Loi sur l’accès à l’information - Rapport annuel du CRTC - 2018-2019

Introduction

Le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) présente au Parlement son rapport annuel, conformément à l’article 72^{Note de bas de page 1} de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi). Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi pour l’exercice commençant le 1^er avril 2018 et se terminant le 31 mars 2019.

L’objectif de la Loi sur l’accès à l’information

L’article 2 de la Loi accorde aux Canadiens le droit d’accès aux documents de l’administration fédérale. La Loi stipule également qu’elle vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale; elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public.

Mandat et responsabilités du CRTC

Le CRTC est un tribunal administratif du gouvernement du Canada qui est chargé de réglementer et de superviser le système de communication canadien dans l’intérêt public.

Le CRTC exerce ses activités conformément à un certain nombre de pouvoirs statutaires et des lois du Parlement, dont les suivantes : la Loi sur le CRTC, la Loi sur Bell Canada, la Loi sur la radiodiffusion, la Loi sur les télécommunications, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et la Loi électorale du Canada dans laquelle figurent les dispositions qui ont mené à l’élaboration du Registre de communication avec les électeurs.

Le devoir de servir l’intérêt public est au cœur de notre mandat; c’est pourquoi nous plaçons les Canadiens au centre du système de communication. À cette fin, notre rôle englobe ce qui suit : consulter les Canadiens sur des questions importantes pour eux ayant trait aux communications, traiter les nombreuses demandes que nous recevons en prenant des décisions et en établissant des règles, donner suite aux enquêtes et aux plaintes, ainsi que rendre compte aux Canadiens sur les progrès et sur les résultats de notre travail. Le CRTC s’emploie à promouvoir le respect de ses décisions et politiques réglementaires et à faire exécuter celles-ci. Il encourage et facilite la co-réglementation et l’autoréglementation de l’industrie par des consultations, des comités et des groupes de travail avec divers intervenants de l’industrie. Le CRTC joue également un rôle clé dans le règlement des différends de l’industrie. Enfin, dans l’environnement dynamique et évolutif actuel des communications, le CRTC collabore avec divers intervenants au pays et à l’étranger en vue de tirer profit de la capacité et des renseignements disponibles sur une multitude de questions et d’enjeux stratégiques ayant un lien entre eux.

Le CRTC réalise son mandat à partir de bureaux dans la région de la Capitale nationale et de bureaux régionaux dans l’ensemble du pays.

Administration

Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRTC est situé dans la section de la Gestion de l'information de la Direction de la gestion de l'information et des technologies de l'information. Lorsque le personnel est pleinement doté, le bureau de l’AIPRP du CRTC compte cinq employés indéterminés.

Les activités du bureau de l’AIPRP comprennent notamment :

• la réception et le traitement des demandes conformément à la Loi;
• la sensibilisation à la Loi au sein du Conseil;
• la préparation des rapports annuels pour le Parlement et du rapport statistique annuel, et la mise à jour du chapitre du Ministère dans Info Source;
• la surveillance de la conformité ministérielle à la Loi;
• la prestation de conseils et de services d’orientation professionnels à la haute direction et à l’ensemble du personnel sur la Loi.

Le bureau de l’AIPRP utilise le logiciel « AccessPro Case Management » et le logiciel d’imagerie et de rédaction électronique appelé « AccessPro Redaction ». Le bureau de l’AIPRP travaille en étroite collaboration avec 14 agents de liaison de l’AIPRP du Conseil, lesquels sont nommés par les secteurs. Les agents de liaison ont la responsabilité de s’assurer que les demandes confiées à leurs groupes sont traitées rapidement et que les dossiers pertinents sont transmis au bureau de l’AIPRP à temps.

Décret de délégation

La responsabilité en matière de prise de décisions au sujet de l’application des diverses dispositions de la Loi sur l’accès à l’information a été officiellement établie et énoncée dans le décret de délégation approuvé par le président et premier dirigeant du CRTC le 6 septembre 2017. Une copie du décret de délégation figure à l’annexe A du présent rapport.

Points saillants du rapport statistique de 2018-2019

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

En 2017-2018, le bureau de l’AIPRP du CRTC a reporté 12 demandes en plus d’avoir reçu 31 nouvelles demandes au cours de l’exercice 2018-2019 pour un total de 43 demandes. Les chiffres sont comparables à ceux de l’année de déclaration précédente, où six demandes ont été reportées de 2016-2017 et 36 nouvelles demandes avaient été reçues au cours de l’exercice 2017-2018, pour un total de 42 demandes. Les 43 demandes traitées au cours du dernier exercice représentent une augmentation 2,4 % comparativement à l’année précédente. Au total, 39 demandes ont été fermées et quatre demandes ont été reportées à la nouvelle année.

