Loi sur l’accès à l’information - Rapport annuel du CRTC - 2020-2021

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) présente au Parlement son rapport annuel, conformément à l’article 94(1)^{Note de bas de page 1} de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi pour l’exercice commençant le 1er avril 2020 et se terminant le 31 mars 2021.

L’objectif de la Loi sur l’accès à l’information

L’article 2(a) de la Loi accorde aux Canadiens le droit d’accès aux documents de l’administration fédérale. La Loi stipule également dans l’article 3 qu’elle vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal administratif du gouvernement du Canada qui est chargé de réglementer et de superviser le système de communication canadien dans l’intérêt public.

Le CRTC exerce ses activités conformément à un certain nombre de pouvoirs statutaires et des lois du Parlement, dont les suivantes : la Loi sur le CRTC, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, laLoi canadienne anti-pourriel (LCAP) et la Loi électorale du Canada dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de notre mandat; c’est pourquoi nous plaçons les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, notre rôle englobe ce qui suit : consulter les Canadiens sur des questions importantes pour eux ayant trait aux communications, traiter les nombreuses demandes que nous recevons en prenant des décisions et en établissant des règles, donner suite aux enquêtes et aux plaintes, ainsi que rendre compte aux Canadiens sur les progrès et sur les résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la co-réglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la Capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Structure organisationnelle

Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé dans la section de la Gestion de l'information de la Direction de la gestion de l'information et des technologies de l'information. Lorsque le personnel est pleinement doté, le bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés indéterminés.

Les activités du bureau de l’AIPRP comprennent notamment :

• la publication de toutes les divulgations proactives;
• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loi au sein du Conseil;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du Ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité ministérielle à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi.

Le bureau de l’AIPRP utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du Conseil, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au bureau de l’AIPRP à temps.

En 2020-2021, le CRTC n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de La loi sur l’accès à l’information.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi sur l’accès à l’information a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 30 juillet 2020. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Performance 2020-2021

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

En 2020-2021, le bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté 12 demandes en plus d’avoir reçu 96 nouvelles demandes, pour un total de 108 demandes. 

En 2019-2020, le bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté quatre demandes en plus d’avoir reçu 52 nouvelles demandes, pour un total de 56 demandes. 

Ces chiffres représentent une augmentation de 85% des nouvelles demandes et une augmentation de 92% du total des demandes.

1.2 Sources des demandes

Les trois catégories de demandeurs les plus significatives par le nombre de demandes reçues étaient du public avec 35; médias avec 19; et du refus de s’identifier avec 27. Le nombre de demandes émanant du public a augmenté de 84 % par rapport à l’année précédente.

1.3 Demandes informelles

Le nombre de demandes informelles a connu une augmentation notable de 169 % par rapport à l’année précédente, avec un total de 105 demandes informelles traitées en 2020-2021, comparativement à 39 demandes en 2019-2020. Les demandes informelles sont présentées en fonction des résumés publiés des demandes complétées qui sont disponibles sur le Site web du Gouvernement ouverte du Canada.

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite aux demandes

Au cours de la période de référence, aucune demande n'a été faite au Commissariat à l'information pour ne pas donner suite à une demande considérée vexatoire ou entachée de mauvaise foi, ou qui constitue autrement un abus du droit de faire une demande de communication.

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Sur les 85 demandes traitées au cours de la période de référence, 58 ont été fermées dans un délai de 30 jours, comparativement à l’année précédente où 23 ont été fermées dans les 30 jours. 57 % de toutes les demandes ont été classées au cours des 60 premiers jours, alors que le pourcentage de l’exercice précédent était de 65 %.

Le 4 % de demandes qui ont été classées en 181 jours ou plus témoigne du volume de documents et de la complexité des dossiers traités par le CRTC au cours de la période visée par le rapport, ce qui est expliqué plus loin à la section 3.5 de ce rapport.

En ce qui concerne la disposition, sur les 85 demandes fermées, 17 des communiqués du CRTC ont été entièrement divulgués (20 % du total des demandes fermées) et 40 ont été divulgués en partie (47 % du total des demandes fermées). Aucun document n'existait en réponse à 22 demandes (26 % du total des demandes classées) et trois demandes (4 % du total des demandes fermées) ont été abandonnées. Tous les documents ont été exemptés ou exclus dans la réponse à une demande (1 %).

