Loi sur l’accès à l’information - Rapport annuel du CRTC - 2019-2020

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) présente au Parlement son rapport annuel, conformément à l’article 94(1)^{Note de bas de page 1} de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi pour l’exercice commençant le 1er avril 2019 et se terminant le 31 mars 2020.

L’objectif de la Loi sur l’accès à l’information

L’article 2(a) de la Loi accorde aux Canadiens le droit d’accès aux documents de l’administration fédérale. La Loi stipule également dans l’article 3 qu’elle vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal administratif du gouvernement du Canada qui est chargé de réglementer et de superviser le système de communication canadien dans l’intérêt public.

Le CRTC exerce ses activités conformément à un certain nombre de pouvoirs statutaires et des lois du Parlement, dont les suivantes : la Loi sur le CRTC, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et la Loi électorale du Canada dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de notre mandat; c’est pourquoi nous plaçons les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, notre rôle englobe ce qui suit : consulter les Canadiens sur des questions importantes pour eux ayant trait aux communications, traiter les nombreuses demandes que nous recevons en prenant des décisions et en établissant des règles, donner suite aux enquêtes et aux plaintes, ainsi que rendre compte aux Canadiens sur les progrès et sur les résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la co-réglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la Capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Structure organisationnelle

Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé dans la section de la Gestion de l'information de la Direction de la gestion de l'information et des technologies de l'information. Lorsque le personnel est pleinement doté, le bureau de l’AIPRP du CRTC compte six employés indéterminés.

Les activités du bureau de l’AIPRP comprennent notamment :

• la publication de toutes les divulgations proactives;
• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loi au sein du Conseil;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du Ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité ministérielle à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi.

Le bureau de l’AIPRP utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du Conseil, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au bureau de l’AIPRP à temps.

En 2019-2020, le CRTC n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de La loi sur l’accès à l’information.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi sur l’accès à l’information a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 30 juillet 2020. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Performance 2019-2020

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

En 2019-2020, le bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté quatre demandes en plus d’avoir reçu 52 nouvelles demandes, pour un total de 56 demandes. Il s’agit d’une augmentation par rapport à l’année précédente où 12 demandes avaient été reportées de 2017-2018 et 31 nouvelles demandes ont été reçues au cours de l’exercice 2018-2019, pour un total de 43 demandes. Les 52 demandes traitées au cours du dernier exercice représentent une augmentation 20 % comparativement à l’année précédente. Au total, 44 demandes ont été fermées et 12 demandes ont été reportées à la nouvelle année.

1.2 Sources des demandes

Les trois catégories de demandeurs les plus significatives par le nombre de demandes reçues étaient du public avec 19; médias avec 15; et du refus de s’identifier avec 10. Le nombre de demandes émanant du public a diminué de 5 % par rapport à l’année précédente.

1.3 Demandes informelles

Le nombre de demandes informelles a connu une augmentation notable de 457 % par rapport à l’année précédente, avec un total de 39 demandes informelles traitées en 2019-2020. Les demandes informelles sont présentées en fonction des résumés publiés des demandes complétées qui sont disponibles sur le Site web du Gouvernement ouverte du Canada.

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite aux demandes

Au cours de la période de référence, aucune demande n'a été faite au Commissariat à l'information pour ne pas donner suite à une demande considérée vexatoire ou entachée de mauvaise foi, ou qui constitue autrement un abus du droit de faire une demande de communication.

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Sur les 44 demandes traitées au cours de la période de référence, 23 ont été fermées dans un délai de 30 jours, comparativement à l’année précédente où 13 ont été fermées dans les 30 jours. 65 % de toutes les demandes ont été classées au cours des 60 premiers jours, alors que le pourcentage de l’exercice précédent était de 64 %. Le 4 % de demandes qui ont été classées en 181 jours ou plus témoigne du volume de documents et de la complexité des dossiers traités par le CRTC au cours de la période visée par le rapport, ce qui est expliqué plus loin à la section 3.5 de ce rapport.

En ce qui concerne la disposition, 30 des communications du CRTC ont été entièrement divulguées ou divulguées en partie (68 % du total de demandes complétées). Aucun document n'existait en réponse à huit demandes (18 % du total des demandes classées) et trois demandes (6 % du total des demandes fermées) ont été abandonnées. Tous les documents ont été exemptés ou exclus dans la réponse à une demande (2 %).