1.2 Sources des demandes

Les trois catégories de demandeurs les plus significatives soit par le nombre de demandes reçues étaient du publiques avec 20; médias avec cinq; et du milieu universitaire avec quatre. Le nombre de demandes émanant du public a augmenté de 25 % par rapport à l’année précédente.

1.3 Demandes informelles

Le nombre de demandes informelles a diminué par rapport à l’année précédente, avec un total de sept demandes informelles traitées en 2018-2019. Les demandes informelles sont présentées en fonction des résumés publiés des demandes complétées. Les résumés sont disponibles sur le site Web du CRTC.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Sur les 39 demandes traitées au cours de la période visée, 13 ont été fermées dans un délai de 30 jours, comparativement à l'année précédente, où 16 ont été fermées dans un délai de 30 jours. 64 % de toutes les demandes ont été fermées dans les 60 premiers jours, alors que le pourcentage de l'année dernière était de 67 %. Le fait que 15 % des demandes ont été fermées dans un délai de 181 jours ou plus témoigne du volume élevé de dossiers et de la complexité des dossiers traités par le CRTC au cours de la période visée, ce qui est expliqué plus en détail dans la section 2.5 de ce rapport.

En ce qui concerne la disposition, 31 des communications du CRTC ont été divulguées de manière intégrale ou partielle (79 % du total de demandes complétées). Aucun document n'existait en réponse à 4 demandes (10 % du total de demandes complétées), et 3 demandes (8 % du total de demandes complétées) ont été abandonnées. Tous les documents ont été exemptés ou exclus dans la réponse à une demande (3 %).

2.2 Exceptions

Les articles 13 à 24 de la Loi ont énoncé les exemptions spécifiques et limitées qui peuvent être appliquées pour protéger les renseignements relatifs à un intérêt public ou privé particulier. L’article 26 de la Loi est une exemption administrative relative à la publication d’informations.

Le CRTC s’efforce de divulguer le plus de renseignements possible et de respecter à la fois l’esprit de la Loi et la disposition relative aux prélèvements de l’article 25. La majorité des exceptions invoquées par le CRTC relevait de trois Articles de la Loi soit le paragraphe 19(1) (exception obligatoire), pour but de protéger les renseignements personnels, qui a été utilisé dans 26 dossiers différents, l’alinéa 21(1)b) (exception discrétionnaire), qui est lié aux opérations du gouvernement, qui a aussi été utilisé dans 26 dossiers différents et l’alinéa 20(1)b) (exception obligatoire), pour but de protéger les renseignements d’un tiers, qui a été utilisé dans 22 dossiers différents.

2.3 Exclusions

L'alinéa 68a) précise que la Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou aux documents pouvant être achetés par le public. L'alinéa 68a) de la Loi a été invoqué dans 4 cas. Cette instance n'inclut pas les demandes pour lesquelles le bureau de l'AIPRP a fourni des liens Web pour permettre au demandeur de trouver des renseignements publics relatifs à sa demande.

Article 68.1 de la Loi supprime les informations relatives aux activités journalistiques, créatives et de programmation détenues par la Société Radio-Canada (SRC) de la couverture de la loi. Il protège les informations relatives aux sources journalistiques, ainsi que l’indépendance créative et programmatique de la SRC. L'article 68.1 a été appliqué dans un dossier de cette année financière.

2.4 Support des documents communiqués

Sur les 39 dossiers complétés en 2018-2019, 19 ont été divulgués en format électronique et 12 ont été divulgués en format papier. Il y a eu huit demandes où aucun document n'a été fourni, car les demandes ont été soit abandonnées, soit les recherches n'ont donné aucun résultat, ou soit que tous les documents ont été exemptés ou exclus.

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

En 2018-2019, le bureau de l'AIPRP du CRTC a traité 77 365 pages comparativement à la période précédente où 46 259 pages ont été traitées, ce qui représente une augmentation de 67 %. Cette augmentation est importante si l'on tient compte de l’augmentation de 2.4 % du nombre de demandes traitées. En 2018-2019, le CRTC a divulgué 30 % des pages traitées par rapport à 2017-2018, où 51 % des pages traitées ont été divulguées dans les dossiers fermés.

Le bureau de l'AIPRP a remarqué qu'un nombre croissant de duplicatas avait été fourni, ce qui demande aux analystes à examiner plus de pages que nécessaire, résultant à une augmentation du temps de traitement des demandes. Le nombre de pages en duplicatas parmi les dossiers fermés était de 18 303, ce qui représente une augmentation de 101 % par rapport à l'année précédente où 9 122 pages étaient considérées comme des duplicatas.

De plus, lors de la revue de toutes les pages reçues au bureau de l'AIPRP, il a été déterminé que 29 416 pages ne correspondaient pas à la demande pour laquelle elles ont été reçues, ce qui représente une augmentation de 12 % par rapport à l'exercice précédent où 26 214 pages ont été jugées à ne pas corresponde à la demande pour laquelle elles ont été reçues. Ceci s'ajoute aux 77 365 pages mentionnées ci-dessus.