3.2 Exceptions

Les articles 13 à 24 de la Loi énoncent les exemptions spécifiques et limitées qui peuvent être appliquées pour protéger les renseignements relatifs à un intérêt public ou privé particulier. L’article 26 de la Loi est une exemption administrative relative à la publication d’informations.

Le CRTC s’efforce de divulguer le plus de renseignements possible et de respecter à la fois l’esprit de la Loi et la disposition relative aux prélèvements de l’article 25. La majorité des exceptions invoquées par le CRTC relevait de trois Articles de la Loi soit le paragraphe 19(1) (exception obligatoire), pour but de protéger les renseignements personnels, qui a été utilisé dans 29 dossiers différents, l’alinéa 21(1)(b) (exception discrétionnaire), qui est lié aux opérations du gouvernement, qui a aussi été utilisé dans 30 dossiers différents et l’alinéa 20(1)(b) (exception obligatoire), pour but de protéger les renseignements d’un tiers, qui a été utilisé dans 25 dossiers différents.

3.3 Exclusions

L'alinéa 68(a) précise que la Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou aux documents pouvant être achetés par le public. L'alinéa 68(a) de la Loi a été invoqué dans huit cas. Cette instance n'inclut pas les demandes pour lesquelles le bureau de l'AIPRP a fourni des liens Web pour permettre au demandeur de trouver des renseignements publics relatifs à sa demande.

En vertu de l'article 68.1 de la Loi, l'information relative aux activités journalistiques, créatives et de programmation détenues par la Société Radio-Canada (SRC) est exclue de la Loi. Il protège les informations relatives aux sources journalistiques, ainsi que l’indépendance créative et programmatique de la SRC. L'article 68.1 n’a été pas été appliqué dans un dossier de cette année financière.

3.4 Support des documents communiqués

Sur les 85 dossiers complétés en 2020-2021, 57 ont été divulgués en format électronique.  Il y a eu 28 demandes où aucun document n'a été fourni, car les demandes ont été soit abandonnées, soit que les recherches n'ont donné aucun résultat, ou soit que tous les documents ont été exemptés ou exclus. Deux demandes ont été transférées aux autres institutions fédérales.

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2020-2021, le Bureau de l’AIPRP du CRTC a traité 521 761 pages, comparativement à 51 421 pages au cours de la période précédente, ce qui représente une augmentation de 915 %.  Cette augmentation importante découle d’un grand dossier complexe ouvert depuis 2015 et fermé au cours de l’exercice 2020-2021, qui a fait traiter 479 782 pages.

En 2020-2021, le CRTC a divulgué 5 % des pages traitées par rapport à 2019-2020, où 36 % des pages traitées ont été divulguées dans les dossiers fermés.  Cette diminution importante découle du grand dossier ouvert depuis 2015 et fermé au cours de l’exercice 2020-2021, qui avait 12194 pages divulguées et 479782 pages traitées par rapport à l’exercice 2020-2021. 

Le Bureau de l’AIPIP a remarqué une augmentation du nombre de doublons fournis.  Le nombre de pages en double dans tous les dossiers fermés était de 15 871, ce qui est une augmentation significative de 256 % par rapport à l’année précédente où 4 456 pages étaient considérées comme des doublons.  Cela est en grande partie dérivé du dossier de 2015 qui a été fermé où 11 312 pages étaient des doublons.

De plus, de toutes les pages reçues, 5 881 ont été jugées à ne pas corresponde à la demande, ce qui représente une diminution de 29 % par rapport à l’exercice précédent, où 8 294 pages ont été jugées à ne pas corresponde à la demande pour laquelle elles ont été reçues.  Sur les 5881 pages qui ne correspondaient pas à la demande, 1006 faisaient partie du dossier fermé ouvert depuis 2015.

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Parmi les 85 demandes traitées au cours de la période considérée, des documents ont été communiqués au demandeur dans 57 dossiers. 44 réponses contenaient moins de 100 pages.

Le nombre moyen de pages pour les demandes fermées était de 458 pages par demande. En 2019-2020, le nombre moyen de pages pour les demandes fermées avec divulgation était de 630, ceci souligne une diminution de 37 % du nombre de pages par dossier avec divulgation.

