ARCHIVÉ -  Circulaire no 429

Circulaire N° 429

Ottawa, le 19 août 1998

Aux titulaires d’entreprises de radiodiffusion et aux requérants de licences

Lignes directrices relatives au traitement confidentiel de toutes les informations, incluant les rapports annuels, déposées à l’appui d’une demande de radiodiffusion devant le Conseil

HISTORIQUE

1. L’article 20 des Règles de procédure du CRTC (les Règles) prévoit une procédure permettant aux requérants de demander au Conseil le traitement confidentiel de certains types de renseignements annexés à une demande, lorsque l’intérêt du public le justifie.

2. Plus particulièrement, l’article 20 des Règles stipule ce qui suit :

À la demande d’un requérant, le Conseil peut, lorsqu’il juge dans l’intérêt public de le faire, traiter comme confidentiels les renseignements ou documents mentionnés ci-après, si ceux-ci peuvent être séparés de la demande et s’ils portent la mention «confidentiel» :

a) les états financiers d’un requérant titulaire d’une licence;

b) la preuve de la solidité financière de toute personne qui est partie à une demande; et

c) le nom des personnes que le requérant compte employer éventuellement.

3. Un requérant peut également demander un traitement confidentiel dans le cas de renseignements accompagnant ou faisant partie d’une demande et qui débordent le cadre de l’article 20.

4. Chaque demande de traitement confidentiel est examinée individuellement. Toutefois, depuis des années, le Conseil a établi des lignes directrices informelles qu’il utilise pour assurer le traitement uniforme et constant des demandes de traitement confidentiel présentées en vertu de l’article 20 des Règles. Les lignes directrices qu’il applique visent à garantir que le plus grand nombre possible de renseignements est versé au dossier public. L’objectif de la présente circulaire est d’informer les titulaires et les requérants de la nature de ces lignes directrices et de leur expliquer comment le Conseil traitera généralement les renseignements faisant l’objet dune demande de traitement confidentiel.

5. L'annexe A de la présente circulaire décrit les sujets qui apparaissent le plus fréquemment dans les demandes de traitement confidentiel et la façon dont le Conseil les traite généralement.

Confidentialité des rapports annuels

6. Les entreprises de radiodiffusion sont tenues de déposer des rapports annuels (prescrits dans la Circulaire n^o 404 du 23 août 1994), y compris les états financiers, au plus tard le 30 novembre de chaque année pour l’année de radiodiffusion se terminant le 31 août précédent.

7. Comme il le fait présentement, le Conseil continuera généralement de traiter comme confidentiels les rapports annuels et les états financiers des entreprises de programmation de radio et ceux des entreprises de pro-grammation de télévision conventionnelles. Seules les statistiques générales de l’industrie continueront d'être publiées.

8. Les rapports annuels et les états financiers des entreprises de distribution de radiodiffusion, dont le tarif d'abonnement mensuel n’est pas réglementé en vertu du Règlement sur la distribution de radiodiffusion, seront traités comme confidentiels (voir l'avis public CRTC 1998-89 publié aujourd'hui). Cependant, selon l’usage, le Conseil continuera de verser au dossier public les rapports annuels et les états financiers des entreprises de distribution de radiodiffusion dont le tarif d'abonnement mensuel de base est réglementé. De plus, il ne les traitera comme confidentiels qu'à compter de l’année de radiodiffusion où le tarif d'abonnement mensuel de base de l'entreprise n'est plus réglementé. Comme par le passé, les statistiques générales de l’industrie continueront d'être publiées.

9. Il existe des cas de rapports annuels et d’états financiers d’entreprises de radiodiffusion dont certains tarifs sont réglementés et dont d’autres tarifs ne le sont pas (par ex. les exploitants de systèmes multiples); dans ces cas-là, les états financiers et seulement la ou les parties du rapport annuel se rapportant à une ou à des entreprises dont les tarifs ne sont pas réglementés seront gardés confidentiels.

10. Comme il le fait présentement, le Conseil continuera de verser au dossier public les rapports annuels et les états financiers des services spécialisés dont il fixe le tarif d'abonnement mensuel ou qui sont distribués dans le cadre d'un bloc de services de base. Pour tous les autres services spécialisés, seule la partie du rapport annuel et des états financiers, jusqu’aux bénéfices avant intérêts et impôts (BAII) inclusivement, sera versée au dossier public. Toute partie du rapport annuel ou des états financiers qui entraînerait la divulgation de revenus ou de pertes nets de l'entreprise, comme des renseignements sous le poste BAII ou des détails sur l’avoir des actionnaires, sera traitée comme confidentielle.

11. Comme il le fait présentement, le Conseil continuera de verser au dossier public la partie du rapport annuel et des états financiers des entreprises de télévision payante, jusqu’aux BAII inclusivement. À l'instar des services spécialisés, toute partie du rapport annuel ou des états financiers qui entraînerait la divulgation de revenus ou de pertes nets d'une entreprise sera traitée comme confidentielle.