3.2 Exceptions

Les articles 13 à 24 de la Loi énoncent les exemptions spécifiques et limitées qui peuvent être appliquées pour protéger les renseignements relatifs à un intérêt public ou privé particulier. L’article 26 de la Loi est une exemption administrative relative à la publication d’informations.

Le CRTC s’efforce de divulguer le plus de renseignements possible et de respecter à la fois l’esprit de la Loi et la disposition relative aux prélèvements de l’article 25. La majorité des exceptions invoquées par le CRTC relevait de trois Articles de la Loi soit le paragraphe 19(1) (exception obligatoire), pour but de protéger les renseignements personnels, qui a été utilisé dans 22 dossiers différents, l’alinéa 21(1)b) (exception discrétionnaire), qui est lié aux opérations du gouvernement, qui a aussi été utilisé dans 19 dossiers différents et l’alinéa 20(1)b) (exception obligatoire), pour but de protéger les renseignements d’un tiers, qui a été utilisé dans 18 dossiers différents.

3.3 Exclusions

L'alinéa 68(a) précise que la Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou aux documents pouvant être achetés par le public. L'alinéa 68(a) de la Loi a été invoqué dans 6 cas. Cette instance n'inclut pas les demandes pour lesquelles le bureau de l'AIPRP a fourni des liens Web pour permettre au demandeur de trouver des renseignements publics relatifs à sa demande.

En vertu de l'article 68.1 de la Loi, l'information relative aux activités journalistiques, créatives et de programmation détenues par la Société Radio-Canada (SRC) est exclue de la Loi. Il protège les informations relatives aux sources journalistiques, ainsi que l’indépendance créative et programmatique de la SRC. L'article 68.1 n’a été pas été appliqué dans un dossier de cette année financière.

3.4 Support des documents communiqués

Sur les 44 dossiers complétés en 2019-2020, 29 ont été divulgués en format électronique et un a été divulgué en format papier. Il y a eu 12 demandes où aucun document n'a été fourni, car les demandes ont été soit abandonnées, soit que les recherches n'ont donné aucun résultat, ou soit que tous les documents ont été exemptés ou exclus. Deux demandes ont été transférées aux autres institutions fédérales.

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2019-2020, le bureau de l'AIPRP du CRTC a traité 51 421 pages comparativement à la période précédente où 77 365 pages ont été traitées, ce qui représente une diminution de 33 %. Cette diminution est importante si l'on tient compte de l’augmentation de 6% du nombre de demandes traitées. En 2019-2020, le CRTC a divulgué 36 % des pages traitées par rapport à 2018-2019, où 30 % des pages traitées ont été divulguées dans les dossiers fermés.

Le bureau de l'AIPRP a remarqué une diminution du nombre de duplicatas fournis.
Le nombre de pages en duplicatas parmi les dossiers fermés était de 4 456, ce qui représente une diminution de 75 % par rapport à l'année précédente où 18 303 pages étaient considérées comme des duplicatas.

De plus, lors de la revue de toutes les pages reçues au bureau de l'AIPRP, il a été déterminé que 8 294 pages ne correspondaient pas à la demande pour laquelle elles ont été reçues, ce qui représente une diminution de 71 % par rapport à l'année précédent où 29 416 pages ont été jugées à ne pas corresponde à la demande pour laquelle elles ont été reçues. Ceci s'ajoute aux 51 421 pages mentionnées ci-dessus.

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Parmi les 44 demandes traitées au cours de la période considérée, des documents ont été communiqués au demandeur dans 30 dossiers. Douze réponses contenaient moins de 100 pages. Le nombre moyen de pages pour les demandes fermées était de 630 pages par demande. En 2018-2019, le nombre moyen de pages pour les demandes fermées avec divulgation était de 755, ceci souligne une diminution de 16 % du nombre de pages par dossier avec divulgation.

3.5.3 Autres complexités

Aux fins du rapport, le bureau de l'AIPRP du CRTC a utilisé la désignation «Autres» pour suivre le nombre de demandes qui avaient : soit reçu un avis de plainte déposé auprès du Commissariat à l'information du Canada ; une demande d’avis juridique ; une estimation des frais ; ou un avis envoyé à un tiers en vertu du paragraphe 28(1)^{Note de bas de page 2}.

