Protocole d’entente
(CRTC et la Commissaire aux Élections Fédérales)
LE PRÉSENT PROTOCOLE D’ENTENTE est conclu
ENTRE
LA COMMISSAIRE AUX ÉLECTIONS FÉDÉRALES
(CI-APRÈS APPELÉE LA « COMMISSAIRE »)
ET
LE CONSEIL DE LA RADIODIFFUSION ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS CANADIENNES
(CI-APRÈS APPELÉ LE « CRTC »)
CI-APRÈS COLLECTIVEMENT APPELÉS LES « PARTICIPANTS »
CONTEXTE
ATTENDU QUE la Loi électorale du Canada (LEC) contient des règles de droit substantif régissant les communications avec les électeurs, notamment les infractions et les violations des diverses obligations et interdictions;
ATTENDU QUE la section 1.1 de la partie 16.1 de la LEC (la « Section ») contient des dispositions régissant les services d’appels aux électeurs;
ATTENDU QUE, entre autres, les dispositions de la Section exigent que les fournisseurs de services d’appel et certaines autres parties qui participent à ce genre de services durant une élection fédérale déposent un avis d’enregistrement auprès du CRTC en fournissant les documents et les données d’identification appropriés;
ATTENDU QUE les dispositions de la Section précisent que le CRTC est responsable de l’administration et de la mise en application des règles d’enregistrement;
ATTENDU QUE les dispositions de la Section exigent aussi que le CRTC établisse et maintienne à jour un registre de communication avec les électeurs dans lequel seront conservés les documents et les renseignements qu’il reçoit relativement aux services d’appels aux électeurs;
ATTENDU QU’en vertu de l’article 509.2 de la LEC, la Commissaire doit s’assurer que les dispositions de la LEC soient respectées et appliquées, à l’exception des dispositions de la Section;
ATTENDU QUE l’article 348.15 de la LEC exige que le CRTC communique à la Commissaire, à la demande de celle-ci, tout document ou renseignement obtenu par le Conseil que la Commissaire considère comme nécessaire pour assurer l’observation et le contrôle d’application de la LEC, à l’exception de la Section;
ATTENDU QU’aux termes de l’article 510.1 de la LEC, la Commissaire et les personnes agissant sous son autorité doivent préserver la confidentialité de tous les renseignements dont ils prennent connaissance dans le cadre d’une enquête menée dans l’exercice des attributions que leur confère la LEC, notamment tout renseignement qui révèle ou permettrait de découvrir le nom du plaignant, le nom de la personne dont la conduite fait l’objet de l’enquête ou d’un témoin;
ATTENDU QUE la Direction du contrôle d’application de la loi du Bureau de la Commissaire aux élections fédérales est un organisme d’enquête aux fins de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
ATTENDU QUE le CRTC réglemente les télécommunications non sollicitées, dont celles destinées aux électeurs, aux termes des articles 41 à 41.7 et 72.01 à 72.15 de la Loi sur les télécommunications et des Règles sur les télécommunications non sollicitées qui y sont connexes;
ATTENDU QUE les participants ont chacun un rôle important à jouer pour assurer que les communications avec les électeurs sont effectuées selon des manières conformes aux cadres juridiques mentionnés ci-dessus;
ET ATTENDU QUE le présent protocole d’entente annule et remplace tout protocole d’entente antérieur entre la Commissaire et le CRTC.
PAR CONSÉQUENT, LES PARTICIPANTS S'ENTENDENT COMME SUIT :
1. DÉFINITIONS
1.1 Dans le présent protocole d’entente, les termes suivants, qu’ils soient au singulier ou au pluriel, en fonction du contexte, sont définis comme suit :
1.1.1 « fournisseur de services d’appel » a la même signification que celle définie à l’article 348.01 de la LEC.