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

Parmi les 39 demandes traitées au cours de la période considérée, des documents ont été communiqués au demandeur dans 32 dossiers. Treize réponses contenaient moins de 100 pages. Le nombre moyen de pages pour les demandes fermées était de 2 418 pages avec une divulgation moyenne de 731 pages par demande. En 2017-2018, le nombre moyen de pages pour les demandes fermées avec divulgation était de 1 927, ceci souligne une augmentation de 26 % du nombre de pages par dossier avec divulgation.

2.5.3 Autres complexités

Aux fins du rapport, le bureau de l'AIPRP du CRTC a utilisé la désignation «Autres» pour suivre le nombre de demandes qui avaient : soit reçu un avis de plainte déposé auprès du Commissariat à l'information du Canada ; une demande d’avis juridique ; une estimation des frais ; ou un avis envoyé à un tiers en vertu du paragraphe 28(1)^{Note de bas de page 2}.

En analysant le tableau ci-dessus, nous pouvons constater une diminution des autres complexités parmi les demandes. En 2017-2018, 15 dossiers présentaient d'autres complexités comparativement à 17 cette année financière, soit une augmentation de 13 %.

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire

Au cours de la période visée par le rapport, trois demandes ont été fermées au-delà du délai législatif en raison de la lourde charge de travail. Cependant, 92 % des demandes ont été fermées à temps. Cela démontre l'engagement du CRTC à assurer l'accès en temps opportun aux documents.

2.6.2 Nombre de jours de retard

Pour les trois demandes qui ont été complétées après le délai législatif, des extensions ont été prises. Une demande a pris 2 jours additionnels, un autre a prix 5 jours additionnels et le dernier a pris 168 jours en plus de l'extension.

2.7 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

Partie 3 : Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information permet au responsable d’une institution gouvernementale de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

• 9(1)a) : l’observation du délai entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
• 9(1)b) : des consultations sont nécessaires et ne peuvent se faire dans le délai législatif de 30 jours;
• 9(1)c) : l’avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi.

3.2 Durée des prorogations

Au total, 43 prorogations ont été effectuées sur les demandes complétées au cours de la période considérée.

Une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)b) était nécessaire afin de compléter des consultations avec d’autres institutions gouvernementales sur une demande, par contre aucune prorogation n’a été demandée. Cela est contraire à un autre dossier, où des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) et de l’alinéa 9(1)c) ont été demandées, mais ont fini par être inutiles et le dossier a été traité dans les délais demandés en vertu de l’alinéa 9(1)a).

Lorsque la prorogation de délai excède 30 jours, le bureau de l’AIPRP informe le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le demandeur.

Partie 4 : Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Pour les demandes reçues ou fermées au cours de la période considérée. Les frais ont été recueillis pour 29 demandes. Au cours de la période de considérée les frais pour 21 demandes ont été traitées directement par le CRTC, huit ont été perçues via le service en ligne du SCT, incluant deux qui ont été transférées au CRTC par un autre ministère.

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016. Le CRTC renonce tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l’exception des frais d’application de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)a) du Règlement, le CRTC n'a pas renoncé aucun frais d’application pendant la période de déclaration.

Le coût total de fonctionnement du programme est 223 209,00 $, comme détaillé dans la partie 9 ci-dessous.

Partie 5 : Demandes de consultation reçues par d’autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Le CRTC a reçu 30 nouvelles consultations au cours de la période visée. Un nombre total de 521 pages ont été revues. Aucune demande de consultation n'a été reportée à la prochaine année. Cela représente une diminution de 19 % du nombre de demandes et une diminution de 79 % du nombre de pages examinées par rapport à la période précédente.

5.2 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres institutions du gouvernement du Canada

Pour la majorité des consultations, le bureau de l'AIPRP a été en mesure de fournir une réponse dans les 15 jours ; les réponses restantes ont été fournies dans les 60 jours.

5.3 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues par d’autres organisations

Aucune demande de consultation n’a été reçue par d’autres organismes.

Partie 6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet n’a été nécessaire durant la période visée par le rapport.

Partie 7 : Plaintes et enquêtes

Au cours de la période considérée, six nouvelles plaintes ont été reçues du Commissariat à l’information du Canada et quatre plaintes des années précédentes ont été reportées. Au cours de la période considérée, deux plaintes ont été clôturées et, à la fin de la période considérée, huit plaintes sont restées ouvertes. Le bureau de l’AIPRP du CRTC s’est engagé à régler ces plaintes.

Partie 8 : Recours judiciaire

Le CRTC n’a participé à aucun litige devant la Cour fédérale concernant les demandes d’accès à l’information pendant la période visée par le rapport.