3.5.3 Autres complexités

Aux fins du rapport, le bureau de l'AIPRP du CRTC a utilisé la désignation «Autres» pour suivre le nombre de demandes lorsqu’une consultation était nécessaire; une demande d’avis juridique ; une estimation des frais ; ou un avis envoyé à un tiers en vertu du paragraphe 28(1)^{Note de bas de page 2}.

En analysant le tableau ci-dessus, nous pouvons constater une augmentation des autres complexités parmi les demandes. En 2019-2020, 12 dossiers présentaient d'autres complexités comparativement à 19 cette année financière, soit une augmentation de 58 %.

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

Au cours de la période de référence, sur les 85 demandes fermées, 81 ont été fermées dans les délais prévus par la loi.

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

Au cours de la période de référence, quatre demandes ont été fermée au-delà des délais prévus par la loi en raison de la lourde charge de travail. Toutefois, 95.3 % des demandes ont été fermées à temps. Cela démontre l'engagement du CRTC à assurer l'accès en temps opportun aux documents.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi

Pour les quatre dossiers complétés après le délai prévu par la loi, une prolongation a été prise. Les quatre dossiers ont pris 38 jours supplémentaires, 60 jours, 86 jours et 123 jours en plus des prolongations.

3.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information permet au responsable d’une institution gouvernementale de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

• 9(1)(a) : l’observation du délai entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
• 9(1)(b) : des consultations sont nécessaires et ne peuvent pas se faire dans le délai législatif de 30 jours;
• 9(1)(c) : l’avis de la demande a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l’accès à l’information.

4.2 Durée des prorogations

Au total, 43 prorogations ont été effectuées sur les demandes complétées au cours de la période considérée. 17 en vertu de l’alinéa 9(1)(a), 12 en vertu de l’alinéa 9(1)(b) et 14 en vertu de l’alinéa 9(1)(c).

Lorsque la prorogation de délai excède 30 jours, le bureau de l’AIPRP informe le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le demandeur.

Section 5 : Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.  Le CRTC a renoncé à 13 frais de demande au cours de la période visée par le rapport.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Montant du frais : 5 $

Total des revenus : 415 $

Frais dispensés : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et les modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019. Le CRTC renonce à tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)(a) du Règlement. Le CRTC a renoncé aux frais pour 13 demandes pendant la période de déclaration.

Le coût total de l'application de la Loi était de 230 556.00 $, tel que détaillé dans la partie 9 ci-dessous.

Section 6 : Demandes de consultation reçues par d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Le CRTC a reçu 22 nouvelles consultations au cours de la période visée, et 21 ont été fermés.  Un nombre total de 576 pages ont été revues.  Une demande de consultation a été reportée à la prochaine année. Cela représente une diminution de 40 % du nombre de demandes et une augmentation de 40 % du nombre de pages examinées par rapport à la période précédente.

6.2 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada

Pour 19 des consultations, le bureau de l'AIPRP a été en mesure de fournir une réponse dans les 15 jours ; les deux réponses restantes ont été fournies dans les 30 jours.

6.3 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres organisations

Aucune demande de consultation n’a été reçue par d’autres organisations.

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été nécessaire durant la période visée par le rapport.

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Au cours de la période considérée, quatre nouvelles plaintes ont été reçues du Commissariat à l’information du Canada et six plaintes des années précédentes ont été reportées. Au cours de la période considérée, une plainte a été fermée et, à la fin de la période considérée, neuf plaintes sont restées ouvertes. Le bureau de l’AIPRP du CRTC s’engage à régler ces plaintes.

Section 9 : Recours judiciaire

Le CRTC n’a participé à aucun litige devant la Cour fédérale concernant les demandes d’accès à l’information pendant la période visée par le rapport.

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Lorsque le personnel est complet, le bureau de l’AIPRP du CRTC est doté de six employés nommés pour une période indéterminée. Trois consacrent leur temps à temps plein à l’application de la loi et  trois à temps partiel. Cela équivaut à 5,25 ETP consacrés aux activités liées à la Loi. Toutefois, en raison de circonstances imprévues et de la rotation du personnel, les postes dotés équivalaient à 3,383 ETP pour l’exercice 2020-2021.

En 2020-2021, le bureau de l'AIPRP a engagé des coûts salariaux estimés à 230 556 $ pour le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Ces coûts n'incluent pas les ressources dépensées par les secteurs de programme du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente Loi.