1.1.2 « plainte » signifie toute information écrite concernant une violation ou une infraction possible aux dispositions de la LEC ou de la Loi sur les télécommunications ou de son Règlement, ou le compte rendu de toute information de la sorte si elle n’est pas fournie sous forme écrite;
1.1.3 « section » signifie la section 1.1 de la partie 16.1 de la LEC;
1.1.4 « électeurs » a la même signification que celle définie au paragraphe 2(1) de la LEC;
1.1.5 « Représentants » signifie les fonctionnaires fédéraux, les employés occasionnels et les entrepreneurs;
1.1.6 « services d’appels aux électeurs » a la même signification que celle définie à l’article 348.01 de la LEC;
1.1.7 « registre de communication avec les électeurs » signifie le registre établi et tenu à jour par le CRTC aux termes de l’article 348.11 de la LEC.
2. BUT ET PORTÉE
2.1 Le présent protocole d’entente prévoit la façon dont les participants s’échangeront de l’information ou des documents aux termes de l’article 348.15 de la LEC et traiteront les plaintes concernant leur mandat respectif reçues par d’autres participants.
3. OBLIGATIONS DE LA COMMISSAIRE
3.1 La Commissaire s’engage à :
3.1.1 transmettre, sans délai, au Secteur de la conformité et des enquêtes du CRTC, toute plainte qu’elle a reçue et qui concerne la conformité de la Loi sur les télécommunications ou de son Règlement, ou des dispositions de la Section.
4. OBLIGATIONS DU CRTC
4.1 Le CRTC s’engage à :
4.1.1 transmettre, sans délai, à la demande d’un Employé autorisé par la Commissaire, toute information ou tout document reçu en vertu de la Section, à l’Employé; et
4.1.2 transmettre, sans délai, à la Commissaire toute plainte qu’il a reçue et qui concerne la conformité de la LEC, à l’exception des dispositions de la Section.
5. CONFIDENTIALITÉ ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS
5.1 Chaque participant s’engage à :
5.1.1 utiliser l’information transmise par l’autre participant uniquement dans le but de :
- assurer le respect et la conformité de la LEC, à l’exception des dispositions de la Section, en ce qui concerne la Commissaire;
- assurer le respect et la conformité de la Loi sur les télécommunications, de son Règlement et des dispositions de la Section, en ce qui concerne le CRTC;
5.2 traiter l’information reçue de l’autre participant ou fournie à celui-ci de manière confidentielle et prendre toutes les mesures raisonnables pour en conserver la confidentialité et l’intégrité, et pour la protéger contre toute forme d’accès, d’utilisation ou de divulgation accidentelle ou non autorisée;
5.3 inscrire la classification de sécurité pertinente sur l’information fournie;
5.4 traiter l’information reçue de l’autre participant conformément aux normes de sécurité correspondant à sa classification et assurer une protection équivalente pendant qu’elle est en possession du participant destinataire;
5.5 joindre à l’information qu’il fournit les termes, les conditions ou les mises en garde qu’il juge appropriés;
5.6 respecter tous les termes, les conditions ou les mises en garde joints à l’information;
5.7 tenir des registres appropriés concernant la transmission et la réception de l’information échangée;
5.8 ne pas divulguer l’information à des tiers sans avoir préalablement obtenu le consentement écrit de l’autre participant (ou de l’organisme d’où provient l’information, le cas échéant), sauf si la loi l’exige ou dans le cadre des activités normales prévues dans l’exécution de leur mandat respectif, en vertu de la LEC ou de la Loi sur les télécommunications et de son Règlement;
5.9 limiter l’accès à l’information aux représentants dont les fonctions exigent un tel accès, qui sont légalement tenus de garder la confidentialité et qui possèdent l’autorisation de sécurité ou la cote de fiabilité appropriée.
6. GESTION DE L'INFORMATION
6.1 L’information communiquée aux fins du présent protocole d’entente sera administrée, conservée et disposée conformément aux lois applicables visant les renseignements personnels et la conservation des documents et à toutes les politiques et lignes directrices applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et la Politique sur la sécurité du gouvernement.