12. Par contre, lorsque la titulaire est une société ouverte ou dont les états financiers sont du domaine public, le Conseil continuera de verser ces états au dossier public de la titulaire.

13. Puisque les rapports annuels et les états financiers seront traités confidentiellement par le Conseil dès leur réception, aucune autre mesure à cet égard n’est requise de la part des titulaires.

Renseignements produits dans une demande

14. L’article 20 des Règles sera encore, à l’avenir, le principal mécanisme de réglementation pour traiter les demandes de traitement confidentiel. L'intérêt public étant mieux servi par un processus de demande ouvert et transparent, le traitement confidentiel de certains renseignements, inclus dans les demandes, continuera d'être l'exception, plutôt que la règle.

15. Pour les fins des présentes lignes directrices, les définitions suivantes s'appliquent :

a) états financiers signifie le bilan, l'état des résultats, l'état des bénéfices non répartis, l'état des changements de situation financière et tout autre relevé comptable officiel, document, note et hypothèse à l'appui, qu’il s'agisse de prévisions historiques, de projections ou de budgets;

b) Preuve de solidité financière signifie, mais sans s’y limiter, tout document ou renseignement se rapportant à la capacité d'un particulier, d'une société, d'une association, d’une entité juridique, d’une succession, d'un fiduciaire, d'un exécuteur, d'un administrateur ou d'un représentant juridique à faire les investissements indiqués. Cela inclurait, mais sans s’y limiter, les relevés de la valeur nette, les lettres d'engagement ou d'appui à caractère financier, les états financiers de même que les ententes de prêts; et

c) employés éventuels signifie le nom de tous les employés éventuels qui auront un rapport «employeur-employé» avec le requérant, ce qui exclurait les noms des administrateurs qui ne seront pas également des employés.

16. Lorsqu'un requérant demande que les documents ou les renseignements soient traités comme confidentiels, ces documents ou renseignements doivent être séparés de la demande et porter la mention «CONFIDENTIEL». Une version abrégée des renseignements doit accompagner la demande et sera versée au dossier public. Par exemple, dans le cas d’une demande de traitement confidentiel du relevé de la valeur nette, le requérant doit soumettre, pour le dossier public, des extraits abrégés du relevé en question ou toute autre preuve, comme une lettre d'un établissement de crédit attestant de la solidité financière de la personne en question, y compris la disponibilité du financement. Sinon, le requérant doit fournir les raisons pour lesquelles il ne peut soumettre une version abrégée des renseignements ou s'oppose à leur versement au dossier public. L'annexe B renferme un exemple d'attestation.

17. Si le Conseil refuse une demande de traitement confidentiel, il en informera le requérant et lui donnera l’occasion de retirer les renseignements. De plus, il l'avisera alors, si par suite du retrait, la demande risquait d’être jugée incomplète.

18. Il incombe au requérant de demander le traitement confidentiel des renseignements ou documents et de prouver, hors de tout doute, que l’intérêt public serait mieux servi si les renseignements étaient traités confidentiellement.

19. Il incombe également au requérant d’informer le Conseil de tout document ou renseignement de la demande à l'étude, auquel le Conseil a déjà accordé un traitement confidentiel dans toute autre demande de radiodiffusion ou instance portant sur les télécommunications. Sinon, les renseignements ou documents peuvent être versés au dossier public. En outre, il appartient au requérant de prouver que l'intérêt public serait mieux servi si les renseignements ou documents étaient jugés confidentiels, dans le cadre d’une demande à l'étude.

20. Quant aux demandes de traitement confidentiel concernant des renseignements non prévus à l’article 20 des Règles, elles seront examinées individuellement. Il appartiendra au requérant de prouver que l'intérêt public serait mieux servi si les renseignements ou documents étaient jugés confidentiels, dans le cadre d’une demande à l'étude.

La secrétaire générale
Laura M. Talbot-Allan

Ce document est disponible, sur demande, en média substitut.

Annexe B

Demande du CRTC n° _______________

« Je (nom de la personne/firme qui atteste), suis au courant des affaires financières de (nom de la personne/société à laquelle la demande de traitement confidentiel se rapporte) et j’ai examiné les (préciser les renseignements examinés, par ex. : état de la valeur nette, états financiers, etc.) de (nom de la personne/société à laquelle la demande de traitement confidentiel se rapporte) du (date). Après examen, j’estime que (nom de la personne/société à laquelle la demande de traitement confidentiel se rapporte) a la capacité financière d’investir (montant de l’investissement proposé) dans l’entreprise proposée, en l’occurrence : (nom de l’entreprise). Je comprends que, si le Conseil accorde un traitement confidentiel aux documents en question, la présente lettre fera partie de la demande et sera versée au dossier public.