelle ainsi que sur les moyens de communiquer avec ses représentants. Conformément à la politique du gouvernement fédéral sur la divulgation proactive, le site Web du CRTC donne également accès aux renseignements sur les frais de déplacement et d’accueil, les contrats, les reclassifications de postes, les sommaires de demandes de l’accès à l’information terminées, et les titres des notes préparées à l’intention du responsable du CRTC.

Le Bureau de l’AIPRP a son propre manuel administratif interne pour assurer la cohérence parmi les membres de l’équipe et être en mesure d’aider les nouveaux analystes de l’AIPRP.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Au cours de la période visée 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a fermé avec succès 29 des 37 plaintes actives pour la période visée, ne laissant que huit plaintes en suspens.

Suivi de la conformité

Le CRTC s’engage à répondre à toutes les demandes d’accès à l’information complètement et en temps opportun. Par conséquent, l’équipe du Bureau de l’AIPRP se réunit chaque semaine afin d’examiner les priorités et les enjeux possibles. En outre, le coordinateur de l’AIPRP tient des réunions hebdomadaires avec les analystes afin d’examiner le respect des délais, et des réunions hebdomadaires avec le bureau du secteur juridique pour faire le point sur l’état d’avancement des dossiers en suspens et des récupérations. À son tour, le Bureau du Secrétaire général fait part de ses préoccupations lors de la réunion de la haute gestion. Ce comité comprend l’administratrice générale et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de cette personne.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur l’accès à l’information

Je, soussigné, Présidente et première dirigeante du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l’article 95 (1) de la Loi sur l’accès à l’information*, délégue à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de la Présidente et première dirigeante en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil CRTC, ou toute partie d’un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. A-1