6.2 Chaque participant s’engage à :
6.2.1 transmettre de façon sécuritaire et ne pas conserver de copie, l’information mentionnée aux sous-paragraphes 3.1.1, 4.1.1 et 4.1.2;
6.2.2 disposer de l’information mentionnée aux sous-paragraphes 3.1.1 et 4.1.2 qu’il a transmise à l’autre participant, conformément aux dispositions de ces sous-paragraphes, à moins que l’information ne se rapporte directement à l’un des programmes d’exploitation ou à l’une des activités opérationnelles du participant;
6.2.3 informer l’autre participant, dans les plus brefs délais, de toute utilisation ou communication non autorisée de l’information échangée aux termes du présent protocole d’entente, et lui fournir les détails pertinents concernant cette utilisation ou communication non autorisée. Dans l’éventualité d’une telle situation, le participant responsable de la protection de l’information prendra toutes les mesures nécessaires et raisonnables pour éviter qu’elle ne se reproduise;
6.2.4 informer immédiatement l’autre participant de toute demande qu’il reçoit aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur l’accès à l’information ou émanant de toute autre autorité légale, concernant de l’information fournie dans le cadre du présent protocole d’entente, et consulter l’autre participant quant à la divulgation potentielle de l’information liée à une telle demande;
6.2.5 retourner à l’autre participant toute information que celui-ci n’aurait pas dû lui transmettre.
7. EXACTITUDE DE L'INFORMATION
7.1 Chaque participant s’engage à :
7.1.1 prendre les moyens nécessaires pour transmettre les plaintes avec exactitude et de manière complète à l’autre participant en vertu du présent protocole d’entente;
7.1.2 informer l’autre participant, dans les plus brefs délais, s’il apprend qu’il a reçu ou envoyé de l’information inexacte ou incomplète, et prendre toutes les mesures raisonnables pour corriger la situation.
8. REPRÉSENTANTS DES PARTICIPANTS
8.1 Les personnes suivantes sont les représentants des participants désignés aux fins du présent protocole d’entente. Tous les avis nécessaires aux termes du présent protocole d’entente sont transmis comme suit :
- Pour la Commissaire :
-
Directeur principal chargé de l’application de la loi
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
(819) 939-2060 - Pour le CRTC :
-
Directeur, Mise en application – télécommunications
1, promenade du Portage
Gatineau (Québec)
(819) 997-6143
8.2 Les changements du représentant des participants désignés entreront en vigueur à la réception de l’avis écrit de ce changement par l’autre participant.
9. RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS
9.1 Tout différend attribuable à l’interprétation ou à la mise en œuvre du présent protocole d’entente sera soumis aux représentants des participants indiqués ci-dessus, qui prendront les moyens nécessaires pour résoudre le différend à l’amiable.
10. SURVEILLANCE
10.1 À la demande de l’un des participants, les participants conviennent de se réunir dans les 90 jours suivant le jour du scrutin de la prochaine élection générale fédérale afin d’examiner et d’évaluer les conditions et l’efficacité du présent protocole d’entente.
11. DATE DE PRISE D’EFFET ET DE RÉSILIATION
11.1 Le présent protocole d’entente entrera en vigueur à la date de signature par les deux participants et, s’il est signé à des dates différentes, il entrera en vigueur à la dernière date de signature, et ses dispositions resteront applicables jusqu’à ce que le présent protocole d’entente soit résilié conformément à l’article 11.2.
11.2 Les participants peuvent résilier le protocole d’entente sur préavis écrit de 30 jours. Les engagements convenus pendant que le protocole d’entente était en vigueur continueront à s’appliquer.
12. MODIFICATION DU PROTOCOLE D’ENTENTE
12.1 Le présent protocole d’entente ne peut être modifié qu’avec le consentement écrit des participants.
13. PORTÉE JURIDIQUE
13.1 Le présent protocole d’entente vise à faciliter la coopération, la coordination et l’échange d’information entre les participants et n’est pas juridiquement contraignant ni exécutoire devant les tribunaux.
POUR LA COMMISSAIRE AUX ÉLECTIONS FÉDÉRALES :
Caroline J. Simard
Commissaire des élections fédérales
POUR LE CRTC :
Vicky Eatrides
Présidente et première dirigeante
Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
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