En analysant le tableau ci-dessus, nous pouvons constater une diminution des autres complexités parmi les demandes. En 2018-2019, 15 dossiers présentaient d'autres complexités comparativement à 12 cette année financière, soit une diminution de 20 %.

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

Au cours de la période de référence, sur les 44 demandes fermées, 43 ont été fermées dans les délais prévus par la loi.

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

Au cours de la période de référence, une demande a été fermée au-delà des délais prévus par la loi en raison de la lourde charge de travail. Toutefois, 97.7 % des demandes ont été fermées à temps. Cela démontre l'engagement du CRTC à assurer l'accès en temps opportun aux documents.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi

Pour le seul dossier complété après le délai prévu par la loi, une prolongation a été prise. La demande a pris huit jours additionnels.

3.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information permet au responsable d’une institution gouvernementale de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

• 9(1)a) : l’observation du délai entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
• 9(1)b) : des consultations sont nécessaires et ne peuvent pas se faire dans le délai législatif de 30 jours;
• 9(1)c) : l’avis de la demande a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l’accès à l’information..

4.2 Durée des prorogations

Au total, 31 prorogations ont été effectuées sur les demandes complétées au cours de la période considérée.

Pour cinq demandes qui avaient des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a), deux demandes avaient aussi des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) et trois en vertu de l’alinéa 9(1)c). Toutes les cinq demandes ont été traitées dans les délais demandés en vertu de l’alinéa 9(1)a).

Lorsque la prorogation de délai excède 30 jours, le bureau de l’AIPRP informe le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le demandeur.

Section 5 : Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Montant du frais : 5 $

Total des revenus : 195 $

Frais dispensés : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et les modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019. Le CRTC renonce à tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement. Le CRTC a renoncé aux frais pour deux demandes pendant la période de déclaration.

Le coût total de l'application de la Loi était de 181 973.00$, tel que détaillé dans la partie 9 ci-dessous.

Section 6 : Demandes de consultation reçues par d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Le CRTC a reçu 35 nouvelles consultations au cours de la période visée. Un nombre total de 412 pages ont été revues. Aucune demande de consultation n'a été reportée à la prochaine année. Cela représente une augmentation de 17 % du nombre de demandes et une diminution de 20 % du nombre de pages examinées par rapport à la période précédente.

6.2 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada

Pour 32 des consultations, le bureau de l'AIPRP a été en mesure de fournir une réponse dans les 15 jours ; les deux réponses restantes ont été fournies dans les 60 jours.

6.3 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres organisations

Une demande de consultation a été reçue par d’autres organisations, et la réponse fut fournie dans un délai de 15 jours.

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été nécessaire durant la période visée par le rapport.

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Au cours de la période considérée, deux nouvelles plaintes ont été reçues du Commissariat à l’information du Canada et huit plaintes des années précédentes ont été reportées. Au cours de la période considérée, Quatre plaintes ont été fermées et, à la fin de la période considérée, six plaintes sont restées ouvertes. Le bureau de l’AIPRP du CRTC s’engage à régler ces plaintes.

Section 9 : Recours judiciaire

Le CRTC n’a participé à aucun litige devant la Cour fédérale concernant les demandes d’accès à l’information pendant la période visée par le rapport.

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Lorsque le personnel est complet, le bureau de l’AIPRP du CRTC est doté de six employés nommés pour une période indéterminée. Trois consacrent leur temps à temps plein à l’application de la loi et trois à temps partiel. Cela équivaut à 5,25 ETP consacrés aux activités liées à la Loi. Toutefois, en raison de circonstances imprévues et de la rotation du personnel, les postes dotés équivalaient à 2,43 ETP pour l’exercice 2019-2020.

En 2019-2020, le bureau de l'AIPRP a engagé des coûts salariaux estimés à 181 793 $ pour le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Le bureau de l'AIPRP a également engagé des frais supplémentaires de 190 $ pour l'administration de cette Loi. Ces coûts n'incluent pas les ressources dépensées par les secteurs de programme du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente Loi.