En raison de la pandémie de COVID-19, de nouvelles mesures en milieu de travail et de nouveaux processus ont été mis en place vers la mi-mars 2020. Avant la pandémie, le CRTC avait commencé le processus de la réception des documents électroniquement au bureau de l’AIPRP.  Cependant, pas tous les secteurs avaient adopté ce processus dès la mi-mars 2020. Ces nouvelles mesures en milieu de travail ont permis au personnel de l’AIPRP de former et d’encadrer les secteurs afin qu’ils puissent s’adapter à ce nouveau processus de réception et de récupération de façon électroniquement. Ce processus entièrement électronique est maintenant en place au CRTC et les secteurs travaillent efficacement dans ce nouvel environnement numérique.

Formation

Au cours de l’exercice 2020-2021, le bureau de l’AIPRP a offert des séances de formation aux employés et à la direction du CRTC. Le bureau de l’AIPRP a tenu six séances, une en français et cinq en anglais, auxquelles 33 des 450 employés du CRTC ont assisté. Cela représente 7 % du personnel. Le bureau de l’AIPRP continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC à l’égard de la Loi et rencontre les employés afin de fournir un soutien individuel.

L’intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section qui décrit les rôles et responsabilités du bureau de l’AIPRP et fournit des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil. Le bureau de l’AIPRP est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l’ensemble du Conseil et travaille sur une initiative visant à inclure des articles dans les Nouvelles de la semaine du CRTC à tous les employés.

Politiques, lignes directrices et procédures et initiatives

Info Source est une série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et sur ses activités de collecte de données. Info Source a pour but d’aider le grand public à accéder à l’information gouvernementale et à exercer les droits que lui confèrent la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.

Chaque année, le bureau de l’AIPRP prépare des mises à jour des activités et des fonds de renseignements du CRTC et les publie dans Info Source, et les publie sur le site Web du CRTC. En 2020-2021, le CRTC a poursuivi la révision de son chapitre Info Source en fonction des Résultats stratégiques et de l’Architecture d’alignement de programme.

Sur son site Web, le CRTC présente des renseignements sur ses politiques et sa structure organisationnelle ainsi que sur les moyens de communiquer avec ses représentants. Conformément à la politique du gouvernement fédéral sur la divulgation proactive, le site Web du CRTC donne également accès aux renseignements sur les frais de déplacement et d’accueil, les contrats, les reclassifications de postes, les sommaires de demandes de l’accès à l’information complétées, et les titres des notes préparées à l’intention de l’administrateur général du CRTC.

Le bureau de l’AIPRP a également préparé son propre manuel administratif interne pour assurer la cohérence parmi les membres de l’équipe et être en mesure d’aider les nouveaux analystes de l’AIPRP.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Six plaintes ont été reportées de 2019-2020. Parmi celles-ci, une a été déposée en 2017-2018 et cinq ont été déposées en 2018-2019. Au cours de la période visée par le rapport 2020-2021, quatre plaintes supplémentaires été reçues et une a été fermées au cours du même exercice.

Le CIC a déposé un résultat de constatations au cours de l'année visée, il a été jugé résolu.

Suivi de la conformité

Le CRTC s'engage à répondre à toutes les demandes d'accès à l'information complètement et en temps opportun. Par conséquent, le bureau de l'AIPRP se réunit chaque semaine afin d'examiner les priorités et les problèmes éventuels. De plus, la Coordonnatrice rencontre chaque analyste une fois par semaine afin d’examiner le rendement ponctuel de l’AIPRP, ainsi que le bureau du secrétaire général pour fournir un exposé sur l'état des dossiers ouverts. À son tour, le Bureau du secrétaire général fait part de ses préoccupations lors de la réunion de la haute gestion. Ce comité comprend l'administrateur général et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de lui.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur l’accès à l’information

Je, soussigné, Président et premier dirigeant du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l’article 95 (1) de la Loi sur l’accès à l’information*, désigne à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de Président et premier dirigeant en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

De plus, la délégation de tous les pouvoirs, devoirs et fonction en vertu de la Loi sur l'accès à l'information avant le 21 juin 2019 demeure en viguer.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil CRTC, ou toute partie d’un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. A-1

Annexe B : Rapport statistique

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : CRTC

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 to 2021-03-31

Section 1: Capacité de recevoir des demandes d'AIPRP

Section 2: Capacité de traiter les dossiers

Annexe D: Tableau des nouvelles exceptions