Partie 9 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

À son effectif complet, le bureau de l’AIPRP du CRTC est doté de cinq employés nommés pour une période indéterminée, en plus d’un employé à temps partiel, dont deux sont consacrés à temps plein et trois à temps partiel à l’application de la Loi. Cela équivaut à 4,25 ETP consacrés aux activités liées à la Loi. Toutefois, en raison de circonstances imprévues et de la rotation du personnel, les postes étaient pourvus d’un équivalent de 3,3 ETP pour l’exercice 2018-2019.

En 2018-2019, le bureau de l'AIPRP a engagé des coûts salariaux estimés à 223 059 $ pour le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Le bureau de l'AIPRP a également engagé des frais supplémentaires de 150 $ pour l'administration de cette Loi. Ces coûts n'incluent pas les ressources dépensées par les secteurs de programme du CRTC pour satisfaire aux exigences de la présente Loi.

Formation

Au cours de l’exercice 2018-2019, plusieurs séances de formation ont été offertes aux employés et à la direction du CRTC. Le bureau de l’AIPRP a tenu six séances, trois en français et trois en anglais. Environ 100 des 450 employés du CRTC ont assisté aux séances, ce qui représente 22 % du personnel. Le bureau de l’AIPRP continue de promouvoir les rôles et les responsabilités de tout le personnel du CRTC qui se rapportent à la Loi et se réunit continuellement avec des employés afin de fournir un soutien individuel.

L’intranet du CRTC, accessible à tous les employés, comprend une section décrivant les rôles et responsabilités du bureau de l’AIPRP et fournissant des renseignements sur la Loi et les politiques et procédures connexes du Conseil. Le bureau de l’AIPRP est constamment à la recherche de nouvelles méthodes pour sensibiliser l’ensemble du Conseil et travaille sur une initiative visant à inclure des articles dans un format hebdomadaire de nouvelles à tous les employés.

Le bureau de l’AIPRP a également préparé un manuel administratif pour assurer la cohérence entre l’équipe et être en mesure de fournir aux nouveaux analystes de l’AIPRP.

Politiques, lignes directrices et procédures et initiatives

Info Source est une série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et sur ses activités de collecte de données. Info Source a pour but d’aider le grand public à accéder à l’information gouvernementale et à exercer les droits que lui confèrent la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.

Chaque année, le bureau de l’AIPRP prépare des mises à jour des activités et des fonds de renseignements du CRTC et les publient dans Info Source, qui est publiée sur le site Web du CRTC. En 2018-2019, le CRTC a poursuivi la révision de son chapitre Info Source en fonction des Résultats stratégiques et de l’Architecture d’alignement de programme.

Sur son site Web, le CRTC présente des renseignements exhaustifs sur ses politiques et sa structure organisationnelle ainsi que sur les moyens de communiquer avec ses représentants. Conformément à la politique du gouvernement fédéral sur la divulgation proactive, le site Web du CRTC donne également accès aux renseignements sur les frais de déplacement et d’accueil, les contrats, les subventions et les contributions.

Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes ou des vérifications

Quatre plaintes ont été reportées de 2017-2018. Parmi celles-ci, une a été déposée en 2016-2017 et trois ont été déposées en 2017-2018. Au cours de la période visée par le rapport 2018-2019, six plaintes supplémentaires ont été reçues et attendent les conclusions du CIC.

Le CIC a déposé deux résultats de constatations au cours de l'année visée, les deux plaintes ont été trouvées bien fondées, aucune action n’était requise.

Suivi de la conformité

Le CRTC s'engage à répondre à toutes les demandes d'accès à l'information complètement et en temps opportun. Par conséquent, le bureau de l'AIPRP se réunit en tant que groupe chaque semaine afin d'examiner les priorités et les problèmes éventuels. De plus, la Coordonnatrice se réunit une fois par semaine avec chacun des analystes pour examiner le rendement ponctuel de l’AIPRP et une fois par semaine avec le bureau du secrétaire général pour fournir un exposé sur l'état des dossiers ouverts. À son tour, le bureau du secrétaire général soulève tous les sujets de préoccupation à la réunion des subalternes directs. Ce comité comprend l'administrateur général et tous les chefs de secteur qui relèvent directement de lui.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation – Loi sur l’accès à l’information

Je, soussigné, Président et premier dirigeant du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information*, désigne à titre de responsable la ou les personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions de Président et premier dirigeant en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, conformément aux articles de la Loi mentionnés en annexe à côté de chaque tel poste.

Le présent décret de délégation remplace tout décret antérieur en ce qui concerne le Conseil CRTC, ou toute partie d’un tel.

*R.S.C. 1985, Ch. P-21

Annexe B : Rapport statistique

Annexe C: Tableaux des nouvelles exceptions

Tableaux des nouvelles exceptions