En raison de la pandémie de COVID-19, de nouvelles mesures en milieu de travail et de nouveaux processus ont été mis en place. Conséquemment, tous les employés n’eurent pas accès au réseau en même temps. Bien que le CRTC ait amorcé le processus de soumission électronique de tous les documents sensibles au Bureau de l’AIPRP avant la COVID-19, certains secteurs n’avaient pas adopté ce processus à la mi-mars. Ces nouvelles mesures en milieu de travail ont permis au personnel de l’AIPRP de former et d’encadrer les secteurs pour qu’ils s’adaptent à ce nouveau processus. Cela a occasionné quelques retards dans la récupération des dossiers et dans le traitement des demandes. Les effets se feront plus ressentir au cours de la période de rapport suivante.

Formation

Au cours de l’exercice 2019-2020, le bureau de l’AIPRP a offert des séances de formation aux employés et à la direction du CRTC. Le bureau de l’AIPRP a tenu 11 séances, trois en français et huit en anglais, auxquelles 63 des 450 employés du CRTC ont assisté. Cela représente 14% du personnel. Le bureau de l’AIPRP continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC à l’égard de la Loi et rencontre les employés afin de fournir un soutien individuel.

L’intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section qui décrit les rôles et responsabilités du bureau de l’AIPRP et fournit des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil. Le bureau de l’AIPRP est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l’ensemble du Conseil et travaille sur une initiative visant à inclure des articles dans les Nouvelles de la semaine du CRTC à tous les employés.

Politiques, lignes directrices et procédures et initiatives

Info Source est une série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et sur ses activités de collecte de données. Info Source a pour but d’aider le grand public à accéder à l’information gouvernementale et à exercer les droits que lui confèrent la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.

Chaque année, le bureau de l’AIPRP prépare des mises à jour des activités et des fonds de renseignements du CRTC et les publie dans Info Source, et les publie sur le site Web du CRTC. En 2019-2020, le CRTC a poursuivi la révision de son chapitre Info Source en fonction des Résultats stratégiques et de l’Architecture d’alignement de programme.

Sur son site Web, le CRTC présente des renseignements sur ses politiques et sa structure organisationnelle ainsi que sur les moyens de communiquer avec ses représentants. Conformément à la politique du gouvernement fédéral sur la divulgation proactive, le site Web du CRTC donne également accès aux renseignements sur les frais de déplacement et d’accueil, les contrats, les reclassifications de postes, les sommaires de demandes de l’accès à l’information complétées, et les titres des notes préparées à l’intention de responsable du CRTC.

Le bureau de l’AIPRP a également préparé son propre manuel administratif interne pour assurer la cohérence parmi les membres de l’équipe et être en mesure d’aider les nouveaux analystes de l’AIPRP.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Huit plaintes ont été reportées de 2018-2019. Parmi celles-ci, deux a été déposée en 2017-2018 et six ont été déposées en 2018-2019. Au cours de la période visée par le rapport 2019-2020, deux plaintes supplémentaires été reçues et ont été fermées au cours du même exercice.

Le CIC a déposé quatre résultats de constatations au cours de l'année visée, trois plaintes ont été jugées non fondées et une plainte a été jugée fondée. Toutefois, aucune mesure n’était nécessaire.

Suivi de la conformité

Le CRTC s'engage à répondre à toutes les demandes d'accès à l'information complètement et en temps opportun. Par conséquent, le bureau de l'AIPRP se réunit chaque semaine afin d'examiner les priorités et les problèmes éventuels. De plus, la Coordonnatrice rencontre chaque analyste une fois par semaine afin d’examiner le rendement ponctuel de l’AIPRP, ainsi que le bureau du secrétaire général pour fournir un exposé sur l'état des dossiers ouverts. À son tour, le Bureau du Secrétaire général fait part de ses préoccupations lors de la réunion de la haute gestion. Ce comité comprend l'administrateur général et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de lui.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur l’accès à l’information

Je, soussigné, Président et premier dirigeant du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l’article 95 (1) de la Loi sur l’accès à l’information*, désigne à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de Président et premier dirigeant en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

De plus, la délégation de tous les pouvoirs, devoirs et fonction en vertu de la Loi sur l'accès à l'information avant le 21 juin 2019 demeure en viguer.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil CRTC, ou toute partie d’un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. A-1

Annexe B : Rapport statistique

Annexe C: Tableaux des nouvelles exceptions

Tableaux des nouvelles exceptions