Lignes directrices administratives du CDCI
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Annexe 2 - Information sur les tâches
Tout le travail exécuté sera contrôlé au moyen du FORMULAIRE D’INFORMATION SUR LES TÂCHES (FIT) (voir pièce jointe). Ce formulaire servira à gérer les tâches et à en enregistrer l’avancement. Le parrain de la tâche doit s’assurer qu'un formulaire est rempli pour chaque tâche qui progresse efficacement et qui est terminée. Les FIT et révisions doivent être envoyés à tous les membres du GT ainsi qu’à l’administrateur du site Web pour fins d’inclusion dans le dossier public. Une version électronique doit être versée sur le site Web du Conseil à l’adresse procedure@crtc.gc.ca.
Une partie peut être l’initiateur (c.‑à.‑d. parrain) d’un FIT et le soumettre au GT jugé compétent pour traiter cette tâche. Le FIT proposé est distribué aux membres du GT au moins cinq jours ouvrables avant la tenue de la prochaine réunion et il faudra demander au président de l’inscrire à l’ordre du jour.
Le GT déterminera si oui ou non le sujet de le FIT est pertinent, compte tenu du mandat du GT et dans la négative, il indiquera à l’initiateur le GT auquel il devra l’adresser ou encore le CD pour fins d’examen. Si la tâche est acceptée, le groupe décidera de la priorité à accorder, en cernera les impacts croisés et établira un plan de travail ainsi qu’un échéancier. Le FIT sera alors envoyé au CD.
Si le initiateur ne réussit pas à faire accepter une FIT par un GT, il doit l’envoyer au CD afin d’obtenir des directives.
Le travail de la tâche est exécuté et les contributions sont faites et enregistrées sur le FIT. Des réunions sont tenues et les détails des discussions ainsi qu’un dossier de toutes les contributions sont enregistrées sur le FIT. En cas d’impasse, une partie peut enclencher un processus de règlement des litiges. Le travail de la tâche est terminé lorsqu’à sa réunion, le GT en vient à cette conclusion. Un préavis d’au moins cinq jours ouvrables du parachèvement d’une tâche doit être donné à tous les membres du GT.
Lorsque le travail de la tâche est considéré comme terminé, le parrain du FIT rédige un rapport dans la forme prescrite à l’annexe 6. Une fois rempli, le FIT doit être joint au rapport.
Voici en quoi consiste le FIT à remplir:
| Groupe de travail: | Explicite |
| Date de demande: | Explicite |
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Date de la plus récente mise à jour: |
Explicite |
| Titre de tâche: | Explicite |
| Tâche no: | Numéro de séquence attribué par le président du GT |
| Id. de dossier: |
Nom du dossier et la structure CCTTXXXX.EXT :
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| Description de la tâche: | Doit indiquer le résultat devant être exprimé de façon objective. |
| Chemin critique: | Si la tâche est le chemin critique d’un projet ou d’une autre tâche, l’indiquer ici |
| Priorité: | Assignée par le GT ou par le Comité directeur |
| Échéance: | Date prévue du parachèvement de la tâche |
| Impacts croisés: | Si la tâche subit des impacts d’autres tâches ou si elle influe sur votre tâche, l’indiquer ici |
| Plans de travail et échéancier : | Explicite |
| État actuel: | Explicite |
| Initiateur de la tâche: | Explicite |
| Équipe de la tâche: | Seuls les membres (et leur affiliation) participant régulièrement à l’exécution de la tâche doivent figurer |
| Journal d’activités: |
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| Registre des mesures : | Le registre des mesures sert à inscrire les mesures qu’un membre doit prendre. La série est un numéro de séquence attribué par le GT. Le responsable est le nom de la personne responsable de la mesure prise. La date-P est la date à laquelle il est prévu de terminer la mesure et la date-R est la date à laquelle elle est réellement terminée. L’état concerne l’avancement des mesures lors de la dernière réunion où il en a été question, à savoir en cours, retardé, reporté, terminé ou l’équivalent. |
| Registre des contributions: | Les contributions reçues par le GT sont inscrites à mesure qu’elles sont reçues et acceptées à une réunion. Elles sont enregistrées sur le formulaire de registre des contributions. Le numéro de contribution est un numéro de séquence attribué par le président du GT. Une séquence est utilisée pour toutes les contributions à toutes les tâches. La référence FIT est l’id. de dossier du FIT auquel la contribution s’applique. L’id. de dossier est le nom du dossier attribué à la contribution. Le titre est un titre descriptif du contenu de la contribution. |
| Registre du rapport: | Les rapports publiés par le GT seront inscrits à mesure qu’ils sont acceptés dans le cadre d’une réunion. Le numéro de rapport est un numéro de séquence attribué par le président du GT. Une séquence est utilisée pour tous les rapports sur toutes les tâches. La référence FIT est l’id. de dossier du FIT auquel le rapport s’applique. L’id. de dossier est le nom attribué au rapport. Le titre est un titre descriptif du contenu de la contribution. |
Annexe 2 - Pièce jointe - Fiche d'information sur la tâche
COMITÉ DIRECTEUR DU CRTC SUR L’INTERCONNEXION
FORMULAIRE D’INFORMATION SUR LA TÂCHE
Date d’envoi :
Plus récente mise à jour:
GROUPE DE TRAVAIL:
TÂCHE No:
Id. de dossier:
TITRE DE LA TÂCHE: (Bref titre descriptif de la question)
DESCRIPTION DE LA TÂCHE:
CHEMIN CRITIQUE: (O ou N)
PRIORITÉ:
ÉCHÉANCE:
IMPACTS CROISÉS:
PLAN DE TRAVAIL ET ÉCHÉANCIE:
ÉTAT ACTUEL: (Enclenché/En cours/En suspens/Terminé)
PARRAIN DE LA TÂCHE :
Nom: Tel. no:
Compagnie: FAX no:
Adresse: Courriel:
ÉQUIPE SPÉCIALE:
JOURNAL D’ACTIVITÉS:
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Série |
Date |
Activité |
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1 |
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2 |
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« Ébauche »” |
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REGISTRE DES MESURES:
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Série |
Mesure |
Résultat prévu |
Date-P |
Date-R |
État |
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1 |
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2 |
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REGISTRE DES CONTRIBUTIONS FIT:
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Contribution No |
Date de Réception |
Initiateur |
Référence |
ID. De Dossier |
Titre |
Description |
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TIF REPORT REGISTER:
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Rapport No. |
Date de Réception Approbation |
Date de Réception Approbation du CD |
Date de Réception Approbation du Conseil |
Référence |
ID. De Dossier |
Titre |
Description |
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